注: この記事の内容は、現在、レガシーワークフローと呼ばれる、単一ドキュメントワークフローに言及しています。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 リリース時、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理 > 設定 > ワークフローで統合されています。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。
21R3 リリース以降は、どの Vault でもレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。既存のレガシーワークフローでは、引き続き、Vault をリフレッシュおよびコピーすることができます。
ワークフローの作成時に、管理者は特定のワークフロータスクがオプションになるように構成できます。一つのワークフローで同じドキュメントが何度も登場し、すでに完了させたタスクを繰り返したくない場合に、タスクをスキップできる機能は役に立ちます。
ワーフクロー開始者 (ワークフローを開始するユーザ) は、ワークフローの開始時または処理中のワークフローでオプションのタスクに関連付けられているロールに参加者を追加するときに、オプションのタスクを含めるか、あるいは除外するかを決定します。オプションのタスクをスキップしたければ、ワークフロー開始者は関連付けられたロールにユーザを一切割り当てないようにするだけです。
ネットワークからオプションのタスクを除外すると、そのタスクのロールが除外されます。ロールに、関連付けられたオプションのタスクと必須のタスクの両方がある場合、オプションのタスクを除外することはできません。
オプションのワークフロータスクの設定
ワークフロータスクの手順を設定する際に、タスクをオプションにできるようにするのチェックボックスを選択して手順をオプションにすることができます。
ワークフロー検証では、オプションのタスクを除外するとそのロールを除外することになるとしても、オプションのタスクに関連付けられたロールがいずれかの必須のタスクにも関連付けられているかどうかはチェックされません。検証では、ワークフロー開始者がオプションに割り当てるためにそのロールのみを許可したかどうかもチェックしません。しかし、これらのタスクをオプションにしようとしているワークフロー開始者には、エラーメッセージが表示されます。
ユーザがワークフローを開始するとき、すべてのタスクチェックボックス (オプションのタスクを含む) はデフォルトで選択されます。オプションのタスクチェックボックスがデフォルトで選択されないようにするには、管理者 > 設定 > 全般設定で、オプションのタスクロールを割り当てるためのワークフロー開始者のオプトインオプションをオンにします。
参加者を未選択のオプションタスクに追加する
ユーザが参加者の追加アクションを開始すると、ワークフローの開始時に割り当てられていなかったオプションタスクの参加者グループが、ワークフロー参加者の追加ダイアログに表示されます。
注: このオプションを有効にするには、Veeva サポートにご連絡ください。
有効なワークフローを更新しているユーザは、その後、空のオプションタスク参加者グループにユーザとグループを割り当てることができます。他の並行タスクがまだ完了しておらず、かつワークフローがこれらの参加者グループに関連するタスク以外を処理していない場合に限り、この方法で参加者を追加することができます。
制限
- ワークフロー開始手順に単一ユーザ制御のみが含まれている場合、Vault はタスクをオプションに設定可能にする設定を無視します。
- 参加者を未選択のオプションタスクに追加する機能を動作させるには、すべての並行ワークフロータスク手順の直後に同じ結合手順を実行する必要があります。