各ドキュメントまたはバインダーで、フィールドにはドキュメントの分類および管理に役立つ、追加の詳細およびメタデータが格納されています。いくつかのフィールドは、(基本ドキュメントから) すべてのドキュメントに適用され、他のフィールドは特定のドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類に適用されます。

ドキュメント設定へのアクセス

フィールド構成オプションは、管理 > 設定 > ドキュメントフィールドから利用できます。フィールドを編集し、新しいフィールド (カスタムフィールドと呼ばれる) を作成するには、管理者: ドキュメントフィールド権限が必要です。デフォルトで標準フィールドを使用することができますが、最小限の変更しかできません。

ドキュメントフィールドの作成

新しいドキュメントフィールドを作成するには:

  1. フィールドの場所リストは、ドキュメントタイプ階層を示します。フィールドが適用されるドキュメントタイプ、サブタイプ、および分類を選択します。
  2. 追加をクリックして、新しいフィールドを選択します。
  3. フィールドタイプを選択して、ラベルを入力します。ラベルは、エンドユーザのフィールド名として表示されます。
  4. フィールドオプションを設定します。属性はフィールドタイプによって異なります。
  5. 保存をクリックします。

ドキュメントフィールドの編集

既存フィールドを編集するには:

  1. フィールドリストから、フィールドラベルをクリックします。
  2. 編集をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、保存をクリックします。フィールドタイプおよび定義場所フィールドは編集できません。

ドキュメントフィールド属性

ドキュメントフィールドには、アプリケーションの機能を定義するフィールド (または属性) があります。一部の属性は、特定のフィールドタイプのみに適用されます。

フィールドタイプ属性説明
すべてラベルフィールドを特定する UI 全体に表示されるラベルは、固有である必要はありません; 40 文字制限
すべて名前パブリック API およびメッセージまたは数式を作成する際にトークンとして使用されるフィールド名は、固有でなければなりません
すべてステータスフィールドが新しいドキュメントで利用可能かどうかを決定する
すべてフィールドタイプフィールドのデータタイプを決定する (テキスト、選択リストなど)
すべてヘルプコンテンツユーザがドキュメント情報ページのフィールド名にマウスオーバーすると表示される情報テキスト。このテキストを使って、フィールドを定義したり、ユーザ入力値のガイドラインを提供したりできます。多言語 Vault では、ローカライズされたヘルプコンテンツを定義できます。このフィールドの最大文字数は 255 字です。
すべてユーザは常に値を入力する必要があります (必須)。新しいドキュメントを作成する際、Vault がユーザにフィールドの値を入力するよう指示するかどうかを定義する。
すべて表示セクションドキュメント情報ページの右側パネルにフィールドが表示されるセクションを定義する
テキストコピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成およびプレゼンテーション作成のドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。この設定が有効になっている場合、Vault はフィールドのデフォルト値 (設定されている場合) を適用します。
テキスト最大長さ許可されている最大文字数。Vault では 1500 字以内に定められています。
テキストデフォルト値Vault が自動入力するデフォルト値
数字コピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成およびプレゼンテーション作成のドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。この設定が有効になっている場合、Vault はフィールドのデフォルト値 (設定されている場合) を適用します。
数字最小値使用できる最小値
数字最大値使用できる最高値; このフィールドタイプは 2,147,483,647 を超える値をサポートしていません。ユーザは複数の値を選択できるが True に設定されているオブジェクト参照タイプフィールドの値が 500 を超える場合、VQL クエリは非順序付きリストを返します。
数字小数点の位置使用できる小数点以下の桁数。これは、VQL で小数位での切り捨てとフォーマットされた出力も決定します。
数字デフォルト値Vault が自動入力するデフォルト値
選択リストコピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成およびプレゼンテーション作成のドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。この設定が有効になっている場合、Vault はフィールドのデフォルト値 (設定されている場合) を適用します。
選択リスト既存の選択リストを使用するフィールドに新しい選択リストを作成するのではなく、既存の選択リストを使用することを許可します。
選択リストユーザが複数の値を選択できるようになります。ユーザが選択リストから 2 つ以上の値を選択できるかを決定する。; フィールドを複数選択に設定したら、単一選択に戻すことはできません。Vaultは、大容量オブジェクトごとに最大2つの複数値の選択リストをサポートしています。
選択リスト選択リスト値ユーザが選択リストから選択できるオプションを定義する。管理者は選択リストページで利用可能なオプションを変更することもできます。
選択リストデフォルトVault が自動選択するデフォルト選択リストオプション
オブジェクトコピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成プレゼンテーションの作成ドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。
オブジェクトユーザが複数の値を選択できるようになります。ユーザがオブジェクト選択リストから 2 つ以上の値を選択できるかを決定する。; フィールドを複数選択に設定したら、単一選択に戻すことはできません。
オブジェクトオブジェクトどのオブジェクト (製品など) をユーザが選択リストから選択できるのかを定義する。選択リストタイプとは異なり、オブジェクトタイプフィールドは、Vault がユーザの選択に基づきその他のフィールドを自動入力することができます。
オブジェクト検索可能フィールドドキュメントを検索するときに含めるべき被参照オブジェクト上でフィールドを定義します。例えば、ドキュメントを検索中のユーザの場合、検索に製品略称フィールドを含めたいが、製品承認日は外したいといった場合です。ほとんどの Vault でデフォルトの検索可能オブジェクトフィールドの制限値は 50 です。
数式小数点の位置数式フィールドで小数点の位置を定義します。
数式数式数式フィールドでカスタム指標を計算するのに使用する数式を定義します。
はい/いいえコピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成およびプレゼンテーション作成のドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。この設定が有効になっている場合、Vault はフィールドのデフォルト値 (設定されている場合) を適用します。
はい/いいえデフォルト値Vault が自動選択するデフォルトオプション
URLコピーの作成中にこのフィールドをコピーしないでくださいコピーの作成およびプレゼンテーション作成のドキュメントアクション中に Vault がこのフィールドの値をコピーするかどうかを決定する。この設定が有効になっている場合、Vault はフィールドのデフォルト値 (設定されている場合) を適用します。
URLデフォルト値Vault が自動入力するデフォルト値
ルックアップルックアップのオブジェクトフィールドルックアップフィールドの送信関係です。通常、これらは参照するオブジェクト用の名前です。
ルックアップルックアップのソースフィールドVault がルックアップフィールドに表示する被参照オブジェクト (ルックアップオブジェクトフィールド)。

ドキュメントフィールドの削除

フィールドを削除するには:

  1. フィールドリストから、フィールドラベルをクリックします。
  2. 削除をクリックします。このボタンは、カスタムフィールドのみに表示されます。標準プロパティは、Vault が適切に機能するために必要なため削除することはできません。
  3. フィールドを完全に削除するには、確認ダイアログで続行をクリックします。

フィールドの無効化、削除および消去

フィールドを無効化すると新しいドキュメントで使用できなくなりますが、必要に応じて再度有効にすることができます。これはフィールドが無効化される前に作成されたドキュメントのフィールドの値には影響せず、ドキュメントの他の部分が編集された場合でも値はそのままになります。

フィールドを削除すると、設定から完全に削除されます。Vault は、次のような条件に当てはまるフィールドを削除することはできません。

  • 1 つ以上のドキュメントの値がそのフィールドにある。
  • Vault の設定の別の部分 (ライフサイクルルール、ワークフローステップ、関係タイプなど)がフィールドを使用している。

共有フィールドの使用中止アクションを選択すると、特定のドキュメントタイプから共有フィールドが削除 (関連付け解除とも呼ばれる) されます。ドキュメントタイプからフィールドが削除されると、このタイプの新しいドキュメントでフィールドを使用できなくなり、現在値が入っているドキュメントのフィールドが非表示になります。ドキュメントで関連付けが解除されたフィールドの値を編集すると、Vault が値をクリアして監査履歴に関連付けが解除されたフィールドの値が以前の値から “” に変更されたことが表示されます。

フィールドのカスタムヘルプ

ヘルプコンテンツフィールドを使用してカスタムヘルプテキストをフィールドに定義すると、ユーザは、ドキュメントの作成時やドキュメントを扱う際にフィールド名にマウスオーバーしてヘルプテキストを表示することができます。

デフォルト値

デフォルト値属性または (選択リストでは) デフォルトチェックボックスを使用して、ドキュメントフィールドにデフォルト値を定義することができます。このオプションは、テキスト数字URLはい/いいえ、および選択リストフィールドタイプ専用です。テキスト数字URL、またははい/いいえフィールドにデフォルト値を設定することはできませんが、ほとんどの標準選択リストフィールドでは設定が可能です。

デフォルト値を定義すると、Vault はドキュメント分類時にその値を自動入力します。一般的にこの処理が行われるのはドキュメントの作成中ですが、ユーザが未分類ドキュメントにドキュメントタイプを選択するときにも行われる場合があります。Vault は、ユーザが再分類アクションを使用するときには、デフォルト値を入力しません。

ドキュメントフィールドを編集できる適切な権限を持っていれば、ユーザはデフォルト値を変更することができます。

複数選択フィールドの並び順

Vault は、複数選択可の選択リストのフィールド値とオブジェクト参照フィールド値をアルファベット順に並び替えます。選択リストタイプのフィールドの場合、Vault は選択リスト値を追加するユーザの Vault 言語に基づいて値をアルファベット順に並べ替えます。管理者 > 企業管理者 > 選択リストから選択リストラベルを変更した場合、Vault は既存のドキュメントでフィールドの並び順を更新しません。

参照制限

オブジェクト参照フィールドの参照制限は、ユーザが選択できる有効なレコードのリストを制限します。条件VQL式を使用してオブジェクト参照フィールドに静的または動的参照制限を設定することができます。条件 VQL の参照制限への使用に関する詳細は、開発者ポータル

参照制限の設定

参照制限を設定するには:

  1. フィールドリストから、オブジェクト参照フィールドのラベルをクリックします。
  2. 編集をクリックします。
  3. 参照制限のセクションまでスクロールし、テキストボックスに 条件VQL 式を入力して条件を定義します。トークンヘルパーアイコンを使用して、式に追加する関係とフィールドキーを検索することができます。
  4. 保存をクリックします。

参照制限の削除

参照制限を削除するには:

  1. フィールドリストから、ドキュメントオブジェクト参照フィールドのフィールドラベルをクリックします。
  2. 編集をクリックします。
  3. フィルタ式のテキストボックスから式を削除します。
  4. 保存をクリックします。

参照制限のための条件VQL式の使用

条件VQL式を使用して参照制限を設定することができます。ただし、ドキュメントフィールドの参照制限は VQL 機能を完全にサポートしていません。

静的参照制限を定義する場合は、以下の標準 VQL 演算子を使用できます: =, ! =, >, <, >=, <=.以下の演算子の文字の間にはスペースを入れないでください: !=, >=, <=.

ドキュメントフィールドの静的参照制限でAND 句を使用する場合は、カンマ ( ,) を使う必要があります。例: id IN (SELECT id FROM countryproduct__cr WHERE country__c CONTAINS {{this.country__v}}), state__v = ‘approved_state__c’

静的参照制限

静的参照制限は、定義されている静的な値に基づいて使用可能なレコードのリストを制限します。このオプションは、オブジェクト参照フィールド専用です。静的参照制限を使用すると、以下の条件に基づいて使用可能なオブジェクトレコードをフィルタリングできます:

  • オブジェクトタイプ
  • オブジェクトレコードのライフサイクル状態
  • オブジェクトレコードフィールドの特定の値

オブジェクト参照制限は以下のフィールドタイプには使用できません:

  • 数式
  • ルックアップ
  • 日時
  • 親オブジェクト

動的参照制限

動的参照制限は、制御するフィールドの選択された値に基づいて有効なレコードのリストを制限します。このオプションは、オブジェクト参照フィールドにのみ使用でき、他のフィールドタイプには表示されません。

例: オブジェクト参照フィールドの静的参照制限

地域がドキュメントのフィールドである場合、適応症オブジェクト参照フィールドに静的参照制限を適用して、北米に関連する適応症のみを表示することができます。これを行うには、適応症オブジェクト参照フィールドに以下の VQL 式を適用します:

region__cr.name__v = ‘North America’

例: 参照オブジェクトの制御するフィールドの動的参照制限

国がオブジェクトを参照するドキュメントのフィールドであり、地域もオブジェクトのフィールドである場合は、アプリケーションのオブジェクト参照フィールドに動的参照制限を適用して、指定された国の地域に関連するアプリケーションのみを表示することができます。これを行うには、アプリケーションのオブジェクト参照フィールドに以下の VQL 式を適用します:

region_v CONTAINS {{this.document_country__vr.countries__vr.region__v}}

例: 静的および動的参照制限の結合

オブジェクトと製品オブジェクトの間に結合が存在し、選択されたに関連付けられていてオブジェクトライフサイクル状態が承認済み製品のみを表示したい場合、参照制限として以下の VQL 式を適用できます:

id IN (SELECT id FROM countryproduct__cr WHERE country__c CONTAINS {{this.country__v}} ), state__v = ‘approved_state__c’

静的参照制限の既知の問題

ドキュメントフィールドの静的参照制限は、以下の既知の問題の影響を受けます:

  • 現在、オブジェクトフィールドを直接参照する静的参照制限を適用することはできません。例えば、region__c = 'North America' という式は無効です。オブジェクトフィールドを参照するには、式を以下のように変更する必要があります: region__cr.name__v = 'North America'.
  • はい/いいえフィールドの参照制限のフィルタ式に「はい (Yes)」と「いいえ (No)」の値を使用すると、正しく機能しません。回避策として、式に「true」/「はい」または「false」/「いいえ」を使用することができます。