レガシーワークフロー開始オプションの設定

この記事では、ワークフロー開始ダイアログでユーザに対して表示されるフィールドをコントロールする開始ワークフローの手順タイプについて説明します。ワークフローを開始するユーザ (ワークフローの開始者または所有者) は、ワークフロー開始ダイアログを使用して、期日やワークフロータスクの割当先ユーザ、除外するオプションのタスクなど、そのワークフローで必要なすべての詳細を設定します。Vault はすべてのワークフローに、ワークフロー開始手順を自動的に追加します。この手順を削除することはできません。

開始手順の設定が終了したら、その他の手順の設定を行うことができます。

ワークフロー開始手順の詳細を編集するには

ワークフロー開始手順を表示・編集するには、手順名をクリックします。以下のフィールドが表示されます。

フィールド説明
名前開始手順に関連付けられた手順名です。この値は、ワークフロー設定ページのみに表示されます。
説明(任意の作業) 開始手順の説明です。この値は、ワークフロー設定ページのみに表示されます。
タイプこの手順の目的を決定します。Vault は自動的に開始手順を作成して、このフィールドをワークフローの開始に設定します。この値は編集できません。
次の手順この手順が完了した後の操作を決定します。デフォルトでは、開始手順から終了手順に進みます。これは、次の適切な手順に置き換える必要があります。

次の手順のプレースホルダーを作成するには、手順の作成ボタンをクリックします。Vault により新しい手順の名前を入力するようメッセージが表示されますが、このオプションの定義は後で行うこともできます。

表示オプションを定義するには

表示オプション設定では、ワークフロー開始ダイアログに表示される情報とフィールドをコントロールします。これらのオプションを定義するには:

  1. 常時またはまたはこれらの条件で見出しの下の編集をクリックします。（条件付きオプションの定義について詳しくは、以下を参照してください。）
  2. ワークフローの開始者に表示する指示を入力します。${docName} トークンを含めることができます。
  3. 任意の作業: 次の状態でエントリを設定プロパティチェックボックスを選択して、ライフサイクルの状態を選択します。このオプションを選択すると、ワークフロー開始ダイアログでドキュメントの次のライフサイクルの状態についてエントリ条件の入力を求めることもできます。
  4. +/– アイコンを使用してコントロールを追加/削除します。タイプ (ユーザ、日付など) を各コントロールに選択して、詳細を入力します。コントロールの順序は変更できませんので、正しい順序で追加するようご注意ください。ユーザ、日付および電子署名のコントロールについて詳しくは、以下を参照してください。
  5. 保存をクリックします。

ユーザコントロール

ユーザコントロールを追加するには、コントロールドロップダウンリストからユーザコントロール (単一) またはユーザコントロール (複数) を選択します。ユーザコントロールを使用すると、ワークフローの開始者がユーザを選択してワークフローの参加者に設定できます。単一コントロールを選択した場合、ワークフローの開始者がユーザ選択フィールドに入力できるユーザは 1 人だけです。複数ユーザを選択した場合、ワークフローの開始者がワークフロー参加者として複数のユーザまたはグループを選択することができ、また追加オプションが有効になります。各ワークフロー開始ダイアログのユーザコントロールの数は自由ですが、各ユーザコントロールは別のドキュメントロールと関連付ける必要があります。

デフォルトでは、ワークフロー参加者コントロールに割り当てることができる参加者の最大人数は 5,000 人です。1 から 5,000 の間で制限を設定するには、管理 > 設定 へ移動して ワークフロー開始者が選択したワークフロー参加者を制限するを有効にします。参加者管理ごとの最大参加者数 を指定します。設定された制限を超える参加者を割り当てようとすると、ワークフロー開始者にエラーが発生します。

ワークフロー開始ダイアログから所有者ロールを再度割り当てることはできません。

以下のフィールドはユーザコントロールを追加する際に必要です。

フィールド説明
コントロールラベルワークフロー開始ダイアログに表示されるユーザコントロールフィールドのラベル。
ロールに割り当てワークフローの開始者が入力した参加者に特定のドキュメントロールを割り当てます。ライフサイクルに定義されたカスタムロールも使用できます。
設定を共有するデフォルトユーザこのオプションは、現在ドキュメントロールが設定されているユーザにユーザコントロールを自動入力します。Vault がライフサイクルロールにデフォルトを設定している場合、少なくとも 1 人のユーザが既にロールに設定されている限り、このオプションは設定されているデフォルトユーザを迂回します。
ロール内の既存のユーザを置換ドキュメントロール内のユーザをワークフローが実行されるたびに置き換えるオプションです。例えば、レビューを何度か繰り返して実施する場合、初回のレビュー確認者を初回レビュー開始時にドキュメント共有設定の確認者ロールに追加します。次回のレビューを開始するときに、このオプションが選択されていると、確認者アクセス権限を持つすべてのユーザが削除され、ワークフローの開始時に指定されたユーザに置き換えられます。これにより、積極的にドキュメントのレビューを行うユーザのみに確認者アクセス権限が与えられるようになります。

この設定はドキュメントの所有者ロールでは機能せず、ワークフロー開始後ではなくワークフローの開始時のみに既存ユーザを置き換えます。

参加者を別のドキュメントロールに追加ワークフローの参加者をワークフローの実行に必要なロール以外のロールにも追加できます。例えば、確認者ロールにワークフロー参加者をコピーする際に便利です。ユーザに確認者アクセス権限がなくなっても、引き続きユーザはドキュメントを見ることができます。
タスクの割り当て方法ワークフローの開始時にワークフローの開始者が使用できるオプションを決定します。ユーザコントロール (複数) にのみ表示されます。

すべてのユーザを選択すると、ワークフロー開始ダイアログでロールに指定されたすべてのユーザにタスクが送信されます。

いずれかのユーザを選択すると、ワークフロー開始ダイアログでロールに指定されたすべてのユーザにタスクが「利用可能」になります。これらのユーザは誰でもタスクを請求できますが、その時点で他のユーザは利用できなくなります。Vault は、「いずれかのユーザ」タスクに選択されたすべてのユーザを閲覧者ロールに割り当てます。ユーザがタスクを申請すると、Vault はそのタスクに関連付けられたロールにユーザを割り当てます。

また、管理者はワークフローの開始者が実行時に最良の方法を決定できるようにすることもできます。

再実行されたワークフローのいずれかのユーザのタスクにグループが選択されて、ロール内の既存のユーザを置換が有効化されている場合、元のグループと新しく選択されたグループの両方のユーザは、ロールから削除されません。

開始ダイアログの表示

これは、ワークフロー開始ダイアログで選択されたユーザコントロールが必須か、任意か、あるいはワークフロー参加ルール一式で管理されるのかを示します。

ユーザコントロールが必須の場合、ユーザはワークフロー開始時にロールを割り当てる必要があります。任意の場合、ユーザはロールの除外を選択できます。ユーザコントロールが必須かどうかは、ワークフロータスク手順のタスクをオプションに設定可能にするチェックボックスで制御します。ワークフローの開始を参照してください。

参加ルールが表示される場合、ロールに割り当てで選択されたライフサイクルロールは参加ルールを使用して構成されます。つまり、ユーザコントロールは特定のドキュメントフィールド条件が満たされている場合にのみ表示され、指定されたロールをワークフローの開始前に割り当てる必要があります。参加ルールリンクをクリックして、ワークフローロール設定レコードをご確認ください。詳細をご確認ください。

日付管理

日付管理 (コントロール) を追加するには、コントロールタイプとして日付管理を追加します。一つの開始ダイアログに複数の日付管理を追加できますが、ワークフローの期日として使用できるのは一つだけです。ドキュメントフィールドにリンクされた日付管理については、ワークフローダイアログでドキュメントフィールドごとに一度しか使用できません。

すべての日付管理項目について以下の詳細を入力する必要があります:

フィールド説明
コントロールラベルワークフロー開始ダイアログに表示される日付フィールドのラベル。
日付属性オプションワークフロー期日の設定: エンドユーザが提供する日付はワークフローの期日となり、タスクおよびワークフローが表示される場所ならどこでも表示されます。

ドキュメントフィールドの更新: エンドユーザが提供する日付は、特定のドキュメントフィールドに入力されます。日付フィールドのみが選択リストに表示され、これらは、ワークフローのライフサイクルに関連付けられたドキュメントに適用するフィールドのみに限定されます。ユーザが後からワークフローの日付を更新した場合は、選択されたドキュメントフィールドも更新されます。ワークフローの日付を更新する場合、更新の反映はユーザではなくシステムが行うため、ユーザにロールに基づいたドキュメントフィールドの編集権限は必要ありません。

なし: このオプションは、エンドユーザが提供する日付を取得しますが、ワークフローの日付管理に使用したり、ドキュメントフィールドに入力には使用したりしません。ワークフローの設定に応じて、ユーザはこの日付をタスクの期日として後ほどワークフローで選択できる可能性があります。

電子署名管理

一部のワークフローでは、ワークフローの開始者がワークフローが開始される前に電子署名を提供する必要があります。このコントロールを追加するには、コントロールタイプとして電子署名を選択します

電子署名の管理に以下の詳細を提供できます:

フィールド説明
電子署名の理由コードを含めるユーザに電子署名を求めるだけでなく、電子署名に関する保健機関の指示に従った署名の意味コードも要求します。このオプションが選択されている場合、ユーザが選択できる関連値だけでなく、理由コード選択リストのラベルを用意する必要があります。
理由コードラベル理由コードを使用する場合、これが理由コード選択リストフィールドのラベルです。
理由コード値選択リストに表示される各理由コードを入力します。オプションをクリックし、ドラッグして選択リスト内のオプションの順序を変更することができます。

条件付き表示オプションについて

デフォルトでは、ユーザがワークフローを開始するときに同じ表示オプションがすべてドキュメントに適用されます。* ただし、Vault ではこれらの設定を「はい/いいえ」 (ブーリアン) 値に基き条件を付けることが可能です。この機能によって、Vault ははいおよびいいえの値に異なる開始ダイアログを表示します。管理者は、ワークフローがフィールド値に基づいて別のパスを使用し、ワークフローの開始者が入力する情報を最小限に抑えるようダイアログにメッセージを表示する場合に、このオプションを使用することができます。

例えば、複数の確認者が必要のドキュメントフィールドを使い、どの開始ダイアログを表示するかをコントロールできます。このフィールドがはいに設定されている場合、開始ダイアログには複数選択ユーザコントロールを表示します。このフィールド値がいいえに設定されている場合、開始ダイアログには単一選択ユーザコントロールを表示します。

非条件付き表示オプション設定を設定するには、常時...見出しの下の編集リンクをクリックします。

フィールド値に基づき表示オプション設定を定義するには、またはこれらの条件で...見出しの下にある編集リンクの一つをクリックします。設定を条件付きにするドキュメントフィールドを選択します。フィールドの一覧は、ワークフローのライフサイクルに関連付けられたドキュメントタイプのフィールドのみを表示します。「はい/いいえ」(ブーリアン) フィールドが空欄の場合、Vault はいいえ値と同様にフィールドを処理します。

条件付きと非条件付きのオプションを切り替えるには、他の見出しの下にある編集リンクをクリックします。

フィールドレベルセキュリティがドキュメントに設定されている場合、はい/いいえドキュメントフィールドはワークフローを開始するユーザに非表示にしないでください。

* お使いの Vault でワークフローロールの詳細設定が設定されている場合、ワークフロー開始ダイアログにドキュメントタイプ、国、製品などその他のドキュメントフィールドによって制御されるオプションが表示されます。詳細をご確認ください。