署名ページでは、ドキュメントの電子署名付きページを Vault で作成して、ダウンロード時に表示可能レンディションにそのページを自動的に添付することができます。署名ページは、特定のライフサイクルに割り当てられたテンプレートから作成されます。テンプレートを 1 つ選択してライフサイクルのすべてのドキュメントに適用したり、特定の条件を追加してドキュメントが使用するテンプレートを管理することができます。
ライフサイクルに電子署名ページテンプレートを追加するのは任意の作業です: ワークフロー内で取得された電子署名を明示したい場合にのみ必要です。どのテンプレートを使用するかを設定する前に、1 つ以上のテンプレートを作成して設定しておく必要があります。
Vault は、複数の署名を同じものとみなし、以下のプロパティが同一の場合は 1 つの署名ページのみを表示します:
- 署名するユーザ
- ドキュメントのメジャーおよびマイナーバージョン
- タスク名
- 署名理由コード
電子署名ページのオプションにアクセスするには
設定はライフサイクルレベルで適用されます。設定するには、管理者 > コンテンツ設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > 電子署名ページに進みます。
ユニバーサルテンプレートの適用方法
ライフサイクルを使用してすべてのドキュメントに 1 つの電子署名ページテンプレートを使用するには
- 編集をクリックします。
- すべてのドキュメントにテンプレートを 1 つ適用するオプションボタンを選択します。
- 選択リストからテンプレートを選択します。
- 保存をクリックします。
条件に基づきテンプレートを適用する方法
評価するライフサイクルにルール一式を設定することで、特定の電子署名ページテンプレートを使用するタイミングを制御することができます。1 つのライフサイクルは、最大 25 件の個別のルールセットと、電子署名テンプレート 1 つ当たり最大 10 件の条件をサポートすることができます。ルールは順番に評価され、ドキュメントバージョンごとに 1 つのテンプレートしか使用されません。明示された電子署名タスクが完了したら、テンプレートが評価され適用されます。
使用する電子署名ページテンプレートを決定する際に条件付き条件を構成するには:
- 編集をクリックします。
- 条件付き条件に基づいてテンプレートを適用するオプションボタンを選択します。
- ルールパネルの If 選択リストから、ドキュメントフィールド (国、製品など) を選択します。
- 条件 (等しい、次に等しくないなど) を選択します。
- ドキュメントフィールドの値を選択します。
- ルールに他の条件を追加するには、条件の追加をクリックして手順 3～5 を繰り返します。
- テンプレートの使用選択リストから、ルールのすべての条件を満たす場合に使用する電子署名テンプレートを選択します。
- 他にルールを追加する場合は、ルールの作成をクリックして手順 3～7 を繰り返します。
- Else パネルのテンプレートの使用選択リストから、どのルールの条件付き条件も満たさない場合に使用するテンプレートを選択します。
- 保存をクリックします。
任意のドキュメントフィールドの値に基づいて、ライフサイクルを設定して条件付きでテンプレートを適用することができます。
ライフサイクルのドキュメントが条件の制御フィールドを使用しない場合は、Vault は条件を満たしていないものとしてそのドキュメントを扱います。
ワークフローデザインのベストプラクティス
ワークフローの不適切なポイントに Vault が署名ページを生成してしまうようなワークフローを設定が可能です。通常、この問題はエントリアクション (新規メジャーバージョンの設定など) の状態変更が、ワークフロータスクが介入したために明示された電子署名を含むユーザ手順の直後になされない場合に発生します。この構成では、署名ページに期限切れの情報が表示されます。その理由は、Vault は、ユーザが明示された電子署名を取得した後でユーザが表示可能なレンディションを初めてダウンロードしたときにのみ署名ページを生成するためです。最後に明示された電子署名と状態変更の間にユーザ手順を追加してしまうと、状態変更の更新 (バージョン、ステータスなど) の前に、ユーザがこの活動をトリガしてしまう可能性を生じさせます。
例えば、VeePharm の承認ワークフローが複数の署名を取得してから、そのコンテンツをメジャーバージョンとしてリリースします。しかし、管理者が最後の署名手順と状態変更の間に署名のないワークフロータスク (会社ウェブサイトの更新) を追加して、メジャーバージョンがインクリメントしたとします。VeePharm の署名ページには、メジャーバージョンではなく、最後のマイナーバージョンが表示されます。この問題を修正するには、管理者は会社ウェブサイトの更新手順をワークフローの後半 (状態変更の発生後) に移動するか、または会社ウェブサイトの更新手順を編集して明示される電子署名設定を含めるようにする必要があります。