管理者は、ドキュメントまたはオブジェクトレコードのアクションメニューに Web アクションを追加することができます。Web アクションは、状況に応じたビジネスロジックを呼び出したり、外部システムやウェブサイトと統合したりできます。例えば、以下の場合に Web アクションを作成します:
- カスタムフォームを生成して送信する
- サードパーティのコンテンツオーサリングツールと統合する
- コンテンツを外部サイトに発行する
すべての Web アクションは、Vault 上で開くか、別のウィンドウで開くウェブリンク (URL) の形をとる必要があります。URL は、ドキュメント/オブジェクトフィールドや、セッション ID、Vault ドメイン、ユーザ ID といった詳細情報にトークンを使用します。
ユーザがアクションを選択すると、Vault は、トークンを特定のドキュメント/オブジェクトのフィールド値または現在のセッション情報と交換します。管理者は他のユーザアクションと同様に、特定のライフサイクル状態にアクションを追加する必要があり、またアクションを条件付きとすることもできます。
Web アクションの使用
Web アクションを使用すると、あらゆる方法で Vault の機能を拡張することができます。通常、コンポーネントオーサリング、ドキュメント作成、電子署名といった Vault の主力製品に含まれていない必要な機能を提供するために使用されます。例:
- テンプレートと関連オブジェクトデータを新規ドキュメントにマージして表示可能レンディションを作成する
- コンポーネントオーサリングソリューションを開いてドキュメントの新規下書きバージョンを作成する
- 外部サービスを呼んで文法をチェックしたり、そのスコアをドキュメントフィールドに取得したりする
- オブジェクトレコードからレポートにアクセスして、関連するドキュメントとオブジェクトの詳細を確認します
上に記載したアクションは、渡されたパラメータを理解する外部サービス用の URL に進み、詳細処理を行います。セッション ID が渡された場合には、API を使用してサービスが Vault にコールバックされ、詳細データの問合せやドキュメントの作成などの処理が行われます。
Web アクションへのアクセス
Web アクションは、管理者 > コンテンツ設定 > Web アクションで閲覧・編集できます。Web アクション権限を持つセキュリティプロファイルを有している必要があります。
Web アクションページには、現在システム上にあるすべての Web アクションが一覧表示されます。作成をクリックして新規 Web アクションを作成するか、Web アクション名をクリックして既存の Web アクションを編集できます。
Web アクションを作成するには
- 作成ボタンをクリックします。
- Web アクションのラベルを入力します。ラベルは、ドキュメントまたはオブジェクトレコードのアクションメニューに表示されます。
- Web アクションの名前を入力します。この名前がラベルに基づくフィールド名のデフォルトになります (例:
my_web_action__c)。 - タイプにドキュメントまたはオブジェクトのいずれかを選択します。この選択によって、アクションがドキュメントまたはオブジェクトのレコードのどちらに適用されるのかが決まります。
- ターゲットドロップダウンリストから新しいウィンドウで開くまたは Vault 内で表示するのいずれかを選択します。これは、ユーザが Web アクションを選択した際に、ターゲット URL を表示させる場所を管理します。
- ポストメッセージ経由でセッション認証情報をポストするかどうかを選択します。URL 経由でセッション認証情報を送信するよりも安全であるため、このオプションを選択することを推奨します。
- フィールドパネルからフィールドを 1 つ以上選択し、矢印アイコンをダブルクリックまたはクリックして URL パネルに移動させます。ドキュメントアクションとオブジェクトアクションでは、使用できるフィールドが異なります。
- 検証をクリックします。Vault は、アクションが有効かどうかを表示します。
- 保存をクリックします。
注: 一部の Vault では、メールの編集、別の Vault へコピー、Web2PDF のリクエストなどの特定の Web アクションが自動的に使用可能になります。これらのアクションを使用する場合でも、ドキュメントライフサイクル状態にユーザアクションを設定する必要があります。
Web アクションを編集するには
- Web アクションリストから、アイテムのアクションメニューをクリックします。
- 編集をクリックします。
- 必要な変更を行い、保存をクリックします。
Web アクションを削除するには
Web アクションを Vault から削除すると、取り消すことはできません。Web アクションがアクティブなワークフローの一部である場合は削除できません。
Web アクションを削除するには:
- Web アクションリストから、アイテムのアクションメニューをクリックします。
- 削除をクリックします。
- Web アクションを完全に削除するには、確認ダイアログで続行をクリックします。
URL 長さの制限
ウェブブラウザによって、URL の最大文字数に対する制限が異なります。Internet Explorer の多くのバージョンでは、URL は 2,083 文字に制限されています。弊社では、URL の長さをこの制限以内に収めることをお勧めします。URL に含めるトークンは文字数の多い値に変換される場合があるので注意が必要です。