レガシーワークフローの設定: ワークフロー処理手順

ワークフロー内のすべてのアクションは、電子署名の提供などのユーザアクション、通知の送信などのシステムアクションに関わらず、ワークフロー手順で定義されます。ここでは、ワークフロー処理に関連する手順のタイプについて説明します。

  • 通知: 通知手順は、メッセージをユーザに送信します (電子メールおよび Vault 内の通知ページ)。詳細をご確認ください。
  • 結合: ワークフローで並行する手順を作成するとき、結合手順では分岐を再接続して、ワークフローが次の手順に進む前に強制的にすべての並行するタスクを完了またはキャンセルさせます。詳細をご確認ください。
  • タイマー: タイマー手順は特定のワークフロータスクを監視し、指定された時間内に完了しなかったタスクを終了させます。詳細をご確認ください。
  • ワークフローの終了: ワークフローの終了手順は、ワークフローを終了させます。詳細をご確認ください。

その他の種類の手順についての詳細は、レガシーワークフロータスクおよび決定の手順およびドキュメント更新手順でご覧いただけます。新しい手順の作成および複数の手順をリンクさせる方法については、レガシーワークフロー手順の設定をご覧ください。

通知手順

通知手順では、ドキュメントまたはワークフローに関連付けられたユーザにメッセージを送信することができます。例えば、状態変更の手順後に、Vault 通知手順では、ドキュメントにロールを持つユーザに対してメッセージを送信することができます。これらのメッセージ自体は、管理者 > コンテンツ設定 > メッセージで管理できます。通知手順では、選択したユーザにメールを送信し、ホーム > 通知に新規項目を追加します。

ワークフロータスクについては、ワークフロータスク設定の一部としてメッセージを選択できるため、ワークフローによってタスクが割り当てられていることをユーザに通知するための通知手順は必要ありません。

フィールド説明
メッセージテンプレート通知で送信するメッセージを選択します。詳しくはメッセージテンプレートをご覧ください。
受領者通知の受領者となるユーザロールを選択します。一つのロールに複数のユーザが関連付けられている場合は、すべてのユーザに通知が送信されます。
通知詳細に前のタスクからの決定/コメントを表示する任意の作業: 通知メッセージに前のタスクからの Vault の決定 (承認、禁止など) またはコメントを含める。ドキュメント情報ページの有効なワークフローと通知を表示に、決定 (承認、禁止など) または 1 つ以上の以前のタスクからのコメントを含める必要がある場合にこのチェックボックスを選択します。
以下からの決定/コメントを表示する任意の作業: 以前のタスクを選択すると、そのタスクからの決定やコメントを含めることができます。

結合手順

並行するワークフロータスクが含まれる場合、結合手順を行うと、ワークフローが次の手順に進む前に、すべての並行タスクが強制的に完了されるか、取り消されます。結合手順を含む並行タスクは、複数のユーザに割り当てられる一つのタスクとは異なるワークフローモデルになります。並行タスクの場合、タスクごとに異なる指示を送信することができます。複数のユーザを持つ一つのタスクの指示セットは、一つでなければなりません。一般的な並行レビューワークフローでは、同じレビュータスクを複数のユーザに割り当てるよりも、並行タスクを使用して各タスクに異なる機能ロールを割り当てる方がよいでしょう。

結合手順を実行するには、手順を作成してその手順をすべての並行タスクの次の手順に設定します。

結合手順での省略設定

ワークフローには、並行タスクが含まれる場合があります。これは、そのワークフローで 1 つ以上のタスクが同時に割り当てられており、複数のタスクが同時に開いていることを意味します。省略オプションでは、開いている並行タスクをキャンセルすることで、レビューや承認プロセスを省略する裁定を特定することができます。

結合手順で省略を設定するには:

  1. 結合手順の手順の詳細ページで、編集をクリックし、省略を許可チェックボックスを選択します。
  2. すべての有効なワークフロータスク手順が、並行タスクリストに表示されます。有効にするための手順では、裁定および「次の手順」として選択されている結合手順が必要になります。
  3. 各タスクについて、Vault が未処理の並行タスクをキャンセルするように 1 つ以上の裁定を選択します。必要に応じて、一部のワークフロータスク手順には裁定を一切選択しないことも可能です。
  4. 保存をクリックします。

並行ワークフロータスクの省略についてご確認ください。

タイマー手順

タイマー手順はワークフロータスクを監視し、指定された時間内に完了しなかったタスクを終了させます。タイマー手順で時間切れが発生した場合、Vault からワークフロー所有者に通知されます。設定次第で、タイマー手順で未処理タスクをキャンセルすることもできます。システムは、ワークフローの期日が変更されると、タイマー手順の期日を更新します。タイマー手順は UTC に従って一日を終えると期限が切れます。

フィールド説明
関連付けられたワークフロータスクタイマーをリンクさせるワークフロータスクを選択します。リストには現在のすべてのワークフロータスクが含まれます。
タイマーパラメータタイマーの期日に使用するフィールドを選択します。このリストには、ワークフローの開始手順に日付管理設定があるフィールドのみが含まれます。
タイマー期限内の待ちタスクをキャンセルする任意の作業: このチェックボックスを選択すると、タイマーが期限切れになったときにタイマーに関連づけられたすべての未完了タスクが自動的にキャンセルされます。このオプションを使用すると、オープンタスクを残さずにワークフローを進行させることができます。
完了したタスク所有者を参加者リストから削除する任意の作業: このチェックボックスを選択すると、タスクが完了したすべてのユーザがワークフロー参加者のリストから自動的に削除されます。このアクションを行うと、完了していない作業が残っているユーザのみにタスクを再送信できます。

タイマー & 結合手順の操作

タイマーがキャンセルしたタスクは、手動でキャンセルしたタスクとは異なる動作をし、結合手順が行われると予期しない結果が起こる場合があります。この状況では、結合は完了することはありません。これは、キャンセルされたタスクが完了せず (キャンセルされるのみ)、結合がキャンセルされたタスクを待っている状態であるためです。

結合手順をタイマー手順に従わせたい場合、結合手順を指す「Else」の条件文以外のルールを持たない決定手順を間に作成します。次に、次の手順としてこの決定手順を指すタスクとタイマーの両方を設定します。このようにすると、タスクが完了しても、タイマーによってキャンセルされても、タスクは結合に進む決定手順に進みます。

ワークフローの終了手順

Vault ではすべてのワークフローにワークフローの終了タイプ手順が自動的に含まれます。ワークフローに、ワークフローを分岐する決定手順が含まれる場合、分岐ごとにユーザがワークフローの終了手順を追加することができます。

フィールド説明
ワークフロー終了時に「次のワークフローを開始」ダイアログを表示このチェックボックスを選択すると、このワークフローの完了時にドキュメントのライフサイクル状態に対して有効な他のワークフローを開始するかどうかをユーザに確認するダイアログが表示されます。このダイアログは、ワークフローのワークフロータスク手順がすべて完了しているユーザのみに表示されます。

最後のタスク所有者がワークフローの最終ドキュメント状態に必要な権限を有さない場合、次のワークフローを開始ダイアログが設定されていても表示されません。

移行された一部のワークフローにはワークフローの終了手順がない場合もあります。このような場合、ワークフローは処理できる手順がなくなった時点で自動的に終了します。