注: この記事の内容は、現在はレガシーワークフローと呼ばれている単一ドキュメントワークフローを参照しています。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 リリース時、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理 > 設定 > ワークフローで統合されています。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。
21R3 リリース以降は、どの Vault でもレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。既存のレガシーワークフローを使用して、Vault の更新またはコピーを続行できます。
R&U ワークフローには R&U ワークフローの手順があり、この手順に従ってレビュー用にドキュメントまたはバインダーを特定のユーザに割り当てることができます。ユーザがレビューを完了したら、ドキュメントを「同意済み」としてマークし、タスク完了の証拠として電子署名を提供することができます。
R&U ワークフローは R&U 機能セットの一部で、QualityDocs アプリケーションおよび eTMF アプリケーションでは自動で利用できます。MedComms を使用している組織では、これらのワークフローおよび特別な機能を使用するには R&U 機能を個別に有効にする必要があります。詳細については、サポートにお問い合わせください。
R&U レガシーワークフローを作成するには
R&U ワークフローの作成と管理は、その他のレガシーワークフローと同様です。
R&U レガシーワークフローを設定するには、新規レガシーワークフローを作成し、ワークフロー詳細のワークフロータイプフィールドを「同意」に設定します。
ワークフロータイプを選択すると、ワークフローで R&U ユーザタスクが有効になり、状態変更、ワークフロータスクおよびユーザ決定を含めたその他ワークフロー手順タイプが無効になります。タイプを選択し、ワークフロー詳細パネルで保存をクリックすると、ワークフロータイプの値は変更できなくなります。
R&U タスクを定義するには
R&U タスクを定義するには、以下のフィールドに入力します。
- タスク名
- タスクを説明する名前を入力します。この名前は、タスクに割り当てられたユーザのマイタスクリストに表示されます。通知メッセージで使用される場合もあります。
- タスクの送信先
- R&U タスク完了の責任があるユーザに設定されるロールを選択します。このタスクを完了するには、ユーザにドキュメントの閲覧権限が必要です。
- 期日
- ドキュメントに日付フィールドがある場合や、R&U タスクの期日と同じにする必要がある開始ダイアログの日付管理がある場合は、その日付を選択します。
- 「シングルドキュメント」用のメールテンプレート
- タスクに割り当てられたユーザにメール通知を送信したい場合は、テンプレートを選択します。コンテンツ設定 > メッセージでメールテンプレートを管理できます。ワークフローがバインダーではなく一つのドキュメントを対象としている場合、このフィールドでメールテンプレートを管理します。
- 「バインダー」用のメールテンプレート
- タスクに割り当てられたユーザにメール通知を送信したい場合は、テンプレートを選択します。コンテンツ設定 > メッセージでメールテンプレートを管理できます。ワークフローが一つのドキュメントではなくバインダーを対象としている場合、このフィールドでメールテンプレートを管理します。
- 理由コード/キャパシティラベル
- R&U タスクに割り当てられたユーザは、電子署名と理由コードを提示する必要があります。理由コード選択リストのラベルを入力します。
- 理由コード/キャパシティラベル
- デフォルトで、Vault はこのリストに「このドキュメントを読んで、理解しました」という一つの値を用意しています。この値を変更したい場合、または理由コード選択リストに値を追加する場合は、ここに入力します。
R&U レガシーワークフローを有効化するには
ワークフローを定義し終えたら、ステータスを「有効」に変更し、R&U ワークフローを使用できる各ライフサイクル状態に対して新規ユーザアクションを作成します。通常、「研修の準備完了」等、各自の Vault で利用可能な承認済みステータスのドキュメントでのみこれらのワークフローが有効になります。
R&U ユーザアクションを定義するときに、ドキュメントタイプなどの特定の条件に基づいて、アクションを条件付きにすることができます。例えば、ユーザは特定の種類のドキュメントに対してのみ、R&U ワークフローを開始できます。
一括メールメッセージについて
R&U ワークフローには、ワークフロー詳細に一括メールメッセージの設定があります。ユーザが一括ドキュメントアクション経由でワークフローを開始する際、Vault は、R&U タスクに定義されたメッセージではなくこのメッセージを使用して、新規タスクがあることをユーザに通知します。
Vault は、一括ワークフロー機能を有効化した後に作成された新規ワークフローのこのフィールドを自動的に入力します。しかし、Vault に古い R&U ワークフローが残っている場合、ワークフローを編集して、メッセージを選択する必要があります。メッセージが選択されていない場合、一括ドキュメントアクションを経由してワークフローを開始する際、Vault はユーザにタスクを通知しません。
研修員ロール制限
R&U ワークフローを構成する際、研修員ロールに対してのみタスクを割り当てることができます。ワークフロー開始ダイアログに追加できるのも、このロールだけです。他のロールと同様、このロールも権限および許可済みユーザで設定する必要があります。