バインダーでのドキュメントのオートファイリング

多くの Vault で一般的な主要ドキュメントを大量に再利用できるようにするため、バインダにドキュメントをオートファイリングするための柔軟なシステムが開発されました。このオートファイリング機能は、特に PromoMats や Submissions Vault で有用ですが、臨床操作を除くすべてのアプリケーションで使用できます。

バインダーのアクションメニューから、ドキュメントのオートファイリングまたはオートファイリングのリフレッシュアクションを使用して、ドキュメントをバインダーにオートファイリングできます。オートファイリングできるように設定されたすべてのセクションに対して、Vault は、ライブラリを検索し、ドキュメントに一致するフィールド値を割り当てます。ユーザは、バインダのコンテンツをフィルタリングして、自動ファイリングされたドキュメントのみ、または手動でファイリングされたドキュメントのみを表示することができます。

オートファイリングの仕組み

このアクションは、バインダの既存のコンテンツのほか、ライブラリに含まれているすべてのドキュメントを評価し、その後状況に応じてドキュメントの追加/削除を行います。Vault は、ドキュメントのバージョンがバインドされている場合、またはユーザがドキュメントをバインダに手動で追加した場合には、バインダからドキュメントを削除できません。バインダテンプレートに含まれる予定ドキュメントは手動でファイリングされたドキュメントと判断されます。ドキュメントを表示する際、最終ファイリング実行者フィールドで、バインダが最後にオートファイリングされた日付とアクションを実行したユーザを確認することができます。

オートファイリングをトリガーすると、Vault は、各バインダセクションのライブラリで、一致するすべてのアクセス可能なドキュメントを検索しファイリングします。これには、別のバインダに属しているドキュメントも含まれます。

例えば、製品のすべてのドキュメントをオートファイリングするように設定されたバインダーを作成したとします。Vault の設定によっては、Vault がバインダーのファイリングルールを、Vault がオートファイリングする関連ドキュメントの製品レコードとともに伝達する場合があります。それ以外の場合は、このバインダーのファイリングルールで製品値を選択します。Vault は、製品フィールドの値がファイリングルールで選択された値と一致する場合、アクセスできるすべてのドキュメントを追加します。

差分ファイリング (RIM Submissions)

RIM Submissions Vault では、オートファイリングに 2 種類のモードがあります: 差分および完全。差分モードは、送信バインダーでのみ使用できます。

差分オートファイリングをトリガーすると、Vault は、各バインダーセクションに対して、ライブラリの一致するドキュメントを検索します。Vault は、現在のバインダと同じ申請レコードを参照する、別のバインダーに存在しない一致するドキュメントバージョンのみを選択します。

完全ファイリングモードは、既に別のバインダに属すものも含む、すべての一致するドキュメントをファイリングします。

オートファイリングをトリガーする方法

ユーザがドキュメントやバインダーを作成または編集する際、Vault は自動的にオートファイリングをトリガーしません。特定のバインダにオートファイリングをトリガーするには、バインダのアクションメニューで、ドキュメントのオートファイリングまたはオートファイリングのリフレッシュを選択します。プロセスが完了したら、Vault から通知が届きます。

バインダのオートファイリングの設定方法

オートファイリングを使用するには、管理者は、まずオートファイリングのバインダテンプレートを設定する必要があります。次にユーザが、構成済みテンプレートからバインダを作成し、割り当てられたフィールドに値を提供します。

1. オートファイリングに設定されたテンプレートからバインダーを作成します。
2. バインダの編集を選択します。
3. オートファイリングしたい各セクションに対して、セクションのアクションメニューからファイリングルールの設定を選択します。
4. このセクションにドキュメントのオートファイリングを許可するをセクションに選択します。セクションのオートファイリングを無効化したい場合は、このチェックボックスのチェックを外します。
5. オプション: ドキュメントタイプについては、任意のドキュメントタイプを選択するか、選択済みドキュメントタイプを検索します。
6. オプション: テンプレートが選択したドキュメントフィールドに値を追加します。
7. オプション: セクションをコピーするには、セクションのアクションメニューからセクション構造のコピーを選択します。予定ドキュメントはコピーされません。これは、セクション構造とメタデータのみをコピーします。

サブセクションにフィールドと値を伝える

オートファイリングに設定されたバインダテンプレートには、サブセクションにフィールドと値を伝えるように設定されたセクションがある場合があります。有効化されていると、セクションは、サブセクションまたは子に、そのすべてのフィールドと値を自動的にパスします。このようにして追加された値は、伝播された値と呼ばれます。

伝播するように設定された親に新規サブセクションが追加された場合、すべての値はこの新規サブセクションに伝えられます。バインダ階層内でセクションが移動すると、次にオートファイリングがトリガーされた際に、すべての伝播された値が更新されます。セクションに手動で割り当てられた値は、手動で削除されない限りそのまま残ります。

制限

オートファイリングルールでは、1 つのバインダーに 15,000 を超えるドキュメントを追加することはできません。この制限は Clinical Operations Vault には適用されません。

バインダーテンプレートに 75 を超えるファイリングルールを追加することはできません。

関連権限