イベントアクションは、ユーザがファイルのアップロードからドキュメントを作成した時、既存のドキュメントの新しいドラフトを作成した時、既存のドキュメントのコピーを作成した時、または新しいオブジェクトレコードを作成した時に自動的に発生する設定可能なアクションです。例えば、ユーザが新しいドキュメントを作成する際に、イベントアクションによってその先のレビュー期日を 15 日間に設定することができます。
イベントアクションはエントリアクションとよく似ています。イベントアクションは:
- 特定のライフサイクル内に存在します。これらは単一のライフサイクル状態に特化したものではなく、ライフサイクル全般に特化するものです。
- ドキュメントまたはオブジェクトレコードのフィールド値に基づいて条件付きになる場合があります
- 「システムユーザ」を使用して実行します。つまり、トリガーアクションを開始したユーザは、イベントアクションに対して特定の権限を必要としません。
イベントアクション管理へのアクセス
関連ライフサイクル内から、ドキュメントとオブジェクトレコードの両方のイベントアクションを設定することができます。
- ドキュメントの場合は、管理者 > 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > イベントアクションに移動します。
- オブジェクトレコードの場合は、管理者 > コンテンツ設定 > オブジェクトライフサイクル > [ライフサイクル] > イベントアクションに移動します。
ドキュメントアクションタイプ
ドキュメントサポートのイベントアクション:
- ドキュメントフィールドの更新
- これらのアクションは、設定された値または数式に基づき、ドキュメントの 1 つ以上のフィールドを自動的に更新します。このアクションは、テキスト、数字、選択リスト、はい/いいえ、日付および日時フィールドタイプを更新することができます。数式の構築の詳細については、Vault で数式を作成するを参照してください。
- レンディションプロファイルの設定
- このアクションは設定した条件に基づいてレンディションプロファイルを選択します。
- 下書き eConsent
- このアクションは Clinical Operations Vault でのみ使用できます。詳しくは Veeva eConsent オーサリングの設定 (Clinical Operations) をご確認ください。
ドキュメントの操作順序
Vault は、ドキュメント作成プロセスの最後にイベントアクションをトリガーします。これはフィールドデフォルトルールが適用された後に発生するため、イベントアクションはユーザが設定したフィールドまたはデフォルトルールで設定されたフィールドに基づいて条件付きになることがあります。
ドキュメントのイベントアクションの作成方法
新しいイベントアクションルールを追加するには:
- イベントアクションタブで、特定のイベントをクリックします。
- イベント設定ページで、編集をクリックします。
- イベントアクションの作成をクリックします。
- 任意の作業: 条件付きで実行するを選択してイベントアクションルールに条件を追加します。
- アクションの実行で、アクションのタイプとその他の必要な値を選択します。他の値はアクション設定によって異なります。
- 任意の作業: アクションの追加をクリックすると、同じルール内に他のアクションも作成できます。ルールが条件付きの場合、これらのアクションは同じ条件を共有します。
- 保存をクリックします。設定されたイベントアクションはただちに有効になります。
注: Vault はドキュメント移行モードで API または Vault ローダを経由してアップロードされたドキュメントにイベントアクションを実行しません。
オブジェクトレコードアクションタイプ
オブジェクトレコードのイベントアクションは以下をサポートします:
- レコードフィールドを更新する
- これらのアクションは、設定された値または数式に基づき、オブジェクトレコードの 1 つ以上のフィールドを自動的に更新します。このアクションは、テキスト、数字、選択リスト、はい/いいえ、日付および日時フィールドタイプを更新することができます。数式の構築の詳細については、Vault で数式を作成するを参照してください。
- ワークフローの開始
- これらのアクションは、オブジェクトレコードに対して指定されたワークフローを自動的に開始します。自動スタート用に設定されたワークフローのみが使用可能です。
オブジェクトレコードの操作順序
Vault は、オブジェクトレコードの作成プロセス中に以下のようにイベントアクションをトリガーします:
- レコードフィールドの更新アクションは、フィールドのデフォルト設定の前に行われます。イベントアクションがフィールド値を設定した場合、値を上書きしないように、Vault はそのフィールドに設定されているデフォルトを無視します。詳しくは、オブジェクトフィールドのデフォルトの処理順序をご覧ください。
- ワークフローの開始アクションは、トリガー、フィールドのデフォルト設定、およびレコードフィールドの更新アクションの後に発生します。
注: これらのイベントアクションが何らかの理由で失敗した場合、オブジェクトレコードの作成は完了しません。
オブジェクトレコードのイベントアクションの作成方法
新しいイベントアクションルールを追加するには:
- イベントアクションセクションから、レコードの作成をクリックします。19R1 では、イベントアクションはオブジェクトレコードのこのイベントのみをサポートします。
- イベント設定ページで、編集をクリックします。
- イベントアクションの作成をクリックします。
- 任意の作業: 条件付きで実行するを選択してイベントアクションルールに条件を追加します。
- アクションの実行で、アクションのタイプとその他の必要な値を選択します。他の値はアクション設定によって異なります。
- 任意の作業: アクションの追加をクリックすると、同じルール内に他のアクションも作成できます。ルールが条件付きの場合、これらのアクションは同じ条件を共有します。
- 保存をクリックします。設定されたイベントアクションはただちに有効になります。
条件を定義する方法
ドキュメントまたはオブジェクトレコードが条件一式を満たす場合にのみ特定のイベントアクションが必要です。例えば、承認が必要フィールドがはいに設定されている場合にのみ、承認期日ドキュメントフィールドを更新するアクションを設定することができます。これを行うには、承認が必要フィールドに基づいて条件を定義します。
条件を定義するには、ドキュメントフィールドまたはオブジェクトフィールド、演算子および値を選択します。一部のシステムフィールドは使用できません。必要に応じて、条件の追加をクリックして複数の条件を定義することができます。
イベントアクションを実行するには、ドキュメントまたはオブジェクトレコードが Vault のルール内に定義されたすべての条件を必要があります。条件がドキュメントに適用されないフィールドを使用している場合、Vault はその条件を「false」と評価します。条件が false と評価されると、そのイベント (ドキュメント作成、オブジェクトレコード作成など)は継続しますが、アクションは起こりません。
条件およびアクションに存在しないレコードの参照について
Vault のプロビジョニング中にライフサイクル設定をコピーする場合、エントリ条件または条件での特定のオブジェクトレコードへの参照は、それらのレコードが新しい環境に存在しない場合は無効になる可能性があります。これが発生した場合、不明オブジェクトレコードへの参照は、ライフサイクル設定フィールドに空として表示されます。
Vault では、これらの不明レコードがある場合でも設定を保存できますが、新しい環境でこれらの条件を使用する場合は、Vault ローダを使用するか、API を使用して、同じ ID 値でレコードを再作成することにより、これらの不明な参照を解決することをお勧めします。別の設定を更新してそれをソース環境に戻したいだけの場合は、存在しない参照をそのままにすることができます。
イベントアクションを編集または削除する方法
イベントアクションルールを変更するには、編集をクリックします。ルール全体、ルール内の条件、またはルール内のアクションを削除する必要がある場合は、X アイコンをクリックします。変更が終了したら、保存をクリックします。
制限
ライフサイクルおよびイベントごとに (例えば、ドキュメントの作成)、最大 25 件の作成イベントアクションルールを定義することができます。1 つのルールに最大 10 件のイベントアクションを指定することができます。ルールが条件付きの場合、最大 5 件の条件を持つことができます。
関連権限
ドキュメントイベントアクションを定義するには、管理者: ドキュメントライフサイクルの権限を持つセキュリティプロファイルが必要です。
オブジェクトレコードイベントアクションを定義するには、管理者: オブジェクトライフサイクルの権限を持つセキュリティプロファイルが必要です。