各ドキュメントライフサイクルに対して、設定済みライフサイクル状態にリンクする必要がある「状態タイプ」定義があります。リンクされた状態では特別な動作が実行されます。例えば、Vault はライフサイクルの固定状態にあるドキュメントの削除をユーザに許可しません。状態タイプのルールについて詳しくは以下をご覧ください。
状態タイプ
次の標準状態タイプは、すべての Vault で使用できます:
- 開始状態: 設定内容に応じて、すべてのドキュメントまたは一部のドキュメントがこの状態で開始します。この状態は通常下書きまたは処理中と呼ばれますが、ライフサイクルに承認済みドキュメントのみが含まれる場合は承認済みとなるケースもあります。一部の設定では、ドキュメントは予定状態で開始します。計画および開始状態について詳しくは、以下を参照してください。
- 固定状態：稼働中およびユーザが利用できる状態のドキュメントはこの状態となります。この状態は通常、承認済みまたは有効です。
- 過去版状態: アーカイブされた、または新しいバージョンで置換されたドキュメント。この状態は通常、アーカイブ済みまたは過去版です。
- 廃止状態: ライフサイクルの最終状態に達した、またはドキュメント番号が回収されたドキュメントです。この状態は通常、廃止または回収済みと呼ばれます。
- 削除済みの状態: 使用できないが、まだ完全に削除すべきではないドキュメント。
ドキュメントのワークフローの状態タイプ
ドキュメントのワークフローは、システムのその他の状態タイプ一式を使用します。これらは、複数ドキュメントのワークフロー専用に設計されたもので、コンテンツアクションのドキュメントワークフロー手順に基づいて新規ライフサイクル状態にドキュメントを移動します。
- 複数ドキュメントワークフロー: 事前承認: ドキュメントは現在事前承認状態にあります。
- 複数ドキュメントのワークフロー: 承認済み: ワークフローのドキュメントは承認されました。
- 複数ドキュメントのワークフロー: 却下: ドキュメントがレビュー処理に失敗し、却下されました。
バッチ承認状態のタイプ
バッチ承認を使用する Vault では、その他の状態タイプ一式が使用可能です。これらは、関連バッチオブジェクトレコードのアクションに基づいて、新規ライフサイクル状態にドキュメントを移動させるためのバッチ承認機能に必要とされるものです。
- レビュー中: 現在レビュー中のドキュメント。この状態タイプには特殊動作はありません。
- 却下: レビュー処理に失敗したドキュメント。この状態タイプには特殊動作はありません。
臨床操作状態タイプ
次の標準状態タイプは、Clinical Operations Vault で使用できます:
- 削除を要求済み: 削除を評価するドキュメント。
- 1 つのバージョンのソフト削除: 1 つのバージョンへのアクセスが厳しく制限されているドキュメントですが、必要に応じて復元できます。
- すべてのバージョンをソフト削除: すべてのバージョンへのアクセスが制限されているドキュメントですが、必要に応じて復元できます。
- 受信転送: Vault 間接続を介して別の Vault から転送されたドキュメント。
- SiteVault から受信: Veeva Site Connect を介して SiteVault Vault から転送されたドキュメント。この状態タイプは、Veeva Site Connect が有効化されている Vault でのみ利用可能です。
商用状態タイプ
次の標準状態タイプは、PromoMats Vault で使用できます:
- 規制当局準備完了: 保健機関に提出するドキュメント。
品質状態タイプ
次の標準状態タイプは、Quality Training Vault で使用できます:
- 教育訓練準備完了: Vault Training Vault で訓練するためのドキュメントを発行できます。
RIM 状態タイプ
RIM Vault では、次の標準状態タイプを使用できます:
- 受信: 標準の Vault 間接続を介して別の Vault から転送されたドキュメント。
状態タイプを定義する方法
状態タイプの定義は、ライフサイクルの詳細ページから設定および編集できます。これらの定義を確認・編集するには、管理者 > コンテンツ設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] に進みます。これらの設定を変更するには、管理者: ライフサイクルおよびワークフロー権限を含むセキュリティプロファイルが必要となります。
状態タイプのルール
特定の状態タイプには、Vault に組み込まれているルールと特別な動作があります。
開始状態:
- すべての新規ドキュメントとバインダー (予定ドキュメントを除く) は、自動的にこの状態となります。
- 下書きの作成アクションで作成された新規ドキュメントバージョンは、自動的にこの状態となります。
固定状態:
- ユーザは、この状態にあるドキュメントを削除できません。(パワー削除権限を持つユーザは、このルールをオーバーライドできます。)
- 前の固定状態を過去版に設定のエントリアクションオプションを使用する場合、ドキュメントのステータスが変わると、現在この状態にあるドキュメントのすべてのバージョンが過去版状態に移行します。
過去版状態:
- 前の固定状態を過去版に設定のエントリアクションオプションを使用する場合、ドキュメントのステータスが変わると、現在固定状態にあるドキュメントのすべてのバージョンがこの状態に移動します。
廃版状態:
- ドキュメントがこの状態に移動すると (廃版にするアクションまたは別のカスタムアクション経由)、ドキュメントのすべてのバージョンも廃版状態に移動します。Vault は、最新バージョンのドキュメントにのみ、入力条件と入力アクションを適用します。
削除済みの状態:
- 削除済みの状態タイプは、現在のリリースの特殊動作のいずれとも関連付けられていませんが、将来の機能で使用されます。
開始状態および予定状態について
Vault 全体と各ライフサイクルにおいて、管理者は特定のドキュメントが予定状態またはライフサイクルの開始状態で開始するかを決定することができます。予定状態で開始するドキュメントについては、以下の状態であることを確認します。
- 管理者 > 設定 > 全般設定で、新規ドキュメントを予定として作成機能が有効化されている。
- ドキュメントまたはバインダーのライフサイクルで、標準予定状態が有効である。
上記の確認後、Vault は以下のルールに従ってドキュメントまたはバインダーを作成します。
- プレースホルダー: 予定状態で開始します
- バインダー: 予定状態で開始します
- ドキュメントテンプレートから作成されたドキュメント: 予定状態で開始します
- バインダーテンプレートから作成されたドキュメント: 予定状態で開始します
- アップロードファイルから作成されたドキュメント: 開始状態で開始します
- CrossLinks として作成されたドキュメント: 開始状態で開始します
Vault の新規ドキュメントを予定として作成設定が有効化されていない場合、バインダーテンプレートから作成されたドキュメントのみが予定状態を使用します。この設定が有効化されていても、予定状態を含まないライフサイクル付きのドキュメントまたはバインダーは、代わりに開始状態を使用します。