有効期限日またはその他の日付タイプのドキュメントフィールドを使用すると、一定の期間後に承認済みドキュメントの有効期限が切れるよう、自動状態変更を設定できます。有効期限ポリシーは各ライフサイクルで設定できるので、各種ドキュメントタイプに異なるルールを適用できます。例えば、一般ライフサイクルでは自動ドキュメント有効期限を使用せず、販促用資料には短期の有効期限を設定し、参照ドキュメントでは有効期限切れドキュメントを期限切れではなく要レビュー状態に入れるよう設定できます。
有効期限基準を満たすドキュメントの最新バージョンのみが有効期限切れとなります。
有効期限ポリシーを構成する際、Vault では以下を変更できます。
- ドキュメントの有効期限を決定するために Vault が使用するデータフィールド
- ドキュメントが有効期限切れとなる前のライフライフサイクルクス状態
- 有効期限が切れた際にドキュメントが移動する先のライフサイクル状態
- 有効期限日フィールドを自動的に設定する際に Vault が適用するデフォルトの有効期限期間
- 有効期限通知の内容、受信者、条件および時期
注: ドキュメントの有効期限日 (0 日目通知) に発生する通知がない場合、ドキュメントは有効期限切れになりません。0 日目通知を含むドキュメントの有効期限を設定する場合、追って Vault は、期限が今日以前の有効期限を持つドキュメントを処理します。
有効期限オプションにアクセスする方法
これらの設定はライフサイクルラベルで適用されます。設定するには、管理者 > コンテンツ設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > 有効期限に進みます。
有効期限ポリシーを構成するには
有効期限ポリシーを構成するには、以下のフィールドを設定します。
| フィールド | 説明 |
| 有効期限フィールド | ドキュメント有効期限の根拠として使用するドキュメントフィールド (日付フィールドとすること) を選択します。デフォルトでは有効期限日になっていますが、どのデフォルト日付またはカスタム日付フィールドでも使用できます。ライフサイクルを使用するすべてのドキュメントタイプでもこのフィールドを使用するようにしてください。 |
| 有効期限の開始状態 | ドキュメントの有効期限が切れる前のライフサイクル状態を追加します。例えば、下書きまたはレビュー中状態ではなく、承認状態にあるドキュメントの有効期限が自動的に切れるようにすることも可能です。 |
| 有効期限のターゲット状態 | 有効期限が切れた際に Vault がドキュメントに割り当てるライフサイクル状態を選択します。通常は有効期限切れとなりますが、定期レビューが必要またはその他の状態にすることもできます。Vault は、ターゲット状態が指定されている場合を除き、期限切れポリシーの通知を送信しません。 Vault は、保存先状態にあるドキュメントの通知を期限切れにしたり、通知を送信したりしません。 |
| 有効期限の開始状態からのみ通知を送信します。 | 有効期限開始状態のいずれか一つの状態にあるドキュメントについてのみ Vault が有効期限通知を送信するよう、チェックボックスを選択します。例えば、この設定がオンの場合、Vault は下書き状態にあるドキュメントの通知を送信しません。なぜなら、その状態からドキュメントを有効期限切れにできないからです。 |
| デフォルトの有効期間 (日間) | (任意の作業) ドキュメント有効期限日の初期設定で Vault が使用する期間を入力します (有効期限フィールドで選択されるフィールド)。ドキュメントフィールドがワークフロー開始ダイアログまたはワークフロータスクに含まれており、ユーザがドキュメントをそのワークフローで作業した場合のみ、Vault は有効期限フィールドを初期設定しますのでご注意ください。 |
通知を設定する方法
通知は、ドキュメントの有効期限をユーザに警告する重要な役割を果たします。有効期限ポリシーの状態変更機能は、0 日目 (有効期限日) 通知が設定されている場合のみ行われます。その他の通知はオプションです。
通知を追加するには:
- 有効期限ページから通知を追加をクリックし、通知詳細ページを開きます。
- タイミング (有効期限までの日数) を入力します。
- 送信するメッセージ (管理者 > コンテンツ設定 > メッセージで編集可能) を選択します。
- 通知を受信するドキュメントロールを選択します。
- 終了したら、保存をクリックします。
既存の通知を編集するには:
- 有効期限ページで通知をクリックします。
- 通知詳細ページで編集をクリックします。
- 必要に応じて詳細を編集し、保存をクリックします。
通知を削除するには:
- 有効期限ページで通知をクリックします。
- 通知詳細ページで削除をクリックします。
状態変更を含む有効期限の設定
多くの有効期限ポリシーは、ドキュメントを自動的に「期限切れ」状態に変更します。有効期限ポリシーを設定する手順:
- 有効期限のターゲット状態を選択します
- 0 日目 (有効期限日) 通知を含めます
状態変更を含まない有効期限の設定
組織によってはドキュメントは状態を変更しない有効期限を設定したい場合があるため、ユーザは、ドキュメントが指定された有効期限に近づいていることを知らせる通知を受け取ります。有効期限ポリシーを設定する手順:
- 有効期限のターゲット状態を選択します
- 0 日目 (有効期限日) 通知を含めません