管理者は、トピック、カテゴリー、あるいはその他の種類の識別子をドキュメントに関連付けて、ラベル付けするためのタグを作成することができます。ユーザは、タグ名で検索したりフィルタリングしたりして、タグ付されたドキュメントを簡単に見つけることができます。ユーザは、ドキュメント情報ページから手動でドキュメントにタグを適用するか、または自動タグ付けを設定することも可能です。フィールドの編集のロールベース権限を持つユーザは、手動でタグを追加または削除することができ、タグ > 読み取りおよびタグ > 編集権限を持つ管理者は、既存のタグをそれぞれ表示または編集することができます。
タグの作成方法
タグを作成するには:
- コンテンツ設定 > ドキュメント設定 > ドキュメントタグに進み、作成をクリックします。
- タグのラベルを入力します。
- ステータスを有効または無効に設定します。
- 任意の作業: 自動タグ付けを設定するには、コンテンツに一致する語句を含むドキュメントを自動的にタグ付けするチェックボックスを選択します。詳しくは以下を参照してください。
- 任意の作業: アーカイブが有効な場合、アーカイブ済みドキュメントを含めるチェックボックスを選択します。
- 任意の作業: 自動タグ付けを選択した場合、タグ付けをトリガーする語句を設定します。詳しくは以下を参照してください。
- 保存をクリックします。
自動タグ付け
管理者は、フルテキストコンテンツに特定の語句を含むドキュメントに、自動的にタグ付けするようにタグを設定するこができます。例えばお使いの Vault で、安全性のタグを使用して、「副作用」、「有害事象」、「有害反応」の語句を含むドキュメントに自動的にタグ付けすることができます。
コンテンツの語句セクションに語句を追加します。各タグが一致できるのは 20 語句まで、また各語句が一致できるのは 50 文字までですので、ご注意ください。Vault は既存のドキュメントに自動的にタグを適用します。一致するドキュメントの件数を数えるをクリックすると、語句が一致するすべての既存のドキュメント件数を確認することができます。管理者が自動タグ付けを設定すると、Vault はファイルがアップロードされた直後にドキュメントを分析してタグ付けします。