バッチ承認では、ユーザは、より単純なライフサイクルでドキュメントのバッチレビューとバッチ承認を行うことができます。ユーザは、一括ドキュメントアクションの新しいバッチの作成オプションを使用してドキュメントをバッチオブジェクトレコードに関連付けた後、バッチレコードをそれ自体のライフサイクルに送ります。バッチ承認ライフサイクル内の設定済みのエントリアクションは、関連するドキュメントのライフサイクル状態を更新できます。
設定後のこの機能を使用については、バッチ承認での作業を参照してください。
注: マルチドキュメントワークフローは複数のドキュメントのレビューと承認を一度に行うことができる堅牢性の高い機能セットを提供します。組織がバッチ承認を導入していない場合は、マルチドキュメントワークフローの使用が推奨されます。
設定概要
バッチ承認を有効化して設定するには、以下の手順が必要です:
- バッチ承認機能を有効にします。
- バッチ番号フィールドを適切なドキュメントタイプに割り当てます。
- ドキュメントライフサイクルを更新して、レビュー中および却下状態タイプに対して固有のライフサイクル状態を選択します。これは、ドキュメントタイプに関係するどのライフサイクルがバッチレビューおよび承認を経るにも必要です。
- バッチ承認オブジェクトライフサイクルを確認･更新します。ユーザアクションまたはワークフローを作成して、バッチレコードを異なるオブジェクトライフサイクル状態に移動させます。エントリアクションを作成して、関連するドキュメントを新しいライフサイクル状態に移動します。エントリ条件を作成して、バッチが特定の状態のドキュメントを含む場合にライフサイクル状態の変更を防ぎます。
- 任意の作業: バッチオブジェクトのカスタムオブジェクトタブを作成します。
- Vault のカスタムセキュリティプロファイルおよび権限のセットのレビューを実行して、バッチ承認を使用するユーザが、カスタムタブへのアクセス権限を含め適切なアクセス権限を有していることを確認します。
バッチ承認が有効化されると、バッチの作成一括ドキュメントアクションが自動的に利用可能になります。ただし、バッチ承認の一連の機能は、ユーザが設定を完了するまで使用できません。この機能を有効にしたら直ちに、これらの設定手順を実行することを推奨します。
バッチ承認を有効にする方法
一括アクション: バッチの作成設定からバッチ承認を有効にできます。バッチ承認は、有効化されると無効にすることはできません。この機能は、PromoMats Vault では自動的に有効化されます。この機能を有効にすると、バッチの作成一括ドキュメントアクションが有効になります。
バッチ番号ドキュメントフィールド
バッチ番号はは、共有ドキュメントフィールドです。これはバッチオブジェクトを参照する複数選択のオブジェクトタイプフィールドです。デフォルトでは、このフィールドは基本ドキュメントで使用できます。
多くの実装では、このフィールドを基本ドキュメントから削除して、バッチレビューおよび承認を使用する特定のドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類にのみ関連づけることを推奨します。このフィールドを特定のドキュメントタイプに関連づけることによって、ユーザが他のドキュメントタイプのドキュメントでバッチレビューおよび承認を実行するのを防ぎます。
注: このフィールドは、未分類ドキュメントにはありません。つまり、これらのドキュメントでは、バッチ承認を使用できません。
必要に応じて、フィールドレベルのセキュリティオーバーライドを設定して、バッチ番号フィールドを非表示にしたり、読み取り専用にすることができます。この構成では、ユーザはバッチの作成一括アクション経由でのみドキュメントをバッチに追加することができ、バッチからドキュメントを削除することはできません。
ドキュメントライフサイクルの状態タイプ
バッチ承認が有効化されるとき、Vault はレビュー中および却下の状態タイプをすべてのドキュメントライフサイクルに追加します。通常は管理者がこれらの状態タイプにライフサイクル状態を選択する必要はありませんが、バッチ承認が正しく動作するためには必要です。ドキュメントライフサイクルの詳細ページにレビュー中と却下状態タイプが含まれています。
バッチ承認を使用するドキュメントタイプに関連づけられたすべてのドキュメントライフサイクルを更新してください。特定のライフサイクル状態をレビュー中および却下の状態タイプに割り当てます。
バッチ承認オブジェクトライフサイクル
このライフサイクルは、自動的にバッチオブジェクトに適用されます。このライフサイクルを他のオブジェクトで使用したり、他のライフサイクルをバッチオブジェクトに使用することはできません。このライフサイクルには、必要に応じて変更することができるデフォルトの一連のライフサイクル状態が含まれています。
バッチ承認を設定するには、以下の設定が必要です:
- バッチレコードをライフサイクル状態間で移動する状態の変更ユーザアクションまたはワークフロー (関連するユーザアクションを伴う)
- オブジェクトライフサイクル状態に対する関連ドキュメントの状態を変更するエントリアクション。これらのアクションにより、Vault は、すべての関連するドキュメントを選択された状態タイプに関連づけられたドキュメントライフサイクル状態に移動します。
- 任意の作業: ドキュメントが特定の状態タイプであったり、特定の状態タイプでない場合にバッチレコードの状態変更を防ぐ、関連するドキュメント状態のエントリ条件。
注: 関連ドキュメントの状態を変更するエントリアクションおよび関連するドキュメント状態エントリ条件は、バッチ承認オブジェクトライフサイクルでのみ有効です。
権限
バッチオブジェクトには、他のオブジェクトと同様にセキュリティプロファイルと権限のセット経由でユーザに付与することとができるオブジェクトレコード権限一式があります。バッチ承認を使用するユーザは、バッチオブジェクトの読み取り、作成、および編集の権限が必要です。デフォルトでは、標準の企業管理者、システム管理者、および Vault 所有者のセキュリティプロファイルに作成および編集の権限があります。
バッチオブジェクトの動的アクセスコントロールを有効にしないでください。