オブジェクトワークフローは、1 つのオブジェクトのライフサイクルと、1 つのオブジェクトの 1 つ以上のレコードに適用されます。オブジェクトワークフローを設定するには、いくつかの手順を完了する必要があります:

ワークフロー管理にアクセスする

管理者 > コンテンツ設定 > ワークフローからワークフローの作成、編集、表示が行えます。

エンベローブおよびエンベロープコンテンツのオブジェクトレコードへのアクセスについて

オブジェクトワークフローは、ボリュームの大きい封筒オブジェクトと封筒コンテンツオブジェクトを作成します。エンドユーザはこれらのオブジェクトを直接操作しませんが、これらのレコードへのアクセスは慎重に管理する必要があります。オブジェクトが大容量 Vault オブジェクトであるため、ワークフロー: 参加者権限を持ち、カスタムオブジェクトタブまたは企業管理者ページから エンベロープまたはエンベロープコンテンツレコードにアクセスできるユーザは、レコードレベルの権限に関わらずこれらのレコードを表示することができます。さらに、レコードが有効なワークフローにある場合、封筒レコードリンクをクリックすると、ユーザがワークフローの参加者ではなくても、その特定のワークフロータスクページにユーザを移動させることができます。

オブジェクトワークフローを作成する方法

オブジェクトワークフローを一から作成したり、コピーアクションを使用して既存のワークフローをコピーしたりすることができます。

新規オブジェクトワークフローの作成

新規ワークフローを作成し、プレースホルダー手順を使用してパスのアウトラインを作成するには:

  1. ワークフローのページで作成をクリックします。
  2. ドロップダウンリストからオブジェクトワークフローを選択します。
  3. 続行をクリックします。
  4. ラベルを入力します。この値は、Vault のさまざまな場所に表示されるため、ユーザにとって分かりやすいものにする必要があります。
  5. 任意の作業: 名前を変更します。この値は、主に API 経由でワークフローを参照するためのものです。
  6. ワークフローに関連するライフサイクルを選択します。ワークフローは、単一のライフサイクルにのみリンクすることができるため、単一のオブジェクトにのみリンクすることができます。
  7. 任意の作業: ワークフローの説明を入力します。この説明はエンドユーザには表示されませんが、管理者がさまざまなワークフローとその設定方法を理解するために役立ちます。
  8. オプション: オブジェクトレコードが特定のライフサイクル状態になったときに自動的にこのワークフローを開始したい場合は、エントリアクションおよびイベントアクションからの自動起動を許可するチェックボックスを選択します。詳しくは、自動起動オブジェクトワークフローの設定をご覧ください。
  9. 任意の作業: ワークフローキャンセルコメントのチェックボックスを選択して、ワークフローをキャンセルするユーザにコメントを提供するよう求めます。
  10. オプション: 単一のオブジェクトレコードにワークフローを使用する (デフォルトで選択) のチェックボックスをオフにすると、ユーザーが同じワークフロー上で同じタイプの複数のオブジェクトレコードを送信できるようになります。
  11. 保存をクリックします。

既存のオブジェクトワークフローのコピー

コピーアクションを使用して、既存のワークフローをコピーすることができます。新規ワークフローは、ソースワークフローと同じライフサイクルを対象とします。ソースワークフローの説明、手順、変数も複製します。コピーされたワークフローは、設定モードで作成されるため、有効化する必要があります。

既存のオブジェクトワークフローをコピーするには:

  1. 複製したいワークフローのアクションメニューで、コピーをクリックします。
  2. ラベルを入力します。この値は、Vault のさまざまな場所に表示されるため、ユーザにとって分かりやすいものにする必要があります。
  3. 任意の作業: 名前を変更します。この値は、主に API 経由でワークフローを参照するためのものです。
  4. コピーをクリックします。

これでワークフローコピーを設定することができます。

ワークフローの削除

アクションメニューから削除を選択してワークフローを削除することができます。

ワークフローバージョン履歴

アクションメニューのワークフローバージョンの表示を選択すると、ワークフローの有効化されたすべてのバージョンのリストを表示できます。ワークフローのバージョンをクリックすると、その詳細と手順を確認できます。以前のワークフローバージョンを変更またはコピーすることはできません。

プレースホルダーを使ってワークフローのアウトラインを設定する方法

プレースホルダーを使用してワークフローのパスのアウトラインを作成するには:

  1. オブジェクトワークフローページからワークフローを開きます。
  2. ワークフロー手順にスクロールダウンして、Flowchart ビューにいることを確認します。
  3. 開始手順と終了手順の間にあるプラス (+) アイコンを使用して、次の手順の作成を選択します。
  4. ワークフロー設定中に手順が特定しやすくなるように、手順にラベルを入力します。
  5. 保存中の手順の詳細を編集するのチェックボックスを外します。
  6. 保存をクリックします。
  7. すべての手順が作成できるまでこれを繰り返します。
  8. 個別の手順の詳細をクリックして次の手順の選択を変更します。これは、ワークフローを決定手順で分岐する必要がある場合、2 つのパスを結合手順でマージする必要がある場合、平行手順を含める必要がある場合に必要です。

この時点で、ワークフローにはプレースホルダーの手順タイプを使用するすべての手順の概要が含まれます。後で、各手順をクリックし、タイプ (ワークフロータスク、通知など) を選択し、手順タイプに固有の詳細を定義する必要があります。

開始手順を定義する方法

開始手順の主な目的は、ワークフローを開始する際にユーザに表示されるダイアログ (ワークフロー開始ダイアログ) を制御することです。ユーザは、ここで、オブジェクトレコードの参加者グループ割り当て、タスクの期日、新規フィールド値を入力することができます。これらのオプションのどれが表示されるかは、ワークフローの設定中に開始手順に追加する「コントロール」の種類によって異なります。

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. 開始手順をクリックします。
  3. 編集をクリックします。
  4. コントロールの追加をクリックします。
  5. コントロールのタイプを選択し、タイプ固有の詳細を定義します。各コントロールタイプの詳細は次の通りです。
  6. これらの手順を使用して、必要なだけコントロールを追加します。
  7. 左上隅をクリックしてドラッグすると、コントロールの配列が変更できます。設定した順序が、ワークフロー開始ダイアログに表示される順序になります。
  8. 保存をクリックします。

開始手順ルールを作成して、ワークフロー開始ダイアログで特定のコントロールをワークフロー所有者に表示させないシナリオを定義することができます。

指示コントロール

手順のコントロールタイプを使うと、ワークフロー所有者の説明または手順を入力することができます。例えば、ワークフローの参加者の選択方法について、ワークフロー所有者にガイドラインを提供します。フィールド値のトークンを使用して、手順に関連するデータを動的に追加することができます。

参加者コントロール

参加者コントロールを使うと、参加者グループを作成することができます。すべてのワークフローには唯一のデフォルト参加者であるワークフロー所有者が含まれます。ワークフローがその他のユーザにタスクを割り当てる必要がある場合、開始手順に少なくとも 1 つの参加者コントロールを含める必要があります。このようにして定義されたすべての参加者グループは、通知とタスクアラートを受け取る可能性がある受領者として表示されます。例えば、レビューアとラベル付けされた参加者コントロールを作成し、レビュータスクをその参加者グループのワークフローに割り当てます。

参加者グループにユーザを割り当てるには、いくつかの方法があります:

ワークフロー所有者に参加者の選択を許可します
ワークフロー所有者は、ワークフローの開始時に、各参加者グループにユーザを選択します。
この設定を使用すると、ワークフロー所有者がワークフローを開始する時点のオブジェクトレコードロール割り当てに基づいて、ユーザを制限する選択をすることができます。参加が許可されているロール (複数レコードのワークフローでは使用できません) と参加が許可されていないロール選択リストを使用して、ユーザロールをワークフローに含めたり、除外したりすることができます。ワークフロー所有者は参加が許可されていないロールで選択されたロールのユーザを選択できません。
共有設定からデフォルトユーザを設定のチェックボックスを選択する場合、Vault は、レコード共有設定で現在ロールに割り当てられているユーザとグループで、開始ダイアログのロール割り当てを自動入力します。
デフォルトでは、ワークフロー参加者コントロールに割り当てることができる参加者の最大人数は 5,000 人です。1 から 5,000 の間で制限を設定するには、管理 > 設定 へ移動して ワークフロー開始者が選択したワークフロー参加者を制限するを有効にします。参加者管理ごとの最大参加者数 を指定します。設定された制限を超える参加者を割り当てようとすると、ワークフロー開始者にエラーが発生します。
参加者としてロールを使用
Vault は、ワークフローが開始されると、参加が許可されているロールで選択されたオブジェクトロールを確認し、既にそのロールにいるユーザを自動的に割り当てます。Vault は参加が許可されていないロールで選択されたロールを自動的にワークフローから除外します。共有設定の手動割り当てによって有効なロールに追加されたユーザは、ロールに関連付けられている現在のワークフロータスクと今後のタスクを受け取ります。
この設定を使用した場合、Vault ではワークフロー開始ダイアログ、またはユーザが有効なワークフローに参加者を追加したときに、参加者コントロールが表示されません。
このオプションの使用時の具体的な動作は参加者としてロールを使用をご確認ください。
カスタムアクションを使用して参加者を定義する
この設定を使用すると、Vault は選択されたカスタムアクションを使用して参加者を決定します。これらのアクションは、固有のビジネスニーズに合わせて Vault Java SDK を使用して組織が作成します。これらのアクションの詳細は、Vault 管理者にお尋ねください。この設定を使用すると、有効なワークフローにユーザが参加者を追加することはできません。
Vault Java SDK を使用して組織でカスタムアクションを開発することに関心をお持ちの場合は、開発者ポータルをご覧ください。この設定は複数レコードのワークフローでは使用できません。

参加者にタスクの指示を許可するチェックボックスを選択すると、ワークフロー所有者は、ワークフロー開始ダイアログで各参加者の選択に関する指示を提供することができます。指示の追加はデフォルトでは任意の作業ですが、必須チェックボックスを選択することで強制にすることができます。

参加者としてロールを使用

参加者としてロールを使用オプションが参加者コントロールで有効化されているワークフローでは、以下に説明する動作によって、ユーザのマイタスクまたは利用可能なタスクのビューに表示されるタスクが決定されます:

  • ワークフローでタスク手順が生じた場合、Vault は選択された参加者グループの全ユーザにタスクを割り当てます。この参加者グループは、ワークフローに含まれるレコードのそのロールにいる全ユーザとグループで構成されます。
  • タスクが作成されて割り当てられた後に、既に参加者グループの一部となっているグループにユーザを追加した場合、新たなユーザはタスク割り当てを自動的に受領します。
  • タスクが割り当てられた後に、新たなユーザまたはグループがワークフローに含まれるレコードのロールに追加されると、これらの新たなユーザまたはグループが、共有設定または共有設定の更新ワークフロー手順での手動割り当てによってオブジェクトレコードのロールに追加された場合、タスクを受領します。新たなユーザまたはグループが一致共有ルールで追加された場合は、自動的にタスクを受領せず、新たなユーザまたはグループは、参加者の追加アクション経由でタスク参加者として追加される必要があります。
  • 利用可能なタスクがユーザまたはグループに承諾され、続いて新たなユーザまたはグループが参加者の追加アクション経由で追加されると、新たなユーザまたはグループは、前のユーザまたはグループがリリースするまでタスクを承諾することができません。

日付コントロール

日付コントロールを使うと、ワークフロー開始ダイアログに表示される日付フィールドを設定することができます。後でこの日付をワークフロータスクの期日として使用することができます。

例えば、レビュー期日とラベル付された日付コントロールを作成し、レビューアの参加者コントロールにそれを配置します。レビュー用にワークフロータスクを設定する場合、この日付コントロールをタスクの期日として使用することができます。

フィールドにプロンプトを表示コントロール

このコントロールは、オブジェクトレコードのフィールドを挿入し、ワークフロー所有者はフィールド値を更新することができます。必要に応じて、個別のフィールドを必須にすることを選択できます。フィールドコントロールを使用すると、ワークフロー所有者が、状態が変化する前に確実に情報を入力するようにできるため、ワークフローがレコードをエントリ条件付きのライフサイクル状態に移動させる際に特に便利です。

例えば、マーケティングキャンペーンのワークフローでは、エージェンシコンタクトフィールドを取り込むフィールドコントロールを、必須フィールドとしてワークフロー開始ダイアログに作成します。ユーザがエージェンシの担当者を入力すると、キャンペーンでワークフローを開始できるようになります。

変数コントロール

変数コントロールを使うと、ワークフロー所有者はワークフロー変数に値を設定することができます。これで、ワークフロー設定で分岐の基準として変数値を使用することができます。

変数コントロールを追加する方法

変数コントロールを追加する前に、変数をワークフローに追加する必要があります。これは、ワークフロー詳細ページの変数セクションから行います。

変数コントロールを追加するには:

  1. 開始手順設定で + コントロールの追加をクリックします。
  2. 変数をコントロールタイプとして選択します。
  3. リストから特定の変数を選択します。
  4. 任意の作業: ワークフロー所有者が選択する必要がある場合、必須チェックボックスを選択します。
  5. 任意の作業: 複数の変数を表示したい場合、+ 変数の追加リンクをクリックして、2 つ目の変数の手順を繰り返します。変数を削除するには、 (マイナス) アイコンをクリックします。

開始手順ルール

開始手順ルールは、ワークフロー開始ダイアログに表示されるコントロールを条件付きで変更する方法を提供します。ワークフロー開始ダイアログでワークフロー所有者に不要なコントロールを表示しないようにしたり、特定の条件でコントロールを必須としたりすることができます。そうするには、以下に記載するように論理式 (True/False) を使用してルールを定義します。このルールを使用して、参加者フィールドのプロンプト表示数式のコントロールを非表示や必須にすることができます。

ルールは、個別のコントロール設定でオプションのコントロールにのみ影響する必要があります。必須コントロールを非表示にするルールを作成すると、ワークフローがエラーになる可能性があります。参加者コントロールの場合、定義済みの参加者が参加するワークフローのタスクすべてがオプションの場合、コントロールはオプションとみなされます。

開始手順ルールを作成するには:

  1. 開始手順設定の開始手順ルールセクションで、編集をクリックします。
  2. 開始手順ルールの作成をクリックします。
  3. 開始手順ルールのルールラベルを入力します。
  4. ルールタイプの選択ドロップダウンからルールタイプを選択します。この選択により、式が True を返した場合にルールが有効になります。
  5. コントロールの選択ドロップダウンから、ルールの影響を受けるコントロールを選択します。
  6. この表現が True の場合のボックスに論理式 (True/False) を入力します。フィールド関数、および演算子タブを使用して、オプションの一覧を検索することができます。
  7. 構文を確認するをクリックします。
  8. エラーがなければ、保存をクリックします。

開始手順ルール表現は、Vault の標準表現文法を使用し、True/False を返します。表現が True を返す場合、Vault はワークフロー開始ダイアログのコントロールにルールの影響を適用します。開始手順ルールは、Vault 表現文法でサポートしているすべての標準フィールドタイプをサポートし、数式フィールド、バリデーションルール、その他の表現ベースの機能と同じ構文を使用します。

アクション手順の定義方法

アクション手順は、Vault がオブジェクトレコードに対して自動的に完了するアクションを定義します。例えば、アクション手順はレコードを新しいライフサイクル状態に移行することができます。

アクション手順の設定方法

アクション手順を定義するには:

  1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
  2. タイプアクションに設定します。
  3. 任意の作業: 条件付きで実行を選択して、アクションルールに条件を追加します。
  4. アクションタイプの選択: 状態を変更するか、フィールドを更新するか、関連レコードフィールドを更新します
  5. 任意の作業: アクションの追加をクリックすると、同じルール内に他のアクションも作成できます。ルールが条件付きの場合、これらのアクションは同じ条件を共有します。
  6. 保存をクリックします。

状態の変更アクション

s状態の変更タイプのアクション手順は、オブジェクトレコードを 1 つのライフサイクル状態から別のライフサイクル状態に移行します。例えば、レコードがレビューおよび承認ワークフローに進んだ場合、レビュー中状態に移行させることができます。この状態において、ワークフロー参加者はレビューして裁定を提供します。決定手順の後、レコードは、裁定に応じて、承認済状態に入るか、あるいは下書き状態に戻ります。この設定には、3 つの状態変更のための手順をとる必要があります: 開始手順および 2 つの決定手順です。

状態の変更手順を設定するには:

  1. アクション手順で、状態の変更のタイプを選択します。
  2. 移動先のレコードにライフサイクル状態を選択します。新規状態にエントリ条件がある場合、開始手順のフィールドにプロンプトを表示コントロールを含め、必須フィールドを入力するか、状態変更前に発生するワークフロータスクにフィールドにプロンプトを表示設定を使用する必要があります。
  3. 保存をクリックします。

アクション手順内で状態変更を実行しても、ターゲット状態が既存の状態と同じである場合には、入力条件をチェックしたり、エントリアクションを起動したりしなくなりました。

フィールドの更新アクション

更新フィールドタイプのアクション手順は、式を使用してフィールドを自動的に更新できます。例えば、オブジェクトレコードを承認するワークフローには、承認の有効期限を設定する手順を含めることができます。一つのワークフローに複数のレコードの更新手順を作成することができます。式は、現在のオブジェクト、現在のオブジェクトが送信関係を持つオブジェクト、またはその両方のフィールドを使用することができます。式ビルダーには、ターゲットフィールドによって参照されるオブジェクトのタブがあり、式の特定のレコードを参照するために使用できます。

フィールドの更新手順を設定するには:

  1. アクション手順で、フィールドの変更のタイプを選択します。
  2. フィールドのドロップダウンから更新するフィールドを選択します。
  3. 値に設定フィールドをクリックします。テキスト、ロングテキスト、リッチテキスト、数字および日付フィールドの場合、[フィールド] の式を編集するダイアログが開きます。はい/いいえ、および選択リストフィールドの場合、該当する値を選択します。
  4. 数式を作成します
  5. 保存をクリックします。

関連レコードフィールドの更新タイプのアクション手順は、関連オブジェクトレコードで自動的に指定されたフィールドを更新することができます。このオプションを使用して、はい/いいえ、選択リスト、数字、日付、テキスト、ロングテキスト、リッチテキストフィールドを更新できます。例えば、治験に参加者を追加するワークフローに、関連オブジェクトアプリケーションステータスフィールドをアクティブに自動的に更新する手順を含めることができます。一つのワークフローに複数の関連レコードの更新手順を作成することができます。値を設定するために式を使用する場合、式は、現在のオブジェクト、現在のオブジェクトが送信関係を持つオブジェクト、またはその両方のフィールドを使用することができます。式ビルダーには、ターゲットフィールドによって参照されるオブジェクトのタブがあり、式の特定のレコードを参照するために使用できます。

関連レコードフィールドの更新手順を設定するには:

  1. 関連レコードフィールドの更新のタイプを選択します。
  2. 関連オブジェクトドロップダウンからオブジェクトレコードを選択します。
  3. フィールド選択リストから更新するフィールドを選択します。
  4. 選択した更新するフィールドに応じて、選択リストまたは式フィールドとして値に設定フィールドが表示されます。指定フィールドに入力する値を選択するか、式を入力します
  5. 保存をクリックします。

条件付きアクション

アクション手順の効果を条件付きにすることができます。条件付きアクションを使用すると、レコード属性およびタスク裁定に基づく異なる結果を許可するようワークフローを設定することができます。

条件を定義する方法

条件を定義するには:

  1. ルールを条件付きで実行に設定します。
  2. 条件タイプを選択します。
  3. 任意の作業: 条件の追加をクリックして、ルールに追加の条件を作成します。Vault がアクションを実行するには、レコードがルールの条件をすべて満たす必要があります。

Vault では、すべてのルールがレコードごとに順番に、適用されます。条件付きルールを定義する際はこの順番に留意してください。

条件タイプ

  • タスクは前のタスク手順の裁定を参照します。この条件タイプに対するワークフロー手順、演算子、および裁定ラベルを選択します。
  • フィールドはドキュメントのフィールド値を参照します。この条件タイプに対するドキュメントフィールド、演算子、およびフィールド値を選択します。

タスク手順を定義する方法

タスクのワークフロー手順は、特定の参加者グループのユーザにタスクを割り当てます。タスクには、単純なもの (「レビューと確認」の指示) も複雑なもの (選択する裁定および入力するフィールド) もあります。

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. プレースホルダー手順をクリックします。
  3. タイプワークフロータスクに設定し、必要な場合はタグを適用します。
  4. タスクを特定するためのタスクラベルを入力します。
  5. タスクの割り当て先で、ワークフロー所有者または参加者グループを選択します。使用可能な参加者グループは、ワークフローの開始手順で定義されます。
  6. タスクの割当先の下で、参加者グループのすべてのユーザに割り当てるまたは参加者グループのすべてのユーザが使用できるようにするのいずれかを選択します。
  7. タスク所有者向けの指示を入力します。これらは、ホームタブとオブジェクトレコードの詳細ページにタスクとともに表示されます。トークンを使用して、手順に関連するデータを動的に追加することができます。
  8. タスク要求を選択します。タスクが必須の場合、ワークフロー所有者はワークフロー開始時にタスクを参加者グループに割り当てる必要があります。タスクが任意の場合、ワークフロー所有者はワークフロー開始時に参加者グループを選択するかどうかは任意となります。
  9. 任意の作業: 任意ワークフロー所有者にこのタスクの受領を許可しないを選択します。このオプションは、ワークフロー所有者がタスクに割り当てられたグループに属していなくても、タスクをワークフロー所有者に対して利用できなくします。タスクの割り当て先ワークフロー所有者を選択した場合、このオプションは表示されません。
  10. 任意の作業: 項目を確認せずにタスクを完了するチェックボックスを選択し、タスク参加者がホームタブのタスクビューから直接タスクを完了できるようにします。
  11. 任意の作業: 1 つ、または複数の以前のタスクを以前のタスクに関する情報の表示ドロップダウンのワークフローから選択し、タスク参加者がホームタブのタスクビューで完了日や裁定を確認できるようにします。
  12. 任意の作業: 期日を選択します。期日の詳細をご確認ください。
  13. 任意の作業: 共有設定の更新で、タスクのトリガーイベントに基づいて、ロールのユーザを共有設定から削除または追加するルールを定義します。以下の共有設定の更新詳細をご確認ください。
  14. 任意の作業: コメントのプロンプト表示を選択し、コメントフィールドのラベルを入力します。必須を選択して、コメントを追加しないと続行できないことをユーザに示します。このオプションにより、タスク所有者がコメントを提供できるように、タスク完了ダイアログにテキストフィールド (最大 500 文字) が挿入されます。
  15. 任意の作業: フィールドのプロンプト表示とオブジェクトフィールドを選択します。このオプションはオブジェクトレコードのフィールドを挿入し、タスク所有者は、タスクを完了する際にフィールド値を更新することができます。必須を選択して、フィールドに入力しないと続行できないことをユーザに示します。その他のフィールドのプロンプト表示が必要な場合は、フィールドの追加をクリックします。
  16. 任意の作業: このタスクを行っているユーザが電子署名をする必要がある場合は、電子署名のプロンプト表示を選択します。
  17. 任意の作業: 裁定にプロンプトを表示を選択します。この設定をすると、タスクを行っているユーザは裁定を選択する必要があります。裁定をワークフロータスクを省略に設定することもできます。
  18. 任意の作業: 通知で、タスク所有者に自動通知を送信する際に使用する通知テンプレートを選択します。前のタスクの裁定とコメントを含めるを選択し、タスクの選択フィールドで前のタスクを 1 つ以上選択することができます。
  19. 任意の作業: タスクアラートを追加します。タスクアラートを使用すると、オープンタスクについて送信する通知を設定することができます。詳しくは以下を参照してください。
  20. 任意の作業: カスタムアクションで、このタスク手順を実行するカスタムアクションを選択します。これらのアクションは、固有のビジネスニーズに合わせて Vault Java SDK を使用して組織が作成します。これらのアクションの詳細は、Vault 管理者にお尋ねください。カスタムアクションの開発に関心をお持ちの場合は、開発者ポータルをご覧ください
  21. 任意の作業: タスクを非同期的に完了を選択したら、ドロップダウンから次の代替手順を選択します。この手順の詳細は、以下をご覧ください。
  22. 保存をクリックします。

ワークフロータスクの省略

無関係なタスクの完了を中止して、ワークフロータスクを省略することができます。ユーザが省略の対象として裁定を選択すると、Vault は適切なタグが適用されている他のすべてのワークフロータスクをキャンセルします。例えば、承認者グループのユーザのうち 1 人だけがドキュメントを承認する必要がある場合、ユーザの 1 人がドキュメントを承認したら、Vault はグループの他のすべてのユーザに対して承認タスクをキャンセルします。これを設定するには:

  1. 詳細で省略したいワークフロータスクにタグを適用します。
  2. タグ付けされたタスクを省略するを選択します。
  3. 省略したいタスクに関連付けられているタグを選択/作成します。
  4. 保存をクリックします。

タスク割り当て

参加者グループのすべてのユーザに割り当てるを選択すると、参加者グループのすべてのユーザにタスクが割り当てられます。そのグループの全ユーザが、タスクを完了する必要があります。参加者のコントロールでグループを選択する場合、ワークフロー所有者にはすべてのユーザに割り当て済みラベルが表示されます。

参加者グループのすべてのユーザが使用できるようにするを選択すると、参加者グループのいずれのユーザにもタスクが提供されます。グループの全ユーザがタスクを受け取ることができますが、全ユーザがタスクを完了する必要はありません。参加者のコントロールでグループを選択する場合、ワークフロー所有者にはどのユーザでも利用可能ラベルが表示されます。

  • 同じ参加者のコントロールが、複数のタスクで使用され、さらにそれらのタスクで異なるタスク割り当てオプションを使用している場合、ワークフロー所有者には、開始ダイアログにすべてのユーザに割り当て済みまたはどのユーザでも利用可能ラベルが表示されます。
  • ワークフロー所有者が割り当てられた参加者グループの属しているものの、タスクの受領が制限されている場合、ワークフロー所有者はタスクを受領しません。

タスクアラート

タスクアラートを使用すると、オープンタスクについて送信する通知を設定することができます。タスクアラートを設定するには:

  1. アラームの通知テンプレートを選択します。詳しくは通知テンプレートをご覧ください。
  2. 受領者として最大 5 つの特定のグループを選択します (ワークフロー所有者とタスク所有者を含む)。アラームを送信する時点で利用可能なタスクを引き受けるユーザがいない場合は、すべてのタスク所有者がアラームを受け取る可能性があります。
  3. アラームに送信日を選択します。アラームを送信する日付は、タスク期日またはタスク作成日から指定された日数となります。例えば、タスク期日の 1 日前にタスクを完了するようにユーザに通知することができます。タスクアラートは Vault タイムゾーンを使用します。
  4. 任意の作業: タスクアラートの追加をクリックして別のアラームを追加します。最大 5 つまでアラームを追加することができます。
  5. 保存をクリックします。

期日

タスクの期日は以下に基づくことができます:

  • ワークフロー開始手順の日付コントロール
  • オブジェクトの日付フィールド: タスク期日を計算することでオフセットすることができます。Vault はタスクを作成する時間でフィールド値を使用し、フィールド値が変更した場合は期日を更新しません。このオプションは複数レコードのワークフローでは使用できません。
  • タスク作成日またはワークフロー開始日: タスク期日を計算することでオフセットすることができます。

期日は日付のみで、時間コンポーネントは含みません。タスクの期日ステータスはユーザのタイムゾーンに基づきます。

計算されたタスク期日

ワークフローのタスク期日を選択する際に、計算されたタスク期日を設定することができます。これを使用すると、Vault は自動的にタスク期日を計算し、ワークフロー所有者の入力が不要となります。計算されたタスク期日を設定するには:

  1. 期日ドロップダウンリストからワークフロー開始日タスク作成日期日 (開始手順で定義)、または日付タイプのオブジェクトフィールドを選択します。ワークフロー開始日またはタスク作成日を選択すると、時間は管理者が設定した Vault のタイムゾーンに基づきます。
  2. 日付オフセット演算子として + または - のいずれかを選択します
  3. 最大 365 日の日付値を選択します。
  4. オプション: 期日が日付タイプのオブジェクトフィールドによって制御されている場合は、日付フィールドの更新時に有効なタスク期日を更新有効なタスク期日を更新チェックボックスをオンにして、制御するフィールドが更新されるたびにこのタスクの期日を更新します。このオプションを選択した場合、Vault は期日の手動更新を許可しません。例えば、期日がリリース日フィールドによって制御されている場合、このチェックボックスを選択すると、リリース日フィールドが更新されるたびにこのタスクの期日が更新されます。この方法でタスク期日の変更が発生すると、Vault は変更をシステムとして監査し、タスクの最終変更フィールドを更新します。

共有設定の更新

タスク手順の共有設定の更新セクションでルールを設定し、タスク手順中に共有設定を管理することができます。共有設定の更新ルールを定義するには:

  1. タスク手順で、共有設定の更新セクションに進みます。
  2. ルールの追加をクリックします。
  3. イベントの選択ドロップダウンで、タスク手順のトリガーイベントを選択します。タスクの割り当て、完了、取り消し、または別のユーザからの再割り当ての共有設定変更をトリガーするよう選択できます。
  4. 演算子の選択ドロップダウンで、トリガーイベント時にロール割り当てを追加するまたは削除するかどうかを選択します。
  5. ロールの選択ドロップダウンで、ルールの影響を受けるロールを 1 つまたは複数選択します。各トリガーイベントは、ルール定義の相反を防ぐため、ロールに一度しか影響を及ぼしません。
  6. 任意の作業: ルールの追加をクリックして、追加ルールを定義します。

タスク再割り当て元イベントオプションは、現在のタスク所有者ではなく、タスクの再割り当て元のユーザの共有設定を更新します。

裁定の設定方法

裁定を使うと、タスク所有者は、タスクの実施中に推奨または決定を示すことができます。ワークフロータスクの結果に基づいて分岐するワークフローを作成したい場合は、決定手順が後で使用する裁定を設定する必要があります。

  1. 裁定の追加をクリックして各裁定を作成します。
  2. 裁定を選択した際にユーザに表示される裁定ラベルを入力します。
  3. 任意の作業: 裁定でその他のワークフロータスクを省略したい場合は、タグ付けされたタスクを省略するを選択します。
  4. 任意の作業: コメントの追加をクリックし、コメントフィールドのラベルを入力します。必須を選択して、コメントを追加しないと続行できないことをユーザに示します。このオプションにより、タスク所有者がコメントを提供できるように、タスク完了ダイアログにテキストフィールド (最大 500 文字) が挿入されます。
  5. 任意の作業: この裁定を選択しているユーザがキャパシティを提供する必要がある場合は、キャパシティの追加を選択します。詳しくは以下を参照してください。
  6. 任意の作業: この裁定を選択しているユーザが電子署名をする必要がある場合は、電子署名の追加を選択します。詳しくは以下を参照してください。
  7. 任意の作業: 理由の追加をクリックします。理由ラベルを入力します。ユーザが特定の裁定を選択する際に理由を選択するよう求めるため、必須チェックボックスを選択します。理由値を追加します。ラベルが選択リストフィールドに表示され、値が選択リスト内に表示されます。
  8. 任意の作業: フィールドプロンプトの追加とオブジェクトフィールドをクリックします。このオプションはオブジェクトレコードのフィールドを挿入し、タスク所有者は、特定の裁定を選択する際にフィールド値を更新することができます。必須を選択して、フィールドに入力しないと続行できないことをユーザに示します。その他のフィールドのプロンプト表示が必要な場合は、フィールドの追加をクリックします。
  9. すべての裁定の設定が終了したら保存をクリックします。

キャパシティの設定方法

裁定にはキャパシィフィールドを含めることができ、これによりユーザはタスク裁定にその他のコンテキストを提供することができます。

  1. キャパシティの追加を選択します。
  2. 職務フィールドのキャパシティラベルを入力します。
  3. 任意の作業: ユーザに職務の選択を義務付けるため、必須チェックボックスを選択します。

キャパシティの値を追加します。ユーザがタスクを完了すると、これらの値を含むドロップダウンでキャパシティラベルが表示されます。

電子署名の設定方法

電子署名のプロンプトをワークフロータスクまたは裁定に追加すると、タスクを行っているユーザまたは裁定を選択しているユーザは、ログイン認証情報を入力して電子署名をする必要があります。署名タイプオプションを使うと、管理者は、ライフサイクル状態のエントリアクションを使用して、関連オブジェクトレコードが新しい状態に移動した際に、特定のタイプの電子署名を保存し、他のタイプを廃版にすることができます。電子署名の管理については、オブジェクト電子署名の管理をご覧ください。

  1. 電子署名の追加を選択します。
  2. 任意の作業: 選択リストから署名タイプを選択します。
  3. ユーザ向けに指示を入力します。

非同期タスクの完了について

タスクを非同期的に完了オプションを使うと、他のワークフロータスクやプロセスに影響を及ぼすことなく個別のタスクを完了することができます。ワークフローでエラーが発生した場合は、ユーザが選択する代替ワークフロー手順が実行されます。

組織が 100 人を超えるユーザに定期的に割り当てるタスクに対してこの機能を使用することが推奨されます。このオプションを有効にする前に Vault 担当者にご相談ください。このオプションは複数レコードのワークフローでは使用できません。

決定手順の定義方法

決定ワークフロー手順を使うと、前のタスク手順の裁定、オブジェクトレコードのフィールド値、またはワークフロー所有者が設定した変数値に基づいて、ワークフローは別々のパスに分散します。

分岐にルールを定義する際には、最も厳格な制限ルールから開始します。Vault は、設定された順にルールを評価します。「true」と評価される最初のルールが、ワークフローがたどるパスです。

決定手順を設定するには:

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. プレースホルダー手順をクリックします。決定が裁定に基づく場合、この手順は、裁定を含むワークフロータスクの後にくる必要があります。
  3. タイプ決定に変更します。
  4. ルールの作成をクリックします。最大 30 件のルールを作成できます。Vault は自動的に「その他」ルールを含みます。これは、オブジェクトレコードがルール条件のいずれも満たさない場合にどうなるかを定義します。
  5. 各ルールが、フィールドタスク、または変数に基づくように選択します。ルールがフィールドに基づく場合、オブジェクトフィールド、演算子、フィールド値を選択します。ルールが裁定に基づく場合、特定のワークフロータスク、演算子、裁定ラベルを選択します。ルールが変数に基づく場合、変数、演算子、変数値を選択します。その後の後に、オブジェクトレコードがルールに一致する場合は、ワークフローが進む次の手順を選択します。
  6. その他ルールを定義します。Vault は自動的にこのルールを含めます。これは、オブジェクトレコードがルール条件のいずれも満たさない場合にどうなるかを指定します。

結合手順の定義方法

結合のワークフロー手順を使うと、ワークフロー内の 2 つの別々のパスをマージすることができます。分岐するワークフロー、または並行手順を含むワークフローでこの手順を使用します。例えば、レビューおよび承認のワークフローは、ワークフロータスクの裁定に基づいて分岐するため、オブジェクトレコードは、承認済状態に進むか、下書き状態に戻ります。状態変更手順の後に、ワークフロー所有者にプロセスが完了したことを伝える通知手順を 1 つ設定することができるように、分岐を結合します。

結合手順を設定するには:

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. プレースホルダー手順をクリックします。
  3. タイプ結合に変更します。
  4. 保存をクリックします。
  5. ワークフローの概要が完成していない場合、次の手順として結合を指すように前の手順を編集します。

共有設定の更新手順を定義するには

共有設定の更新手順を使用すると、ワークフロー参加者を共有設定の特定のロールに追加または削除することができます。例えば、オブジェクトレコードを承認するワークフローで、通常は確認者ロールに割り当てられていないユーザからの追加レビューが必要になる場合があります。この手順を使用して、ワークフロー参加者をこの特定のインスタンスに対する確認者ロールに追加することができます。参加者がタスクを完了したら、別の手順を設定して参加者を確認者ロールから削除できます。

共有設定の更新手順を設定するには:

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. プレースホルダー手順を作成します。
  3. タイプ共有設定の更新に変更します。
  4. ワークフロー参加者選択リストからワークフロー参加者を選択します。
  5. アクションフィールドから、ラジオボタンを使用して参加者を追加または削除します。
  6. ロール選択リストから、適用されるロールを選択します。
  7. 保存をクリックします。

タスク手順でも共有設定を更新することができます。

通知手順の定義方法

通知手順を使うと、ワークフロー中のさまざまなポイントで、メールと Vault 内メッセージをワークフロー参加者に送信することができます。例えば、ワークフローが完了したことを知らせるために、最終手順としてワークフロー所有者に通知を送信することができます。また、裁定に基づいて、最終決定の内容を知らせるために、決定手順後にレビューアに通知を送信することもできます。

タスクがあることをタスク所有者に警告するために、別の通知手順を設定する必要はありません。ワークフロータスク手順内に、通知を含めるための設定があります。

通知手順を設定するには:

  1. ワークフローページからワークフローを開きます。
  2. プレースホルダー手順をクリックします。
  3. タイプ通知に変更します。
  4. メッセージテンプレートを選択します。これらは前もって、管理者 > コンテンツ設定 > メッセージで設定できます。
  5. 受領者を選択します。オプションには、ワークフロー所有者、開始手順で定義した参加者グループ、またはオブジェクトレコードの共有設定のロールが含まれます。
  6. 任意の作業: 前のタスクの裁定とコメントを含めるチェックボックスを選択し、タスクの選択フィールドで前のタスクを 1 つまたは複数選択します。
  7. 保存をクリックします。

システムアクション手順の定義方法

現在のリリースでは、ほとんどの有効なアプリケーション固有のシステムアクションは、クリニカルオペレーション Vault のマイルストーン依存性モニタリングイベント、および RIM アプリケーション Vault のコンテンツプランに固有です。

すべての Vault に対して、関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認するシステムアクションも使用可能です。以下の設定詳細をご覧ください。

カスタムシステムアクションは、Vault Java SDK レコードアクションを使用しても作成することができます。コードが Vault にアップロードされたら、ドロップダウンから選択します。開発者ポータルでレコードアクションの詳細をご覧ください。

Clinical Operations Vault のシステムアクション

更新済み依存性の適用
詳細はマイルストーン管理をご確認ください。
モニタリング報告書の必須の回答とコメントを確認するモニタリングイベント参加者の提供モニタリングイベントアクティビティの提供
詳細については、モニタリング報告書の管理をご覧ください。
問題の提供
詳細については、問題管理の管理をご覧ください。
テンプレートからの関連ドキュメントの作成
このシステムアクションは、選択されたテンプレートからドキュメントを作成し、そのドキュメントを自動的にオブジェクトレコードに関連付けます。
支払項目の生成支払請求の生成
システムアクションは、すべての Clinical Operations Vault に表示されますが、Vault Payment アドオン製品が有効化されている Vault でのみ動作します。Vault Payment の設定で詳細をご確認ください。
ドキュメント調整の実行
このシステムアクションは、すべての Clinical Operations Vault に表示されますが、Veeva Site Connect が有効化されている Vault でのみ動作します。ドキュメント調整の設定で詳細をご確認ください。

RIM Vault のシステムアクション

コンテンツプランの作成
詳細については、サブミッションコンテンツプランニングの設定をご覧ください。
コンテンツプランの高度なコピーコンテンツプランからのバインダー作成コンテンツプラン階層状態の変更
詳細については、ライフサイクルを使用してコンテンツプランを管理するをご覧ください。
有効なドシエを入力有効なドシエの更新, 有効なドシエアイテム国ステータスを設定
詳細については、有効なドシエ設定をご覧ください。

オブジェクトレコードに関連付けられているすべてのドキュメントで、ワークフロー参加者グループのすべてのユーザが指定されたアプリケーションロールの 1 つ以上のメンバーであることを確認するワークフロー手順を設定できます。Vault はドキュメントアプリケーションロールに対するユーザのメンバーシップからコンテンツの表示権限などの権限を確認し、参加者アクセス確認結果ワークフロー変数の情報を取得します。設定されている場合、Vault は参加者アクセス確認結果オブジェクト通知テンプレートを使用して、ワークフロー所有者に 1 つまたは複数のドキュメントへのアクセス権限がないユーザを特定する通知を送信することができます。

参加者アクセス確認手順の設定

関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認するは、すべてのアプリケーションおよびプラットフォーム Vault 内のオブジェクトワークフローの一種のシステムアクションです。設定するには:

  1. ワークフローにシステムアクション手順を追加します。関連ドキュメントに対して必要な権限がない可能性があるユーザにワークフロータスクを割り当てる前に、この手順を追加することが推奨されます。
  2. システムアクションドロップダウンから関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認するを選択します。
  3. Vault がドキュメントへのアクセス権限を確認する参加者グループを選択します。
  4. 次の中のメンバーシップを確認するアプリケーションロールを選択します。Vault は、選択されたグループ内のすべてのユーザが、チェックされたすべてのドキュメントに対しこれらのアプリケーションロールの 1 つ以上のメンバーであるかどうかを確認します。必要に応じて複数のアプリケーションロールを選択することができます。
  5. 評価するドキュメント関係を選択します。必要に応じて複数の関係を選択することができます。

参加者アクセス決定手順の設定

ユーザが関連ドキュメントに対してアクセス権限を持つかどうかを取得し、追跡するための方法として、決定手順に参加者アクセス確認結果ワークフロー変数を選択することができます。これを設定するには:

  1. ワークフローに決定手順を追加します。この手順は、参加者アクセス権限を確認するシステムアクション手順の直後に実行されます。
  2. ルールセクションで、最初のドロップダウンから変数条件タイプを選択します。
  3. 2 番目のドロップダウンで参加者アクセス確認結果変数を選択します。この変数は、空白 (Is blank) および空白でない (Is not blank) 演算子のみをサポートしています。

ユーザに 1 つ以上のドキュメントに対するアクセス権限がなかった場合、Vault はワークフロー変数に空白でない (is not blank) の値を入力します。ワークフロー変数が空白 (is blank) の場合、すべてのユーザがすべての関連ドキュメントに対して必要なアクセス権限を持っています。ただし、空白 (is blank) がワークフロー設定が正しくないことを意味している場合もあります。

通知テンプレートの定義

ワークフローで参加者アクセス権限を確認するオブジェクト通知テンプレートを使用して、ワークフローの実行中にどのドキュメントに対するアクセス権限がどのユーザになかったかをワークフロー所有者に知らせる通知を送信することができます。このテンプレートのトークンは、参加者アクセス確認結果ワークフロー変数を参照します。

通知には、指定されたアプリケーションロールに割り当てられていないユーザのリスト、およびそれらのユーザがアクセス権限を持たないドキュメントがドキュメント番号やバージョンも含めて記載されます。通知では、最大 30 件の結果に対する問題の詳細が示されます。31 件目以降については、最初の 30 件が解決された後で、次の参加者のアクセス権限確認ワークフローアクションで問題が報告されます。通知には、発生した問題の合計件数は記載されません。

ワークフローの終了手順を定義する方法

デフォルトでは、すべての新規ワークフローに終了手順が含まれますが、誤ってデフォルトの手順を削除してしまった場合には、新規手順を作成することができます。終了手順は、Vault が、これ以上手順がないことを理解し、進行中のワークフローを終了する手段です。

次のワークフローを開始

プロセスによっては、ワークフローの完了時に、ワークフロー参加者が同じオブジェクトレコードに別のワークフローを開始できるようにすることが有益である場合があります。終了手順の設定で、ワークフローの終了時に「次のワークフローを開始」を表示するを選択すると、ワークフローで最後のタスクを完了したユーザは、次のワークフローを開始ダイアログ経由で直ちに別のワークフローを開始することができます。ダイアログを表示するには、ユーザにワークフローの開始権限が必要です。このダイアログは複数レコードのワークフローでは使用できません。

変数

ワークフローの設定時に、分岐ワークフローを作成するために決定手順を評価する際に使用する変数を含めることができます。ワークフロー所有者は、ワークフローを開始する際にこれらの変数の値を設定します。ワークフロー変数と決定手順を使用すると、複数のワークフローを設定せずに Vault はわずかな違いに対応できます。例えば、組織は 1 つのレビューワークフローに、場合によっては追加タスクを含めることができます。

変数を定義する方法

ワークフロー変数を定義するには:

  1. ワークフロー詳細ページに進み、変数セクションに移動します。
  2. 変数の追加をクリックし、データタイプ (はい/いいえ選択リストテキスト) を選択します。
  3. 変数のラベルを入力します。この情報は、ワークフロー開始時にワークフロー所有者に表示されます。
  4. 選択リストのデータタイプについて、選択リストオプションを入力します。
  5. 保存をクリックします。

使用例

オブジェクトレコードに二次的承認が必要かどうかをワークフロー所有者に質問し、必要な場合にその手順に分岐するワークフローを定義するには、以下を行います。

  • はい/いいえデータタイプを使用して、二次的承認の変数をワークフローに定義します。
  • 二次的承認変数を参照する開始手順に変数コントロールを追加します。
  • 二次的承認はいに設定されていればルールが承認 2 タスク手順にワークフローを送信し、二次的承認いいえに設定されている場合にはその手順をスキップする決定手順を作成します。

制限

  • 1 つのワークフローに含めることができる変数は 25 個までです。

キャンセルアクション

デフォルトで、ユーザがワークフローをキャンセルすると、Vault はすべての未完タスクを削除し、すべての参加者に通知し、ワークフローコンテンツを適切な状態に戻します。別のキャンセル動作を追加する場合は、ワークフロー詳細ページのキャンセルアクションセクションでアクションを設定します:

  1. ワークフロー詳細ページのキャンセルアクションセクションで、編集をクリックします。
  2. ルールの作成をクリックします。
  3. 任意の作業: 条件付きで実行を選択して、アクションに条件を追加します。
  4. ドロップダウンでアクションを選択します。システムメッセージの送信アクションは、メッセージテンプレートを使用してシステムメッセージを送信します。レコードフィールドの更新アクションは、数式にしたがってフィールドを更新します。レコードから電子署名を削除するアクションは、ワークフロー内のオブジェクトレコードに適用されているすべての電子署名をキャンセルします。ここには他のアクションも一覧表示されています。これらは、特定のビジネスニーズに合わせて Vault Java SDK を使用して組織が作成したものです。これらのアクションの詳細は、Vault 管理者にお尋ねください。
  5. システムメッセージの送信アクションを選択した場合は、メッセージテンプレートのドロップダウンからメッセージの設定を選択し、受領者のドロップダウンから適切な参加者またはロールを選択します。
  6. レコードフィールドの更新アクションを選択した場合は、アクション手順の通りに更新を設定することができます。
  7. 任意の作業: アクションの追加をクリックしてその他のキャンセル動作を追加します。
  8. 保存をクリックします。

ワークフローを検証 & 有効化する方法

手順の定義が終了したら、ワークフローを有効化する必要があります。

  1. ワークフローページでワークフローをクリックします。
  2. 設定を有効にするをクリックします。
  3. Vault は、ワークフローを検証し、無効な場合には通知を送信します。バリデーションでエラーがあった場合には、ワークフローを修正して再試行します。

ワークフローを有効化したら、特定のライフサイクル状態にユーザアクションを作成して、ユーザにワークフローの開始を許可する必要があります。ワークフロー詳細ページの開始状態フィールドに、Vault は現在のワークフローが開始できるすべてのライフサイクル状態を表示します。

オブジェクトレコード共有

オブジェクトに動的アクセスコントロールを有効化している場合、Vault は、参加者コントロールで割り当てられたユーザが特定のオブジェクトレコードにアクセス権限を有しているかをチェックしません。ユーザは、タスク所有者が完了できないタスク割り当てがあるワークフローを開始することができます。ワークフローを設定する際に、この制限に留意しておくようにしてください。

ワークフローのバージョニング

ワークフローが有効で、ユーザにそれを使用可能にするユーザアクションがある場合、ワークフローを編集しても「有効な」ワークフローを編集できません。編集を開始すると、Vault はワークフローのステータスを自動的に編集に更新します。ワークフローがこのステータスにある間、ユーザは引き続き、オブジェクトレコードでワークフローインスタンスを開始することができます。そのワークフローインスタンスは、ワークフローが編集ステータスに入る前の設定を使用します。ワークフローを再検証し、ステータスを有効に変更したら、新規設定が「有効」バージョンとなります。ただし、ワークフローの編集中に開始したワークフローインスタンスは、引き続き前回のバージョンを使用します。

特定のワークフローインスタンスが、前のワークフロー設定を使用したか、または新規設定をしたかを確認する必要がある場合があります。オブジェクトレコードの監査証跡でワークフローインスタンスの開始時間を確認し、新規ワークフロー設定がシステム監査履歴で有効化された時間と比較することで確認できます。