さまざまな方法でチェックリストをデザインすることができます。チェックリストの有効化と設定の詳細ついては、チェックリストの設定ご覧ください。
依存性
チェックリストは、多項選択式フィールドに基づいて質問またはセクションの依存関係をサポートします。例えば、「はい/いいえ」の質問に「はい」と回答すると、一連のフォローアップの質問が表示され、「いいえ」と回答すると無関係の質問は表示されません。依存関係の質問またはセクションを作成できるということとは、関係のない質問が表示されないため、よりシンプルで回答時間が短いチェックリストを設定することができるということです。
質問の依存関係を定義するには、コントロール質問と依存関係の質問またはセクションを最初に設定する必要があります。それらを設定した後、依存関係を作成し、それらの質問を参照できます。
依存関係が満たされていないために質問まてゃセクションが表示されない場合、Vault は自動的にレビューページで該当項目を非表示にします。
制限
質問の依存性には複数の制限があります:
- 最大 3 つのレベルの依存性しか設定することができません。例えば、Q1.1 が Q1 に依存し、かつ Q1.1.1 が Q1.1 に依存し、さらに Q1.1.1.1 が Q1.1.1 に依存する場合、依存性が 3 レベルあることになります。
- コントロール質問は、ラジオボタンまたはドロップダウンリスト (チェックリスト回答タイプ) のいずれかの質問タイプの多項選択式質問でなければなりません。コントロール質問は、チェックボックスのチェックリスト回答タイプを持つ多項選択式質問にすることはできません。
- コントロール質問は、依存性質問と同じセクションにある必要があります (同じセクションデザインレコードに関連)。
- コントロール質問は、所属するセクションをコントロールしてはなりません。
- 依存関係セクションは、コントロール質問をそれぞれ 1 つしか持つことができません。
依存性を設定するには
依存関係質問またはセクションを設定するには:
- 依存性デザインレコードを作成する前に、コントロール質問と依存性質問両方に質問デザインレコードを作成し、さらにコントロール質問には利用可能な回答レコードも作成します。依存性を設定する前にチェックリストにすべての質問と回答を作成することが推奨されます。
- 依存性デザインのレコードリストに進みます。チェックリストデザインオブジェクトのページレイアウトが関連ドキュメントセクションを表示するよう設定されている場合、チェックリストデザインレコードから開始することが推奨されます。
- 新規依存性デザインレコードを作成します。
- 依存関係質問または依存関係セクションを選択します。
- 依存関係質問またはセクションの動作を選択しますセクション。現在のリリースでは、利用可能な動作オプションは表示のみです。
- チェックリストフィールドで、関連するチェックリストデザインを選択します。コントロール質問、回答および依存性質問のオプションは、選択すると自動的にフィルタリングします。
- コントロール質問にコントロール質問、依存関係質問または依存関係セクションおよび回答を選択します。手順 5 に定義された操作は、回答者がコントロール質問に定義された回答を選択した場合にのみ表示されます。
- 保存をクリックします。
Note: コントロール質問、依存関係質問、依存関係セクションおよび回答はオブジェクトレコードの自動命名を使用し、Vault は、依存性デザインレコードの設定時に、各レコードの名前を表示します。この設定を完了する際には、質問と回答の詳細 (質問テキストなど)を作成しておくことが推奨されます。
スコアリングと重み付け
チェックリストのスコアリングと重み付けをご覧ください。
質問ライブラリ
よくある質問にライブラリ質問レコードを作成することで、チェックリストデザイン質問の作成を簡素化することができます。ユーザが新規質問デザインレコードを作成すると、ライブラリ質問選択することができるようになり、Vault はすべてのライブラリ質問の値 (許可済みドキュメントや必須ドキュメントの値を含む) を新たに作成された質問に初期化します。また、Vault は、許可済みドキュメントや必須ドキュメントで設定された複数選択の質問の利用可能な回答デザインレベルの値をデフォルト設定します。初期化された値はすべて編集可能で、質問デザインはライブラリ質問とは紐づけられません。
ライブラリ質問の作成方法
新規ライブラリ質問を作成するには、新規ライブラリ質問レコードを作成するだけです。フィールドは、質問デザインレコードの作成時と同じです。多項選択式の質問の場合、質問を作成した後に利用可能な回答デザインレコードも作成する必要があります。これは、Vault がライブラリ質問からこれらのレコードをコピーしないためです。オプションで、ライブラリ質問レコードの質問ガイダンステキストを含めることができます。
ライブラリ質問の使用方法
新規質問デザインの作成時にライブラリ質問を使用するには、通常通り質問デザインレコードを作成します。質問タイプを選択したら、レコード詳細ページが表示されます。さまざまなフィールドに入力するのではなく、ライブラリ質問フィールドのレコードを選択します。必要に応じて、ライブラリ質問から読み込まれた値を編集することができます。
多項選択式質問の回答タイプ
多項選択式質問の回答形式を設定するにはいくつか方法があります:
- ラジオボタン
- 希望する回答の横にあるラジオボタンを選択することで、一覧から回答を選択することができます。最大選択可能回答の値を「1」に設定する必要があります。
- ドロップダウンリスト
- ドロップダウンリストから回答を選択することができます。最大選択可能回答の値を「1」に設定する必要があります。
- チェックボックス
- 各回答横にチェックボックスを設定することで複数の回答を選択することができます。最大選択可能回答は、その質問の利用可能な回答デザインレコードの数以下の値 (最大 10) を持つようにしなければなりません。
参考資料
各質問設計レコードには、最大 5 つの設計参照ドキュメントの質問を追加することができます。各設計参照ドキュメントの質問レコードは、Vault 内のドキュメントを示し、質問の下のリンクで表示されます。質問の回答者はリンクをクリックして、すべての UI 要素が非表示の状態で、ドキュメントをポップアップウィンドウで確認することができます。各ドキュメントのバージョンを選択し、質問の下に表示される順序を選択することができます。
ウェルカムシステムメッセージ
Vault の各チェックリストタイプには、チェックリストデザインごとにカスタマイズできる対応するウェルカムシステムメッセージテンプレートがあります。設定されている場合、ウェルカムシステムメッセージがチェックリスト回答者に送信され、チェックリストを完了することが割り当てられていることのアラートを受け取ります。
ウェルカムシステムメッセージをカスタマイズするには、チェックリストデザインレコードの次のフィールドを更新します。
- ウェルカムメール件名
- ウェルカムメールテキスト
- ウェルカムシステムメッセージテキスト
注: チェックリストのウェルカムシステムメッセージをカスタマイズする前に、管理者による設定が必要です。
チェックリストのプレビュー
チェックリストデザインの承認と、ユーザにインスタンスの作成開始を許可する前に、全チェックリストをプレビューすることができます。プレビューは双方向型で、依存性のテストや利用可能な回答の検証が行えます。集計チェックリストがはいに設定されているチェックリストデザインの場合、このアクションは使用できません。
チェックリストをプレビューする方法
チェックリストをプレビューするには:
- チェックリストデザインオブジェクトレコードの詳細ページで、アクションメニューからプレビューチェックリストテンプレートを選択します。
- チェックリストのデザインプレビューが開いたら、質問をクリックして、コメント、添付ファイル、ドキュメント設定オプションのプレビューなどの回答を提供できます。各ページ (セクション) に進むこともできます。
- プレビューが終わったらウィンドウを閉じます。Vault は回答を保存しません。
チェックリストデザインのコピー
すべての関連レコードと一緒にチェックリストデザインをコピーして、同じデザインに基づく新規チェックリストを作成することができます。チェックリストデザインのディープコピーユーザアクションを使用する前に、管理者が下書きまたは承認済みチェックリストデザインライフサイクル状態にこのアクションを設定する必要があります。このアクションは、集計チェックリストがはいに設定されているチェックリストデザインでは使用できません。
チェックリストデザインをコピーするには:
- 管理者 > 企業管理者 > チェックリストテンプレートに進み、チェックリストデザインを選択します。
- アクションメニューからチェックリストデザインのディープコピーを選択します。
- チェックリストデザインのコピーダイアログで、チェックリストの新規コピーに必要なフィールドの情報を入力します。
- 保存をクリックします。
チェックリストのコピーが完了すると通知が届きます。
チェックリストのバージョン管理での作業
チェックリストタイプレベルでチェックリストのバージョン管理を有効にできます。バージョン管理が有効になっているチェックリストタイプの場合、チェックリストデザインマスターレコードは、最初のチェックリストデザインバージョン (バージョン0) に対して作成されます。チェックリストデザインの新しいバージョンを作成すると、チェックリストデザインマスターはそのデザインのバージョンのリストを表します。
バージョン管理されたチェックリストデザインの場合、下書き状態と承認済状態のそれぞれで 1 つのバージョンのみを持つことができます。下書きチェックリストバージョンが承認済に移動すると、それまで承認済バージョンだったものが過去版になります。
注: 既存のチェックリストタイプのバージョン管理を有効にすると、関連するチェックリストデザインごとにチェックリストデザインマスターが作成され、既存のチェックリストデザインはバージョン 0 に設定されます。
チェックリストバージョンの新規作成
バージョン管理が有効になっているチェックリストタイプの場合、チェックリストデザインの新しいバージョンを作成できます。新しいバージョンは、承認済、過去版、要修正、または廃版状態の最新バージョンからのみ作成できます。新しいバージョンは下書き状態で自動的に作成され、バージョン番号は前のバージョンから 1 ずつ増加します。新しいバージョンは、前のバージョンと同じチェックリストデザインマスターレコードに関連付けられています。新しいバージョンの名前は、作成時に以前のチェックリストのデザイン名に「-V (n)」を付けたものとして定義されます。ここで、n は、「サンプルチェックリスト-V(2)」のように 1 ずつ増加した以前のバージョンです。現バージョンのコピーから作成するか、新しい空白バージョンを作成することにより、新しいバージョンを作成できます。
新しいチェックリストデザインバージョンを作成するには:
- 適切なチェックリストデザインレコードに移動し、アクションメニューから新しいバージョンの作成を選択します。
- 現在のデザインのコピーから新しいバージョンを作成するか、空白のチェックリストデザインを作成するかを選択します。
- 任意の作業: バージョンの説明を入力します。
- 続行をクリックします。
- 必要に応じて、新しいチェックリストのデザインを設定します。
集計チェックリストデザインの使用
チェックリストデザインレベル、集計チェックリストをはいに設定できます。これにより、2 つ以上の承認済みチェックリストデザインを集計して作成された 1 つのランタイムチェックリストをインスタンス化することができます。すでに集計されているチェックリストを集計することはできません。集計チェックリストデザインの場合、質問セクションの代わりにサブチェックリストデザインを追加できます。サブチェックリストごとに、ランタイムチェックリストにサブチェックリストが表示される順序を指定します。
集計チェックリストをインスタンス化するには、サブチェックリストが承認済状態である必要があります。
チェックリストデザインの削除
必要に応じて、チェックリストデザインと関連するすべてのレコードを削除することができます。これにより、個別のレコードを手動で削除する必要が省けます。チェックリストデザインの編集時に、アクションメニューから削除を選択します。
このオプションは、下書きまたは無効なライフサイクル状態でのみ利用可能です。チェックリストを作成するために既に使用されたチェックリストデザインには利用できません。集計チェックリストがはいに設定されているチェックリストデザインの場合、削除アクションにより、指定されたサブチェックリストへの参加が削除されます。アクションによりサブチェックリストが削除されることはありません。
または、背景で削除ユーザアクションを設定して、適切な権限を持つユーザに、チェックリストデザインと関連するすべてのレコードを非同期で削除するオプションを提供することもできます。