R&U ワークフローはワークフローの特殊なクラスで、レビューのためにユーザが 1 つまたは複数のドキュメントまたはバインダーを特定のユーザに割り当てられるようにするものです。ユーザがレビューを完了したら、ドキュメントを「同意済み」としてマークし、タスク完了の証拠として電子署名を提供することができます。
同意ワークフローを作成するには
R&U ワークフローは、その他のドキュメントワークフローとほぼ同じ方法で作成・管理できます。一般的なワークフローの作成手順に関する詳細は、ドキュメントワークフローの設定コンテンツを参照してください。
R&U ワークフローを設定するには、新しいドキュメントワークフローを作成して、クラスフィールドを R&U に設定します。このクラス選択は R&U ワークフロータスク手順を有効化します。R&U クラスを選択してワークフローを保存すると、クラス値は変更できなくなります。
R&U ワークフロー制限
R&U クラスを選択すると、状態変更、タスク、アクション、およびユーザ決定を含む一部のワークフロー手順タイプが無効化されます。R&U ワークフローは、ロールベース参加者、フィールドプロンプト、またはワークフロー変数はサポートしません。
デフォルトでは、ワークフロー参加者コントロールに割り当てることができる参加者の最大人数は 5,000 人です。1 から 5,000 の間で制限を設定するには、管理 > 設定 へ移動して ワークフロー開始者が選択したワークフロー参加者を制限するを有効にします。参加者管理ごとの最大参加者数 を指定します。設定された制限を超える参加者を割り当てようとすると、ワークフロー開始者にエラーが発生します。
R&U タスクを定義するには
R&U ワークフロータスクにより、標準ドキュメントタスク手順と共通する一部のオプションを使用できます。タスク手順を定義するには:
- ワークフロー詳細ページのワークフロー手順セクションでワークフローにマウスオーバーして、手順の作成をクリックするか、既存のプレースホルダー手順をクリックします。
- タイプを R&U ワークフロータスクに設定します。
- タスクを特定するためのタスクラベルを入力します。
- 必要に応じてタグを追加します。
- タスクの割り当て先で参加者グループを選択します。開始手順で各参加者グループを参加者コントロールとして定義します。
- タスク所有者向けの指示を入力します。これらはホームタブおよびドキュメントビューア内のワークフロー見出しの詳細を表示部分でタスクと一緒に表示されます。
- 任意の作業: 任意ワークフロー所有者にこのタスクの受領を許可しないを選択します。このオプションは、ワークフロー所有者がタスクに割り当てられたグループに属していなくても、タスクをワークフロー所有者に対して利用できなくします。
- 任意の作業: 期日を選択します。
- 任意の作業: ドキュメント共有設定の更新で、ルールを作成して特定の状況にあるロールを更新します。
- プロンプトセクションで、裁定を設定します。R&U ワークフロータスクには、ユーザから電子署名を収集する裁定は 1 タイプしかありません。詳細は以下を参照してください。
- 任意の作業: 通知で、タスク所有者に自動通知を送信する際に使用するメールテンプレートを選択します。前のタスクの裁定を含めるを選択して、タスクの選択フィールドで 1 つ以上の以前のタスクを選択できます
- 任意の作業: タスクアラートを追加します。タスクアラートを使用すると、オープンタスクについてタスク所有者に送信する通知を設定することができます。
R&U ワークフロータスク裁定
裁定を使用すると、タスク所有者がワークフロータスクを行っているときに結果を示すことができるようになります。ドキュメントワークフローを使用すると、タスク所有者が裁定を各ドキュメントに個別に割り当てることができます。デフォルトでは、R&U ワークフロータスクに R&U に署名する裁定があります。
R&U ワークフロータスク裁定を設定する方法
裁定をワークフロータスクに追加するには:
- 裁定の追加をクリックして各裁定を作成します。
- 裁定を選択した際にタスク所有者に表示される裁定ラベルを入力します。このラベルはワークフロー詳細内にも表示されます。
- 任意の作業: 裁定でその他のワークフロータスクを省略したい場合は、タグ付けされたタスクを省略するを選択します。
任意の裁定設定
- コメントの追加をクリックして、ユーザにコメントを追加するよう求めるプロンプトを表示します。プロンプトのラベル (「裁定の説明」など) を入力します。必須チェックボックスを選択して、タスクを完了する前にコメントを入力するようタスク所有者に要求します。
- この裁定を選択するタスク所有者がキャパシティを提供する必要がある場合、キャパシティの追加をクリックします。
- R&U タスク所有者は、ログイン認証情報を入力して電子署名を提供する必要があります。任意でユーザ向けの指示を追加することができます。ダウンロードしたドキュメントに署名ページを添付したくない場合は、ドキュメントに電子署名を明示チェックボックスの選択を解除します。
- 理由の追加をクリックして、裁定の理由を選択するよう求めるプロンプトをタスク所有者に表示します。必須チェックボックスを選択して、タスクを完了できるようになる前に理由を選択するようタスク所有者に要求します。プロンプトのラベル (「裁定の理由」など) を入力します。理由を選択した際にタスク所有者に表示される理由値を入力します。
R&U ワークフローを有効にするには
ワークフローを定義し終えたら、有効化して、R&U ワークフローを使用できる各ライフサイクル状態に対して新規ユーザアクションを作成します。通常、「研修の準備完了」など、各自の Vault で利用可能な承認済みステータスのドキュメントでのみこれらのワークフローが有効になります。
R&U ユーザアクションを定義すると、ドキュメントタイプなど指定条件に基づきアクションを条件付きにすることができます。例えば、ユーザは指定タイプのドキュメントに対してのみ R&U ワークフローを開始できます。