多くの組織では、新規ライフサイクル状態に入った時にドキュメントで様々な更新を連続して実行する必要があります。例えば、注釈が監査人に表示されないように、ドキュメントが承認済み状態に進んだら注釈を削除する必要があるかもしれません。このニーズに対応するため、Vault には「エントリアクション」という構成可能システムアクションがあります。ユーザは、各ライフサイクル状態に対してエントリアクションを設定できます。
エントリアクション管理へのアクセス
管理者 > 定 > ドキュメントライフサイクル> [ライフサイクル] > 状態 > [状態] > エントリアクションで、特定のライフサイクル状態のエントリアクションを設定できます。管理者: ライフサイクルおよびワークフロー権限付きのセキュリティプロファイルを有しておく必要があります。
アクションタイプ
さまざまなエントリアクションがあります。選択したアクションに応じて、さらに設定可能なオプションがある場合もあります。
注釈コメントを削除
現在のバージョンのドキュメントおよび同じメジャーバージョン内のその他すべてのマイナーバージョンから、メモ、ライン注釈、ドキュメントレベルのコメントを削除します。リンク注釈やアンカーは削除されません。例えば、ドキュメントのバージョンに 0.1、1.0、1.1 および 1.2 がある場合は、1.1 と 1.2 の注釈は削除されますが、0.1 や 1.0 の注釈は削除されません。新規メジャーバージョンの設定アクションでこのアクションを設定すると、以前のメジャーバージョンから注釈が削除されます。例えば、ドキュメントが 0.3 から 1.0 に進んで状態が変わった場合、Vault は 0.1、0.2 および 0.3 から注釈を削除します。
マイナーバージョンを削除
現在のバージョンと直近のメジャーバージョン間のすべてのマイナーバージョンのドキュメントを過去のソースファイルを含めて削除します。例えば、バージョンが 0.1、0.2 および 0.3 のドキュメントでは、0.3 が 1.0 になるため、Vault が 0.1 と 0.2 を削除します。
予定以外のマイナーバージョンを削除してください
ドキュメントバージョンが予定状態のものを除き、現在のバージョンと直近のメジャーバージョン間のドキュメントのすべてのマイナーバージョンを削除します (マイナーバージョンの削除と同様)。
既存の R&U タスクを廃止 (QualityDocs と eTMF)
ドキュメントのオープンの (完了・キャンセルされていない) R&U ユーザタスクすべてをキャンセルし、廃止とマークします。
通知を送信
選択されたメッセージを使用して、選択されたユーザにメールと Vault 通知を送信します。エントリアクションを作成する前に、メッセージを定義する必要があります。エントリアクションを設定する際、グループ、個別ユーザ、またはドキュメントライフサイクルロールを通知の受領者に選択します。
CrossLink バインディングのバージョンを明示するように設定する
CrossLink のバージョンバインディングを、状態にエントリがあった場合に明示的にバインドされるよう設定します。CrossLink バインディングが最新の固定状態に設定された場合、バインディングを、最新の固定状態の実際のバージョン番号にします。
式を使用してフィールドを設定する
状態の変更時に、定義済みエントリアクション数式に基づいて Vault が算出する値にドキュメントフィールドを設定します。
新しいメジャーバージョンを設定
現在のドキュメントバージョン番号を新しいメジャーバージョンに更新します。現在のバージョン番号が 3.5 の場合、本アクション後の新しいバージョン番号は 4.0 となり、マイナーバージョン 3.5 は表示されなくなります。
前の固定状態を優先に設定
ライフサイクルの固定状態 (特別状態を参照のこと) にあるドキュメントのバージョンを検索し、そのバージョンのドキュメントを過去版状態に移動します。
フィールドに値がある場合は空白に設定します
選択したドキュメントフィールドをクリアします。
フィールドに値がない場合は今日に設定
選択されたフィールドが現在空の場合のみ、Vault のタイムゾーンに従って現在の日付を選択された日付フィールドに設定します。
関連するオブジェクトライフサイクル状態の変更
選択された関連オブジェクトレコードを、選択された状態タイプに対応するライフサイクルの状態に移動します。これは、ドキュメントバージョン参照が最新バージョンに設定されているオブジェクト参照フィールドによりドキュメントに関連付けられているオブジェクトレコードで使用できます。ドキュメントバージョン参照が特定バージョンに設定されている場合、このエントリアクションは設定されません。オブジェクトレコードがライフサイクル状態のエントリ条件を満たす場合、オブジェクトレコードのライフサイクル状態は変更されず、Vault によりワークフローが停止されます。オブジェクトライフサイクルの設定をご覧ください。
バインダーコンテンツの状態タイプを設定する (RIM Submissions)
選択した状態タイプに基づいて、バインダー内のドキュメントを新規ライフサイクル状態に移動します。このエントリアクションは、バインダーのレビューおよび承認のカスケードを使用する Vault でのみ使用可能です。
バインダーコンテンツのバージョンバインディングを設定する (RIM Submissions)
バインダー内のすべてのドキュメントにバージョンバインディングを設定します。このエントリアクションは、バインダーのレビューおよび承認のカスケードを使用する Vault でのみ使用可能です。
状態タイプ別にバインダーコンテンツのバージョンバインディングを設定する (RIM Submissions)
選択した状態タイプにある場合、バインダー内のすべてのドキュメントにバージョンバインディングを設定します。このエントリアクションは、バインダーのレビューおよび承認のカスケードを使用する Vault でのみ使用可能です。
固定状態にバインドするバインダーコンテンツバージョンを設定する (PromoMats)
このオプションは、バインダーコンテンツのバインディングルールを自動的に最新の固定状態コンテンツにバインドするように設定します。これは、ドキュメントを固定状態に義務付けるチェックおよびすべてのドキュメントを固定状態にバインドするエントリ条件と合わせて、承認サイクルに進む前にコンプライアンスパッケージコンテンツが確実に最新の固定状態にバインドされているようにするために使用すると特に便利です。
メールフラグメントの状態更新 (PromoMats および MedComms)
ドキュメントと関係を持つメールフラグメントのライフサイクル状態を更新します。このエントリアクションは、Veeva CRM で承認されたメールフラグメントの公開機能が有効な場合にのみ使用でき、Approved Email インテグレーションが必要です。
関連ドキュメントまたはバインダの作成 (PromoMats および MedComms)
新しいドキュメントまたはバインダーとソースドキュメントからの関係を同時に作成します。例えば、ドキュメントが承認済み状態になった場合、このアクションにより新しいドキュメントと一緒に必要なソースドキュメントとの送信関係が作成されます。
既存の R&U タスクを過去版にする (QualityDocs と eTMF)
ドキュメントのオープンの (完了・キャンセルされていない) R&U ワークフロータスクすべてをキャンセルし、過去版とマークします。
CC: 変更管理を承認の準備に設定する (QualityDocs)
このエントリアクションは、ドキュメント変更管理レコードに状態の変更を実行しようとするものです。状態変更は、変更管理のすべての関連ドキュメントが適切な状態にある場合にのみ成功します。このアクションは Vault QualityDocs アプリケーションでのみ使用できます。
複数ドキュメント変更管理の終了 (QualityDocs)
このエントリアクションは、ドキュメント変更管理に関連するドキュメントの状態をチェックし、ドキュメント変更管理を終了する必要があるかどうかを検証して、条件を満たしている場合はドキュメント変更管理を終了します。このアクションは Vault QualityDocs アプリケーションでのみ使用できます。
教育訓練割り当てを発行
教育訓練割り当てを適格なユーザに発行します。このアクションは Vault Training アプリケーションでのみ使用できます。
カスタムアクション
お使いの Vault にここで紹介した以外のカスタムアクションを追加することもできます。これらのアクションは、固有のビジネスニーズに合わせて Vault Java SDK を使用して組織が作成します。これらのアクションの詳細は、Vault 管理者にお尋ねください。
お使いの Vault には、以下のエントリアクションの 1 つを使用する既存の設定がある場合があります。V12 で、これらのエントリアクションを新規設定に使用できなくなりました。同じ効果を得るには、数式を使用してフィールドを設定するオプションを使用してください。
- 値を増加
- 選択された数値タイプフィールドを 1 ずつ増加します。
- フィールドを今日に設定
- Vault のタイムゾーンに従って、選択された日付フィールドを今日に設定します。
注: Vault は、ユーザが新規ドキュメントを作成する際に、初期ライフサイクル状態 (ほとんどの場合は下書き状態) のエントリアクションを実行しません。ただし、ドキュメントが別の状態に移動した場合、Vault は、ドキュメントが初期状態に戻るとエントリアクションを実行します。ユーザがアクションメニューから下書きの作成を選択して状態を変更する際、Vault はエントリアクションを実行しません。新しいドキュメントの作成、ドキュメントのコピー、または既存のドキュメントの下書きの作成の際に発生させることができるイベントアクションの設定については、イベントアクションの定義をご覧ください。
マイナーバージョンの削除に関する詳細
マイナーバージョンの削除のエントリアクションを使用する際には、以下に注意する必要があります:
- ドキュメントを新規メジャーバージョンに移行してマイナーバージョンを削除する場合、同じライフサイクル状態にこれら 2 つのエントリアクションを設定する必要があります。
- このエントリアクションと新規メジャーバージョンの設定のエントリアクションとを併用します。これらが同じライフサイクル状態で構成されている場合、Vault はまずマイナーバージョンを削除し、次にメジャーバージョンを設定します。例えば、バージョンが 1.0、1.1、1.2 および 1.3 のドキュメントの場合、この構成では 1.1 と 1.2 が削除され、次にバージョン 1.3 が 2.0 になります。
- このエントリアクションが最新バージョンではないマイナーバージョンで実行される場合、もっとも最近のマイナーバージョンが削除されます。例えば、バージョンが 1.0、1.1、1.2、1.3 のドキュメントの場合、バージョン 1.2 でアクションを実行すると 1.1 と 1.3 が削除されます。
関連ドキュメントまたはバインダーの作成オプション
このアクションの設定には、いくつかのフィールドを使用できます:
- アクションラベル
- ユーザアクションがどのようにユーザに表示されるかを示します。
- ドキュメントまたはバインダーの作成
- ユーザが関連ドキュメントまたはバインダーを作成するかどうかを指定します。
- ドキュメントタイプ
- 新しく関連付けられるドキュメントのドキュメントタイプを指定します。
- ライフサイクル
- 新しく作成されるドキュメントのライフサイクルを指定します。通常、ドキュメントタイプは 1 つのライフサイクルに関連付けられますが、このアクションでは複数のライフサイクルに関連付けることができます。Vault は指定されたドキュメントタイプに有効なライフサイクル状態のみをリストします。
- テンプレートの選択
- これはドキュメントを作成する際に使用するテンプレートを指定するオプションフィールドです。
- 関係タイプ
- 新しいドキュメントをソースドキュメントに関連付けるために使用される関係タイプを指定します。Vault は指定されたドキュメントタイプに基づいて有効な関係タイプのみをリストします。
関連ドキュメントまたはバインダーの作成ユーザアクションを実行すると、以下の処理が行われます:
- 関連バインダー、関連プレースホルダー、または関連テンプレートの接頭辞を新しく作成されたドキュメント名 (ソースドキュメントから継承) に追加します。例えば、関連バインダー - マイプレゼンテーションのようになります。
- ソースドキュメントと一致するフィールド値が自動的に関連ドキュメントに設定されます。これはアクションの設定に基づいて行われます。必須フィールドが入力されていない場合やデータタイプが一致しない場合にはアクションは実行されません。
- このアクションは非同期的に実行され、アクションが完了すると通知が送信されます。
- 作成されたドキュメントからソースドキュメントへの送信関係を作成します。Vault はエントリアクションで設定されている関係タイプに基づいてこれを実行します。
エントリアクションを作成する方法
ライフサイクル状態に新規エントリアクションルールを追加するには:
- エントリアクションタブで、編集をクリックします。
- エントリアクションの作成をクリックします。
- 任意の作業: 条件付きで実行するを選択してエントリアクションルールに条件を追加します。
- アクションの実行で条件タイプを選択します。
- 実行するアクションとその他の必要とされる値を選択します。例えば、通知の送信アクションでは、受領者とメッセージを選択する必要があります。
- 任意の作業: アクションの追加をクリックすると、同じルール内に他のアクションも作成できます。ルールが条件付きの場合、これらのアクションは同じ条件を共有します。
- 保存をクリックします。設定済みのエントリアクションは直ちに有効になりますが、既にライフサイクル状態にあるドキュメントには影響を及ぼしません。
条件を定義する方法
ドキュメントが条件一式を満たす場合にのみ特定のエントリアクションが必要です。例えば、米国のドキュメントの現在の日付に MLR 開始日付を設定する必要があるものの、英国のドキュメントにはそのエントリアクションが不要の場合、エントリアクションはそのドキュメントの国フィールドに基づいて条件付きとすることができます。
条件を定義するには、ドキュメントフィールド、演算子および値を選択します。ライフサイクルを使用するドキュメントタイプに関連付けられたほとんどのフィールドと一部のシステムフィールドが使用できます。必要に応じて、条件の追加をクリックして複数の条件を定義することができます。
エントリアクションを実行するには、ドキュメントが Vault のルール内に定義された条件のすべてを満たす必要があります。条件がドキュメントに適用されないフィールドを使用している場合、Vault はその条件を「False」と評価します。
エントリアクションを編集または削除する方法
エントリアクションルールを変更するには、編集をクリックします。ルール全体、ルール内の条件、またはルール内のアクションを削除する必要がある場合は、X アイコンをクリックします。変更が終了したら、保存をクリックします。
エントリアクション制限
各ライフサイクル状態に、最大 25 件のエントリアクションルールを定義することができます。1 つのルールに最大 10 件のエントリアクションを指定することができます。ルールが条件付きの場合、最大 5 件の条件を持つことができます。
ドキュメントライフサイクルエントリアクションは順番通りに実行されません。つまり、同じ状態にあるライフサイクルエントリアクションの間で従来の依存性を設定することはできません。ドキュメントライフサイクルに依存性が必要な場合は、ドキュメントフィールドの更新手順を使用することをお勧めします。