自動起動ワークフローを使用すると、Vault がエントリアクションまたはイベントアクション内でワークフローを開始するように設定することができます。この設定は、さまざまなユースケースでプロセスの自動化をサポートします。
使用例
製品のレコードが承認プロセス中の状態になると、設定されたワークフローは一連のユーザに通知し、そのレコードの承認開始日を更新し、レコード所有者がその変更を承認するためのタスクを開くことができます。
有効なワークフロー
ワークフロー設定の一般的な手順は、オブジェクトワークフローの設定をご覧ください。オブジェクトワークフローは、自動起動の対象となるために以下の基準を満たす必要があります:
- (ワークフロー詳細内) のエントリアクションおよびイベントアクションからの自動起動を許可するを選択する必要があります。
- 単一オブジェクトのレコード設定にワークフローを使用する (ワークフロー詳細内) を選択する必要があります。
- 参加者管理は参加者としてロールを使用またはカスタムアクションを使用して参加者を定義する設定を使用する必要があります。
- 開始手順には、説明、日付、フィールドにプロンプトを表示、または変数のコントロールを含めることはできません。
- ワークフローには、ワークフロー所有者に割り当てられたシステムメッセージを含めることはできません。
- ワークフローには、ワークフロー所有者に割り当てられたタスクを含めることはできません。
注: 手順を設定する前にエントリアクションおよびイベントアクションからの自動起動を許可する設定を有効化すると、Vault は有効なオプションのみを表示するようにその手順と設定をフィルタリングします。ワークフローに自動起動を無効にするような手順または設定が含まれる場合、Vault では自動起動オプションが選択されたワークフローを保存できなくなります。
エントリアクションまたはイベントアクションの定義
エントリアクションを作成するための一般的な手順はオブジェクトライフサイクルの設定を、イベントアクションの詳細はイベントアクションの定義をご覧ください。
ワークフローの開始エントリとイベントアクションではワークフローを選択する必要があります。対象となるワークフローのみがリストに表示されます。
ワークフローのエラー
オブジェクトレコードがライフサイクル状態を変更した時にエラーによって Vault が設定済みワークフローを開始できない場合、Vault はそのレコード状態の変更を元に戻します。
例えば、製品レコードが承認プロセス中の状態に移行すると、エントリアクションが承認ワークフローを開始します。そのワークフロー設定はオブジェクトレコードの承認者ロールのユーザに最初のタスクを割り当てます。ユーザが WonderWidget 製品で承認プロセス中への状態変更を開始すると、承認者ロールにユーザがなく、最初のタスクを割り当てることができないため、Vault はワークフローを開始することができません。ワークフローが開始に失敗したため、WonderWidget 製品は承認プロセス中状態に移行せず、現在の状態のままになります。