ビジネスニーズにおいて、メールをドキュメント、レコード、添付ファイルとして Vault に保存する必要がある場合があります。各メールをダウンロードして Vault にアップロードする必要がないように、Vault が受信メールアドレス経由で直接メールを受信できるように設定することができます。最大 50 件の受信メールアドレスを作成することができます。
受信メールアドレスの作成
新規メールアドレスを作成するには、管理者 > 設定 > 受信メールアドレスに進み、作成をクリックします。名前とラベルの他に、以下を設定する必要があります:
- メールアドレス: メールアドレスの最初の部分。完全なアドレスは、
メールのユーザ名@Vault subdomain.veevavault.comです。これは、組織のメールドメイン (vernpharma.com) ではなく、Vault URL(vernpharma.veevavault.com) に表示される Vault のサブドメインです。 - メールプロセッサ: このアドレスに送信されるメールは、選択されたプロセッサで処理されます。
- 許可されている送信者: このアドレスでメール送信できるユーザを制限します。送信者は、Vault がメールを許可する前に選択されたグループのメールアドレスと一致する必要があります。選択リストオプションは次の通りです:
- この Vault のすべてのユーザおよびパーソン: ユーザまたはパーソンレコードに関連付けられたメールアドレス。
- この Vault のすべてのユーザ: ユーザレコードに関連付けられたメールアドレス。
- 特定のグループ: 指定された許可されている送信者グループのユーザレコードに関連付けられたメールアドレス。
- 全員: すべてのメールアドレス (アプリケーションが提供する特定のメールプロセッサでのみ利用可能)。これにより、お使いの Vault に誰でもデータを追加することができるため、注意する必要があります。
- 任意の作業: 許可されている送信者グループ: 特定のグループが選択されている場合、1～5 つの送信者グループも選択する必要があります。
- 任意の作業: メールプロセッサユーザ: 送信者のメールアドレスがこの Vault のユーザに属していない場合に、メールプロセッサを実行する際に使用するユーザを決定します。メールプロセッサの動きはこのユーザの代理として監査の対象になります。このオプションは、許可されている送信者がこの Vault 内のすべてのユーザおよびパーソンまたは全員に設定されている場合にのみ使用できます。
- 任意の作業: 送信者を認証する: 有効になっている場合、システムがセンダーポリシーフレームワーク (SPF) とドメインキー認証メール (DKIM) を介して送信者の信頼性を確認します。このオプションは、特定のアプリケーションが提供するメールプロセッサでのみ無効化することができるため、注意する必要があります。
- 任意の作業: 企業管理者とカスタムタブで使用するためのメールオブジェクトを設定します。
メール設定のテスト
Vault に最初の受信メールアドレスを作成したら、使用できるまでに数時間かかる場合があります。Vault でメールプロセッサを実行してドキュメントやデータを作成することなくメールをテストするには、件名を Vault へのメールテストとしてメールを送信することができます。受信すると、Vault はメールオブジェクトレコードを作成しますが、関連メールプロセッサは実行されません。
続いて作成されるアドレスには同様の遅延は生じないため、作成すると直ぐに使用し始めることができます。
メール処理
Vaultがメールを受信すると、まず、新規状態のメールオブジェクトレコードが作成されます。その後、バリデーションチェックを行い、メッセージにウイルスが含まれていないか、迷惑メールではないか、また承認済みの送信者からのものであるかどうかを確認します。メールがこれらのチェックに失敗した場合、Vaultはメールオブジェクトレコードをバウンス状態に変更します。そうでない場合は、Vaultは選択されたメールプロセッサを開始します。すべてのメールイベントは、メールログに記録されます。
ビジネスニーズに応じて、多種多様なプロセッサがさまざまな処理を提供します。例えば、付属のメールからドキュメントを作成するプロセッサはメールを未分類ドキュメントにします。
Vault への自動配置
組織内でメールアドレスを使用して Vault へメールを送信したい場合、あるいは Vault 宛てのコンテンツを送信することができるメールアドレスを持っている場合には、設定した受信メールアドレスにメールを自動配置またはリダイレクトすることができます。人気があるほとんどの企業メールプロバイダは、元のメール詳細 (送信者、件名など) を保持するよう設定できるため、直接送信されても Vault は受信メールを処理することができます。この方法は利用可能な場合に使用することが強く推奨されます。