ドキュメントライフサイクルロールは、ドキュメント固有のアクセス管理のメカニズムを提供します。Vault には、共有設定とワークフローで使用する標準ロールがいくつか含まれていますが、カスタムロールを追加することも可能です。追加後、ユーザをロールに自動的に割り当てるか、または各ユーザが特定ドキュメントにロールを割り当てることができるように設定できます。
ロール管理オプションへのアクセス
管理者 > 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > ロールで、特定のライフサイクルのシステム設定ロールやカスタムロールを確認できます。この領域から、ロールに許可されたユーザを選択し、ユーザのデフォルトを設定し、カスタムロールを追加し、注釈のメモの色を割り当てることができます。また、カスタムロールを削除または無効化することもできます。
所有者ロールでは、許可されたユーザの設定は、分類されたドキュメントに新しい所有者を再割り当てする場合にのみ適用されます。分類されたドキュメントまたは未分類ドキュメントの作成者が最初の所有者であり、ロールの設定はドキュメントタイプのドキュメントの作成権限に影響しません。
カスタムロールを作成するには
カスタムロールを作成するには：
- 作成をクリックします。
- ロールのラベルを入力します。共有設定を表示または編集する際、ユーザに名前が表示されます。
- まだロールを利用可能にしたくない場合は、ステータスを無効に変更します。
- 任意の作業: 説明を入力します。この値はユーザに表示されませんが、ロールを識別しやすいようロールページに表示されます。
- 任意の作業：以下のときにデフォルトユーザを追加するで、Vault がデフォルトユーザを自動的にロールに追加する場合を選択します。保存してから、デフォルトユーザを定義します。
- 任意の作業: ロールのメモの色を選択します (詳しくは以下を参照してください)。
- 保存をクリックします。新規ロールがロールページに表示され、共有設定経由でのワークフロー構成や割り当てにすぐに利用できるようになります。
- ロールで許可されるユーザを制限したりデフォルトユーザを設定したりする必要がある場合は、許可およびデフォルトユーザの定義を参照してください。
メモの色
ロールのメモの色は、行、テキスト、画像の注釈用のメモの背景色に影響しますが、リンクやアンカーの注釈は変わりません。これは、オープンワークフロータスクがあるロールのユーザが注釈を作成した場合にのみ適用されます。ロールに色が選択されていない場合は、ユーザが自由に色を選ぶことができます。
以下の場合、メモの色は適用されません。
- ユーザがロールに割り当てられているものの、タスクが割り当てられていない場合。
- 複数のロールを持つユーザに複数のタスクが割り当てられている場合。
- すでに存在しているメモ。ただし、オープンワークフロータスクがあるロールのユーザがメモを編集した場合を除く。
ロールの権限の構成
カスタムロールが作成されると、管理者 > 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > 状態 > [状態] > セキュリティ設定およびアトミックセキュリティに表示されます。ここから、セキュリティマトリックスとアトミックセキュリティを介して権限を変更できます。
関連権限
以下の権限により、ドキュメントライフサイクルロール設定に対するアクセスが制御されます。
セキュリティプロファイル
- ドキュメントライフサイクル > 編集
- ドキュメントライフサイクル設定の編集権限を付与します。これには、ドキュメントライフサイクルロールの作成と編集権限が含まれます。