バインダーテンプレート内で予定ドキュメントを設定することができます。ユーザがテンプレートからバインダーを作成すると、Vault もこれらのドキュメントを作成します。ここでは、バインダーテンプレート内における予定ドキュメントの設定と管理について説明します。テンプレートから作成したバインダーにおける予定ドキュメントの使用については、予定ドキュメントでの作業をご覧ください。

予定ドキュメントについて

予定ドキュメントが含まれるテンプレートからバインダーを作成すると、予定ライフサイクル状態にドキュメントが自動的に割り当てられます。予定状態では、ドキュメント名以外のドキュメントフィールドは不要です。Vault は、バインダーテンプレート内の予定ドキュメント設定に基づいてドキュメント名フィールドを自動入力します。カスタムドキュメント名形式を使用する場合は、ドキュメント名にトークンを使用することができます。Vault は、バインダー値に基づいて一部のドキュメントフィールドに自動入力することもできます。

予定ドキュメントにはライフサイクルとドキュメントタイプがあります。予定ドキュメントで特定のライフサイクルを選択するには、ライフサイクルで予定状態を有効にしておく必要があります。

予定ドキュメントの作成時に、ドキュメントテンプレートを使用するかどうかを選択できます。ドキュメントテンプレートを選択しない場合、Vault がコンテンツプレースホルダーとして予定ドキュメントを作成します。

予定ドキュメントを設定するための権限

バインダーテンプレートを作成および編集するには、予定ドキュメントの追加を含み、テンプレート権限を付与するセキュリティプロファイルを有している必要があります。

特定のライフサイクル状態にある予定ドキュメントを有効化するには、ライフサイクルおよびワークフロー: 編集権限が必要です。

予定ドキュメントを有効化するには

予定ドキュメントを有効化するための手順は、予定ドキュメントを許可するライフサイクルに対して予定ライフサイクルを有効化するだけです。予定状態は標準状態です。デフォルトですべてのライフサイクルで使用できますが、自動的に有効化されません。

このライフサイクル状態を有効化するには:

  1. 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル名] > 状態に進みます。
  2. 予定をクリックすると、状態の詳細ページが表示されます。
  3. 編集をクリックしてステータスを有効に変更します。
  4. 保存をクリックします。

予定状態は特定のライフサイクルに対していつでも無効化できます。ただし、現在予定状態のドキュメントがある場合や予定ドキュメントを使用するバインダーテンプレートがある場合は無効化できません。

予定状態を設定するには

予定状態には他の状態に使用できるすべての設定オプションが含まれませんが、状態の詳細ページの詳細セキュリティ設定およびユーザアクションタブのオプションは含まれます。設定の際に、予定状態のユーザアクションまたはワークフローを少なくとも一つ実行して、ユーザがドキュメントを別の状態に移動できるようにしてください。

予定ドキュメントをバインダーテンプレートに追加する方法

  1. バインダーテンプレートの詳細ページでバインダー構造エリアの編集をクリックします。
  2. セクションのアクションメニューから予定ドキュメントの追加を選択します。
  3. ドキュメントタイプを選択します。
  4. ドキュメントのライフサイクルを選択します。ライフサイクルを有効化にするには、予定状態を有効化し、選択されたドキュメントタイプにライフサイクルを関連付ける必要があります。
  5. 任意の作業:Vault が予定ドキュメントの作成に使用するドキュメントテンプレートを選択します。ここを空白のままにすると、Vault がコンテンツプレースホルダーとして予定ドキュメントを作成します。
  6. ドキュメントの予定名を入力します。名前は最大 50 文字までです。
    • 予定名フィールドには、親バインダーテンプレートのドキュメントタイプのフィールドの静的テキストとトークンを使用できます。このフィールドでは予定ドキュメント自身のドキュメントタイプのトークンは使用できません。
    • トークンが空白フィールドを指している場合、Vault は新規ドキュメント名をレンダリングする際にトークンを無視します。予定名フィールドに Vault が解決できないトークンのみが含まれ、静的なテキストがない場合、ドキュメント名はデフォルトの予定になります。
  7. OK をクリックします。

予定ドキュメントを変更するには

予定ドキュメントをバインダーテンプレートに追加した後は、バインダーテンプレート内のドキュメントのアクションメニューから編集または削除を選択していつでも予定ドキュメントを変更または削除できます。メニューにアクセスするには、バインダーテンプレート構造の編集モードに入る必要があります。