Microsoft Office との共同編集の設定

共同編集は、Vault を Office 365™ に接続し、Office デスクトップソフトウェア、Office Online™、Office モバイルアプリ、またはブラウザを使用して複数のユーザが同時にドキュメントを編集できるようにします。編集とダウンロードの権限を持つユーザのみが共同編集を使用してドキュメントを編集できます。共同編集は、Microsoft Word™ (*.docx)、Excel™ (*.xlsx)、および PowerPoint™ (*.pptx) ドキュメントで使用できます。

共同編集は、お使いの Vault ではデフォルトで有効化されていません。この機能をユーザが利用できるように Vault を設定する必要があります。

設定の概要

Microsoft Office との共同編集を使用できるように、以下を行う必要があります。

• Office 365 テナントを設定します。
• Vault を Azure™ AD に登録します。
• Azure AD に Vault 共同編集ユーザを作成します。
• 共同編集専用の共有ドキュメントライブラリを作成します。
• Office 365 テナントに接続するためにお使いの Vault を承認します。
• 外部ユーザに自動招待を設定します。
• SharePoint™ で外部連携を有効化します。

お使いの Vault を Azure AD に登録する

Office 365 のビジネスサブスクリプションには Azure アクティブディレクトリ (Azure AD) が含まれます。共同編集を使用するには、お使いの Vault を Azure AD のアプリケーションとして登録する必要があります。Vault は、Office 365 アカウントにアクセスするために特定の権限が必要です。

1. アクティブディレクトリに新規アプリケーションを登録します。
2. リダイレクト URI で、Web　を選択します。
3. Vault のリダイレクト URI を次のように入力します: https://{お使いの VaultのDNS}/ui/clientTiles/office365/oauth2例: Ihttps://veeva-qms.veevavault.com/ui/clientTiles/office365/oauth2
4. 以下の代理権限を持つ Microsoft Graph 権限を追加します:
   • Files.ReadWrite.All
   • User.Read
   • email
   • offline_access
   • openid
   • profile
5. 任意の作業: 以下の代理権限を持つ Microsoft Graph 権限を追加します。
   • User.Invite.All
   • User.ReadWrite.All
   • Directory.ReadWrite.All
6. Azure アプリページで証明書と秘密をクリックします。
7. 新しいクライアントの秘密をクリックします。

Vault 共同編集ユーザを作成する

Vault 共同編集ユーザは、お使いの Vault へのアクセスが認証されている Office 365 ユーザです。

1. アクティブディレクトリに vaultcollaboration@{yourdomain.com} と呼ばれる新規ユーザを作成します。yourdomain.com を Office 365 のドメイン名に置き換えます。
2. 新規ユーザに Office 365 ライセンスを割り当てます。

共同編集用の共有ドキュメントライブラリを作成する

共有ドキュメントライブラリは SharePoint™ チームサイトで、お使いの Vault ドキュメントが編集時に一時的に保存される場所です。SharePoint 権限は、ユーザが Office 365 経由で直接 Vault ドキュメントにアクセスしたり共有したりできないようにする必要があります。

1. SharePoint 管理者センターに新規チームサイトを作成します。詳細は、以下の施設の命名における制約を参照してください。
2. チームサイトのプライバシー設定をプライベートに設定します。
3. 作成した Vault 共同編集ユーザを追加所有者に追加します。Vault 共同編集ユーザはサイトの唯一の所有者である必要があります。
4. 権限を親からの継承を停止するに設定します。
5. デフォルトのサイトメンバーとサイト訪問者のグループのすべての権限を削除します。
6. サイトメンバーまたはサイト訪問者のグループにユーザが配置されないように確認します。これは、SharePoint のユーザインタフェース経由でのドキュメントライブラリへのアクセスを防止するために重要です。
7. アクセス要求設定ですべてのチェックボックスのチェックを外します。

SharePoint 施設の命名における制約

SharePoint 施設を命名する際には、次の規則に従ってください。

• 一般的に、施設名には以下の特殊文字を含めないでください:.、(、)、{、}、[、]、‘、“、<、>、? 。施設 URL の .com の前には一部の特殊文字を使用できる場合があります。
• 施設 URL の最後にフォワードスラッシュ (/) を使用することはできません。

Vault を Office 365 のアカウントに接続する

Office 365 が Vault で動作するよう設定できたら、Vault を Office 365 のアカウントに接続する必要があります。

1. お使いの Vault にログインします。
2. 管理者 > 設定 > チェックアウト設定に進み、編集をクリックします。
3. Microsoft Office との共同編集のフィールドに入力します。以下の表でフィールドの詳細をご確認ください。
4. 許可をクリックします。
5. 要求メッセージが表示されたら、Vault の共同編集ユーザ名とパスワードを使用してログインします。
6. チェックアウト設定が認証されたら、統合ステータスが「確認済み」と表示されます。保存をクリックします。

外部ユーザの自動招待

外部ユーザは、異なるドメインのメールアドレスを使用するコラボレータです。外部ユーザと共同編集を使用するには、Vault の Azure から自動招待を有効化する必要があります。自動招待を有効化すると、Vault は外部ユーザが編集をクリックして共同編集セッションを開始またはジョインした際にメール招待状を送信し、自動的にセッションに追加します。外部ユーザは、編集をクリックしてセッションに参加または開始することができます。外部ユーザは、連携またはセッションに参加するためにメール招待状を承認する必要はありません。

自動招待を有効化するには:

• Vault で管理者 > 設定 > チェックアウト設定に進みます。
• 編集をクリックします。
• オフィスユーザ設定で外部ユーザの自動招待チェックボックスを選択します。
• 再認証が必要ダイアログで確認をクリックします。
• 許可をクリックします。
• 保存をクリックします。

SharePoint™ での外部連携の有効化

共同編集を設定する際には、外部連携を有効化して、SharePoint コンテンツにアクセスする必要もあります。詳細は、SharePoint マニュアルをご覧ください。

Microsoft Office™ との共同編集の設定を削除する

共同編集をオフにする場合は、チェックアウト設定を削除することができます。Microsoft Office™ で編集中のドキュメントがない場合にのみこのオプションが利用可能です。

1. お使いの Vault にログインします。
2. 管理者 > 設定 > チェックアウト設定に進み、編集をクリックします。
3. 設定の削除をクリックします。
4. OK をクリックしてこれらの設定の削除を確認します。
5. 保存をクリックします。