注: この記事のコンテンツは、レガシーワークフローと呼ばれる単一ドキュメントワークフローを参照します。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 リリース時、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理 > 設定 > ワークフローで統合されています。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。
21R3 リリース以降は、どの Vault でもレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。ユーザは既存のレガシーワークフローを使って、Vault のリフレッシュまたはコピーを引き続き行うことができます。
管理者は、管理者 > 構成 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > レガシーワークフローからワークフローの構成や更新を行うことができます。ワークフロー詳細を表示または編集するには、ワークフロー名をクリックしてください。管理者権限が必要ですので、ご注意ください。レガシーワークフローの設定および更新にはドキュメントライフサイクル権限が必要です。
ライフサイクル依存性
- ワークフローは、ライフサイクルからドキュメントタイプとの関係を継承します。ワークフローが使用できるドキュメントフィールドは、関連するドキュメントタイプのもののみです。
- ライフサイクル状態のユーザアクションは、特定の状態でドキュメントに対して有効なアクションを定義します。ここにはユーザがどのワークフローを開始できるかも含まれます。ユーザに対してワークフローを有効にするには、ライフサイクル状態のユーザアクションにワークフローを追加することが唯一の方法です。ユーザアクションの定義もご覧ください。
最良実施例
- エンド・ツー・エンドのドキュメント処理に大きいワークフローを作成しないでください。その場合、複数のワークフローを作成し、各ワークフローの手順を最小限に抑えてください。一つのドキュメントは、一度に一つのワークフローにしか設定できません。ワークフローのサイズと複雑性を軽減することにより、ワークフロー内でドキュメントがトラップされないようにします。
- ワークフローの作成に入る前に、参加者ロールやユーザの選択肢、メッセージなども含めたワークフローの全体像を綿密に検討してください。ワークフローの開始前に、すべてのライフサイクル状態、カスタムロールおよび通知メッセージが有効であることを確認してください。また、すべてのライフサイクル状態についてワークフローのキャンセル状態を選択できるワークフローをユーザが開始できるかを確認してください。ワークフローの作成もご覧ください。