ドキュメントワークフローの設定

ドキュメントワークフローを使用すると、1 つまたは複数のドキュメントをレビューや承認などの幅広いプロセスに送信することができます (1 つのワークフローインスタンスあたり最大 100 件のドキュメント)。ドキュメントワークフローは、大容量のエンベロープオブジェクト経由でオブジェクトワークフローを使用します。個々のワークフローインスタンス内には、1 つのエンベロープオブジェクトレコードと 1 つ以上の関連ドキュメントが存在します。エンドユーザはエンベロープオブジェクトで直接作業することはありません。

ドキュメントワークフローについて

ドキュメントワークフロー内で、「エンベロープコンテンツ」に影響するタスクやアクションを作成することができます。エンベロープコンテンツはワークフローに関連付けられているドキュメントです。ドキュメントワークフローを設定して、任意のドキュメントライフサイクルまたは特定のライフサイクルのドキュメントに適用できます。

エンベローブおよびエンベロープコンテンツのオブジェクトレコードへのアクセスについて

エンベロープとエンベロープコンテンツのオブジェクトレコードへのアクセス管理は注意を払う必要があります。オブジェクトが大容量 オブジェクトであるため、ワークフロー: 参加者権限を持ち、カスタムオブジェクトタブまたは企業管理者ページから エンベロープまたはエンベロープコンテンツレコードにアクセスできるユーザは、レコードレベルの権限に関わらずこれらのレコードを表示することができます。さらに、ドキュメントが有効なワークフローにある場合、レコードリンクをクリックすると、ユーザがワークフローの参加者ではなくても、その特定のワークフロービューアにユーザを移動させることができます。エンベロープのドキュメントを表示するユーザ権限は、引き続きドキュメントの共有設定によって決定されます。

ドキュメントライフサイクルについて

ドキュメントワークフローにはドキュメントライフサイクルで作業するための 2 つのオプションがあります:

• ドキュメントワークフローはどのライフサイクルにも適用することができます。つまり、ワークフローエンベロープには単一のライフサイクルや 2 つの異なるライフサイクル、または Vault のすべてのライフサイクルからドキュメントを含めることができます。ただし、このタイプのワークフローに使用できるオプションには制限があります。ライフサイクル全体で有効になるワークフローは、すべてのドキュメントに適用される設定要素 (ドキュメントフィールドなど) のみにアクセスできます。すべてのドキュメントに適用される設定要素 (ドキュメントフィールドなど) のみにアクセスできます。
• ドキュメントワークフローは特定のドキュメントライフサイクルに適用することができます。その場合、そのライフサイクルのドキュメントにのみ有効となります。ワークフローは単一のライフサイクルのドキュメントのみを処理するため、そのライフサイクルに関連付けられているドキュメントタイプに定義されているすべてのフィールドにアクセスすることができます。また、ワークフローは状態タイプではなく、特定のライフサイクル状態を使用できます。

この表ではドキュメントワークフローのオプションを比較します。

ドキュメントワークフローを作成する方法

ドキュメントワークフローを一から作成したり、コピーアクションを使用して既存のワークフローをコピーしたりすることができます。

新規ドキュメントワークフローの作成

新規ドキュメントワークフローを作成するには:

1. 管理 > 設定 > ワークフローの順に選択して、作成をクリックします。
2. ドロップダウンリストから、ドキュメントワークフローを選択します。
3. 続行をクリックします。
4. ラベルを入力します。この値は、Vault のさまざまな場所に表示されるため、ユーザにとって分かりやすいものにする必要があります。
5. 任意の作業: 名前を変更します。この値は、主に API 経由でワークフローを参照するためのものです。
6. ドキュメントライフサイクルを選択するか、任意のドキュメントライフサイクルを選択して、すべてのライフサイクルに適用するワークフローを作成します。この選択を保存すると、後から編集することはできません。この選択がその他のオプションにどのように影響するかについては、ドキュメントライフサイクルをご覧ください。
7. 任意の作業: ワークフローキャンセルコメントのチェックボックスを選択して、ワークフローをキャンセルするユーザにコメントを提供するよう求めます。
8. 任意の作業: 下書きの作成は現バージョンを維持しますチェックボックスをオンにすると、有効なワークフローが以前のメジャードキュメントバージョンを維持したまま、下書き作成アクションによりドキュメントのマイナーバージョンがバージョンアップします。
9. 任意の作業: 単一のドキュメントにワークフローを使用するを選択して、単一のドキュメントにのみ使用できるようワークフローを制限します。このオプションを有効化すると、ワークフローは、カート、ライブラリ、お気に入り、最近使ったドキュメントなどの一括アクションメニューには表示されません。さらに、このオプションを有効にすると、ドキュメントワークフローのタスク、タスクリマインダー、またはキャンセルアクション内で通知または通知ステップを定義する場合、ドキュメント通知テンプレートを選択できます。
10. 特定のドキュメントライフサイクルを選択した場合、ワークフローにクラスを選択することができます。このフィールドを空白にするか、R&U を選択します。詳しくは以下の詳細をご確認ください。
11. 保存をクリックします。

新規ワークフローを保存すると設定できます。

1. ワークフロー手順セクションで、プレースホルダー手順を使ってワークフローパスを計画します。
2. 任意の作業: システムメッセージのメッセージテンプレートまたはワークフローが送信するタスクアラートを作成します。
3. 任意のライフサイクルワークフロー: Vault の各ドキュメントライフサイクルの状態タイプを定義します。
4. 任意のライフサイクルワークフロー: ドキュメントライフサイクルロールがアプリケーションロールにマッピングされていることを確認します。
5. ワークフローに戻り、開始手順から始まるワークフロー手順を設定します。開始手順では、以降のタスクおよび通知に関するユーザコントロールを定義します。以下のセクションでは、ドキュメントワークフロー手順を設定する方法について説明します。
6. 任意の作業: ワークフロー詳細ページから、変数をワークフローに追加します。変数は決定手順および分岐ワークフローをサポートします。
7. 任意の作業: ワークフロー詳細ページから、キャンセルアクションをワークフローに追加します。
8. ワークフローの設定が終了したら有効化します。この手順の詳細は、以下をご覧ください。
9. 特定のライフサイクルワークフロー: ワークフローユーザアクションを、ワークフローを有効化したいドキュメントのライフサイクル状態に追加します。ユーザアクションを定義する際、ドキュメントが特定のフィールド値を含む場合にのみ有効化するよう設定することもできます。

既存のドキュメントワークフローのコピー

コピーアクションを使用して、既存のワークフローをコピーすることができます。新しいワークフローは、ソースワークフローと同じライフサイクルを対象とし、ワークフローの説明、手順、変数を複製します。コピーされたワークフローは、設定モードで作成されるため、有効化する必要があります。

既存のドキュメントワークフローをコピーするには:

1. 複製したいワークフローのアクションメニューで、コピーをクリックします。
2. ラベルを入力します。この値は、Vault のさまざまな場所に表示されるため、ユーザにとって分かりやすいものにする必要があります。
3. 任意の作業: 名前を変更します。この値は、主に API 経由でワークフローを参照するためのものです。
4. コピーをクリックします。

これでワークフローコピーを設定することができます。

ワークフローの削除

アクションメニューから削除を選択してワークフローを削除することができます。

ワークフローバージョン履歴

アクションメニューのワークフローバージョンの表示を選択すると、ワークフローの有効化されたすべてのバージョンのリストを表示できます。ワークフローのバージョンをクリックすると、その詳細と手順を確認できます。以前のワークフローバージョンの手順変更またはコピーを行うことはできません。以前のバージョンに、削除済みフィールドや削除済みライフサイクル状態など、削除済み項目を含む手順がある場合、履歴にはそれらの手順がエラーとして表示されます。

R&U ワークフロー

R&U ワークフローはワークフローの特殊なクラスで、レビューのためにユーザが 1 つまたは複数のドキュメントまたはバインダーを特定のユーザに割り当てられるようにするものです。詳しくは、R&U ワークフローの設定をご覧ください。

開始手順

開始手順は、ワークフローの開始時にユーザに表示されるダイアログを制御します。ここから、ワークフロー指示の入力、ワークフロー所有者がワークフロー参加者を選択するユーザコントロールの作成、日付フィールドの設定などを行うことができます。

開始手順を定義するには:

1. 管理者 > 設定 > ワークフロー > [ワークフロー] に進みます。
2. 開始手順をクリックし、編集をクリックします。
3. コントロールの追加をクリックします。
4. ドロップダウンからコントロールタイプを選択し、タイプに固有の詳細を定義します。これらの手順を使用して、必要なだけコントロールを追加することができます。
5. 左上隅をクリックしてドラッグすると、コントロールの配列が変更できます。設定した順序が、ワークフロー開始ダイアログに表示される順序になります。
6. 保存をクリックします。

開始手順ルールを作成して、ワークフロー開始ダイアログで特定のコントロールをワークフロー所有者に表示させないシナリオを定義することができます。

開始手順ルール

開始手順ルールは、ワークフロー開始ダイアログに表示されるコントロールを条件付きで変更する方法を提供します。ワークフロー開始ダイアログでワークフロー所有者に不要なコントロールを表示しないようにしたり、特定の条件でコントロールを必須としたりすることができます。そうするには、以下に記載するように論理式 (True/False) を使用してルールを定義します。このルールを使用して、参加者、ドキュメントフィールドのプロンプト表示、指示、変数コントロールを非表示や必須にすることができます。

ルールは、個別のコントロール設定でオプションのコントロールにのみ影響する必要があります。必須コントロールを非表示にするルールを作成すると、ワークフローがエラーになる可能性があります。参加者コントロールの場合、定義済みの参加者が参加するワークフローのタスクすべてがオプションの場合、コントロールはオプションとみなされます。

新規開始手順ルールを作成するには:

1. 開始手順設定の開始手順ルールセクションで、編集をクリックします。
2. 開始手順ルールの作成をクリックします。
3. 開始手順ルールのルールラベルを入力します。
4. ルールタイプの選択ドロップダウンからルールタイプを選択します。この選択により、式が True を返した場合にルールが有効になります。
5. コントロールの選択ドロップダウンから、ルールの影響を受けるコントロールを選択します。
6. この表現が True の場合のボックスに論理式 (True/False) を入力します。フィールド、関数、および演算子タブを使用して、オプションの一覧を検索することができます。
7. 構文を確認するをクリックします。
8. エラーがなければ、保存をクリックします。

開始手順ルール表現は、Vault の標準表現文法を使用し、True/False を返します。表現が True を返す場合、Vault はワークフロー開始ダイアログのコントロールにルールの影響を適用します。ルールを有効化するには、ルール表現はワークフローのすべてのドキュメントに True を返す必要があります。開始手順ルールは、Vault 表現文法でサポートしているすべての標準フィールドタイプをサポートし、数式フィールド、バリデーションルール、その他の表現ベースの機能と同じ構文を使用します。同じコントロールが非表示と必須両方にするルールの影響を受ける場合、必須タイプのルールが優先されます。

コントロールタイプ

ドキュメントワークフローを使用すると、指示、参加者、日付、およびドキュメントフィールドにプロンプトを表示コントロールを設定することができます。ワークフロー所有者がワークフローを開始すると、作成したコントロールに基づいて指示とオプションが表示されます。所有者がドキュメントをレビューするユーザを選択しなければならない場合、参加者コントロールを作成する必要があります。所有者がワークフロー期日を選択しなければならない場合、日付コントロールを作成する必要があります。

指示コントロール

手順のコントロールタイプを使うと、ワークフロー所有者の説明または手順を入力することができます。例えば、承認ワークフローに承認者を追加するように所有者に指示します。

ドキュメント名 ${docName} とドキュメント番号 ${docNumber} のトークンを指示に含めることができます。トークンは、ワークフローに単一のドキュメントがある場合にのみ解決します。

日付コントロール

日付 コントロールを使用すると、タスク期日としてワークフロー開始ダイアログに表示される日付フィールドを設定することができます。

参加者コントロール

参加者 コントロールを使用すると、タスクにユーザを割り当てる参加者グループを作成することができます。例えば、承認者参加者コントロールを作成します。その参加者グループには後からタスクを割り当てることができます。

参加者コントロールを定義するには:

1. 参加者ラベルを選択します。このラベルは、ワークフローが開始されたときに所有者に表示され、ワークフローの進捗状況を確認するユーザに表示され、完了後にワークフローをレビューするユーザにも表示されます。組織の用語集に合わせたラベルをお使いください。
2. ワークフロー開始者に参加者の選択を許可しますを選択して、ワークフロー開始ダイアログに参加者コントロールを表示するか、参加者としてロールを使用を選択してドキュメントのロールに基づいて参加者を自動割り当てします。
3. 任意の作業: ワークフロー開始者に参加者の選択を許可しますを選択した場合、特定のロールを選択して参加が許可されているロールに有効なユーザのリストを定義します。開始ダイアログで所有者が選択できるのは、エンベロープの各ドキュメントに定義されているいずれかの有効なロールのユーザのみです。
4. 任意の作業: ワークフロー開始者に参加者の選択を許可しますを選択した場合、これらの参加者にタスク指示を許可するチェックボックスを選択すると、ワークフロー所有者はワークフロー開始ダイアログの参加者の選択ごとに指示を提供できます。指示の追加はデフォルトでは任意の作業ですが、必須チェックボックスを選択することで強制にすることができます。
5. 任意の作業: ワークフロー開始者に参加者の選択を許可しますを選択した場合、設定を共有するデフォルトユーザチェックボックスを選択すると、開始ダイアログのロール割り当てに、ドキュメント共有設定でそれらのロールに現在割り当てられているユーザおよびグループを自動入力します。ユーザとグループは、ワークフローの各ドキュメントのロールに割り当てられている必要があります。
6. 任意の作業: ワークフロー開始者に参加者の選択を許可しますを選択した場合、ロールで許可されたユーザとグループを表示するのチェックボックスを選択して、他の適格なユーザに加えて参加者選択に許可されているグループを表示します。
7. ドキュメントロールに基づいて参加者を入力するための参加者としてロールを使用のチェックボックスが選択されている場合は、参加が許可されているロールでロールを選択する必要があります。ワークフローが開始すると、Vault はこれらのロールにいるユーザをドキュメントに自動的に割り当てます。この設定を使用した場合、Vault ではワークフロー開始ダイアログ、またはユーザが有効なワークフローに参加者を追加したときに、参加者コントロールが表示されません。

デフォルトでは、ワークフロー参加者コントロールに割り当てることができる参加者の最大人数は 5,000 人です。1 から 5,000 の間で制限を設定するには、管理 > 設定 へ移動して ワークフロー開始者が選択したワークフロー参加者を制限するを有効にします。参加者管理ごとの最大参加者数 を指定します。設定された制限を超える参加者を割り当てようとすると、ワークフロー開始者にエラーが発生します。

参加者としてロールを使用

参加者としてロールを使用オプションが参加者コントロールで有効化されているワークフローでは、以下に説明する動作によって、ユーザのマイタスクまたは利用可能なタスクのビューに表示されるタスクが決定されます:

• ワークフローでタスク手順が生じた場合、Vault は選択された参加者グループの全ユーザにタスクを割り当てます。この参加者グループは、ワークフローに含まれるすべてのドキュメントのそのロールにいる全ユーザとグループで構成されます。
• タスクが作成されて割り当てられた後に、既に参加者グループの一部となっているグループにユーザを追加した場合、新たなユーザはタスク割り当てを自動的に受領します。
• タスクが割り当てられた後に、新たなユーザまたはグループがワークフローに含まれるすべてのドキュメントのロールに追加されると、これらの新たなユーザまたはグループは自動的にタスクを受領しません。新たなユーザまたはグループは、参加者の追加アクション経由でタスク参加者として追加される必要があります。
• 利用可能なタスクがユーザまたはグループに承諾され、続いて新たなユーザまたはグループが参加者の追加アクション経由で追加されると、新たなユーザまたはグループは、前のユーザまたはグループがリリースするまでタスクを承諾することができません。

ドキュメントフィールドにプロンプトを表示コントロール

ドキュメントフィールドにプロンプトを表示コントロールを使用すると、ワークフロー所有者がドキュメントフィールドに入力するプロンプトを表示することができます。Vault はワークフローエンベロープのすべてのドキュメントにフィールド値を入力します。

ドキュメントフィールドにプロンプトを追加する方法

ドキュメントフィールドにプロンプトを追加するには:

1. フィールドを選択します。有効なドキュメントタイプのフィールドのみが使用可能です。
2. ワークフロー所有者がフィールドに値を設定しないと先に進めないようにするには、必須チェックボックスを選択します。フィールドにすでに値がある場合、所有者が値を変更する必要はありません。
3. 任意の作業: フィールドの追加をクリックして追加するフィールドを選択します。
4. 任意の作業: – (マイナス) アイコンをクリックしてフィールドを削除します。

有効なフィールド

以下のフィールドタイプが有効です:

• テキスト
• 数字
• 選択リスト
• 日付
• 日時
• はい/いいえ
• URL
• オブジェクト

フィールドプロンプトで使用されるオブジェクト参照フィールドは参照制限を尊重します。

特定のフィールドを含めないこと (または必須として設定しないこと) が推奨されます。特定のフィールドを含めたり、必須として設定したりすると、タスク所有者がワークフローを完了できなくなる場合があります:

• Vault によって一意であることが要求されるフィールド。
• フィールドレベルセキュリティが設定されているフィールド。タスク所有者がフィールドを編集できなくなる可能性があります。

ドキュメントワークフローはドキュメントフィールド依存性をサポートしていません。

変数コントロール

変数コントロールを使うと、ワークフロー所有者はワークフロー変数に値を設定することができます。これで、ワークフロー設定で分岐の基準として変数値を使用することができます。

変数コントロールを追加する方法

変数コントロールを追加する前に、変数をワークフローに追加する必要があります。これは、ワークフロー詳細ページの変数セクションから行います。

変数コントロールを追加するには:

1. 開始手順設定で + コントロールの追加をクリックします。
2. 変数をコントロールタイプとして選択します。
3. ドロップダウンリストから特定の変数を選択します。
4. 任意の作業: ワークフロー所有者が選択する必要がある場合、必須チェックボックスを選択します。
5. 任意の作業: 複数の変数を表示したい場合、+ 変数の追加リンクをクリックして、2 つ目の変数の手順を繰り返します。変数を削除するには、– (マイナス) アイコンをクリックします。

タスク手順

タスク手順は、特定の参加者グループのユーザにタスクを割り当てます。タスクには指示、裁定プロンプト、および電子署名を含めることができます。

ドキュメントタスク手順を定義するには:

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
2. タイプをタスクに設定します。
3. タスクを特定するためのタスクラベルを入力します。
4. 必要に応じてタグを追加します。
5. タスクの割り当て先で、ワークフロー所有者または参加者グループを選択します。開始手順で各参加者グループを参加者コントロールとして定義します。
6. タスク所有者向けの指示を入力します。これらはホームタブおよびドキュメントビューア内のワークフロー見出しの詳細を表示部分でタスクと一緒に表示されます。ワークフローに単一のドキュメントが含まれる場合に、ドキュメント名 ${docName} とドキュメント番号 ${docNumber} のトークンを指示に含めることができます。
7. タスク要求を選択します。タスクが必須の場合、ワークフロー所有者はワークフロー開始時にタスクを参加者グループに割り当てる必要があります。タスクが任意の場合、ワークフロー所有者はワークフロー開始時に参加者グループを選択するかどうかは任意となります。
8. 任意の作業: 任意ワークフロー所有者にこのタスクの受領を許可しないを選択します。このオプションは、ワークフロー所有者がタスクに割り当てられたグループに属していなくても、タスクをワークフロー所有者に対して利用できなくします。タスクの割り当て先でワークフロー所有者を選択した場合、このオプションは表示されません。
9. 任意の作業: タスクの参加者がホームタブのタスクビューから直接タスクを完了できるようにするには、[ アイテムを表示せずにタスクを完了する ]チェックボックスを選択します。
10. 任意の作業: [ 以前のタスクに関する情報を表示 ]ドロップダウンで、ワークフロー内の1つまたは複数の以前のタスクを選択すると、タスク参加者はホームタブのタスクビューで完了日や評決などの情報を見ることができます。
11. 任意の作業: 期日を選択します。
12. 任意の作業: [ 共有設定の更新 ]で、 ルールを作成 して特定の状況にあるロールを更新します。
13. 任意の作業: フィールドにプロンプトを表示を選択します。この設定をすると、タスク所有者がドキュメントフィールド値に入力することができます。詳しくは、ドキュメントフィールドプロンプトをご覧ください。
14. 任意の作業: 裁定にプロンプトを表示を選択します。詳しくは、以下の裁定の設定をご覧ください。
15. 任意の作業: 通知で、タスク所有者に自動通知を送信する際に使用する通知テンプレートを選択します。前のタスクの裁定を含めるを選択して、タスクの選択フィールドで 1 つ以上の以前のタスクを選択できます
16. 任意の作業: タスクアラートを追加します。タスクアラートを使用すると、オープンタスクについて送信する通知を設定することができます。

タスク手順の共有設定の更新

タスク手順の 共有設定の更新 のルールを設定すると、タスク手順中の共有設定を自動で管理できます。Vault は、ワークフローに含まれるドキュメントに共有設定の変更を適用します。共有設定の更新ルールを定義するには:

1. タスク手順で、共有設定の更新セクションに進みます。
2. ルールの追加をクリックします。
3. イベントの選択ドロップダウンで、タスク手順のトリガーイベントを選択します。タスクの割り当て、完了、取り消し、または別のユーザからの再割り当ての共有設定変更をトリガーするよう選択できます。
4. 演算子の選択ドロップダウンで、トリガーイベント時にロール割り当てを追加するまたは削除するかどうかを選択します。
5. ロールの選択ドロップダウンで、ルールの影響を受けるロールを 1 つまたは複数選択します。各トリガーイベントは、ルール定義の相反を防ぐため、ロールに一度しか影響を及ぼしません。有効なロールのみを選択できます。
6. 任意の作業: ルールの追加をクリックして、追加ルールを定義します。

タスク再割り当て元イベントオプションは、現在のタスク所有者ではなく、タスクの再割り当て元のユーザの共有設定を更新します。

裁定の設定

ドキュメントワークフローを設定する際、単一の裁定または複数の裁定を選択するようユーザに表示するオプションがあります。ワークフローのすべてのドキュメントに適用する単一の裁定を要求するには、単一の裁定を選択します。選択された裁定と関連するすべての署名は、コンテンツドキュメントにカスケードされます。

ワークフローのドキュメントごとに適用する個別の裁定を要求するには、複数の裁定を選択します。任意のライフサイクルに設定されたドキュメントワークフローの場合、特定のドキュメントタイプまたは特定のドキュメントタイプがないすべてのドキュメントに対するワークフローのすべてのドキュメントで裁定を要求するよう選択することができます。

期日

タスクの期日は以下に基づくことができます:

• ワークフロー開始手順の日付コントロール
• タスク作成日
• ワークフロー開始日

これらのいずれかを選択した場合、ワークフロー開始日の後にオフセット (例えば 4 日) を設定することができます。期日は日付のみで、時間コンポーネントは含みません。ユーザにはそれぞれのタイムゾーンの日付に基づいてタスクステータス (遅れなど) が表示されます。

計算されたタスク期日

ワークフローのタスク期日を選択する際に、計算されたタスク期日を設定することができます。これを使用すると、Vault は自動的にタスク期日を計算し、ワークフロー所有者の入力が不要となります。計算されたタスク期日を設定するには:

1. 期日ドロップダウンリストからワークフロー開始日、タスク作成日、期日 (開始手順で定義)、または日付タイプのオブジェクトフィールドを選択します。
2. 日付オフセット演算子として + または - のいずれかを選択します
3. 最大 365 日の日付値を選択します。

ワークフロー開始日またはタスク作成日からタスク期日を計算する場合、時間は管理者が設定した Vault のタイムゾーンに基づきます。

ドキュメントフィールド

ドキュメントフィールドにプロンプトを表示設定を使用すると、ワークフローが編集可能なドキュメントフィールドを表示できるようになり、タスク所有者がタスクを行っている間にこれらのフィールドに入力するプロンプトが表示されます。Vault はワークフローエンベロープのすべてのドキュメントにフィールド値を入力します。このオプションでは、タスク所有者がドキュメントごとに異なる値を選択することはできません。すべてのドキュメントに同じ値が入力されます。

有効なフィールド

以下のフィールドタイプが有効です:

• テキスト
• 数字
• 選択リスト
• 日付
• 日時
• はい/いいえ
• URL
• オブジェクト

フィールドプロンプトで使用されるオブジェクト参照フィールドは参照制限を尊重します。

特定のフィールドを含めないこと (または必須として設定しないこと) が推奨されます。特定のフィールドを含めたり、必須として設定したりすると、タスク所有者がワークフローを完了できなくなる場合があります:

• Vault によって一意であることが要求されるフィールド
• フィールドレベルセキュリティが設定されているフィールド。タスク所有者がフィールドを編集できなくなる可能性があります

ドキュメントワークフローはドキュメントフィールド依存性をサポートしていません。

裁定

裁定を使用すると、タスク所有者がワークフロータスクを行っているときに結果を示すことができるようになります。ドキュメントワークフローを使用すると、タスク所有者が裁定を各ドキュメントに個別に割り当てることができます。

裁定の設定方法

裁定をワークフロータスクに追加するには:

1. 裁定の追加をクリックして各裁定を作成します。
2. 裁定を選択した際にタスク所有者に表示される裁定ラベルを入力します。このラベルはワークフロー詳細内にも表示されます。
3. 任意の作業: 裁定でその他のワークフロータスクを省略したい場合は、タグ付けされたタスクを省略するを選択します。

ワークフロータスクの省略

不要タスクの完了を削減するため、ワークフロータスクを省略することができます。ユーザが省略の対象として裁定を選択すると、Vault は指定されたタグが適用されている他のすべてのワークフロータスクをキャンセルします。例えば、承認者グループのユーザのうち 1 人だけがドキュメントを承認する必要がある場合、ユーザの 1 人がドキュメントを承認したら、Vault はグループの他のすべてのユーザに対して承認タスクをキャンセルします。これを設定するには:

1. 詳細で省略したいワークフロータスクにタグを適用します。
2. タグ付けされたタスクを省略するを選択します。
3. タスクに複数の裁定がある場合、ワークフローのすべてのドキュメントに裁定があり省略をトリガーしたい場合にはすべてのドキュメントにこの裁定があるを選択し、ワークフローの任意のドキュメントに裁定があり省略をトリガーしたい場合は 1 つ以上の裁定にこの裁定があるを選択します。
4. 省略したいタスクに関連付けられているタグを選択または作成します。
5. 保存をクリックします。

任意のライフサイクルまたは特定のライフサイクルに利用可能な複数ドキュメントワークフローに省略タスクオプションを追加できます。

任意の裁定設定

• 各裁定でコメントの追加をクリックして、コメントの入力を求めるプロンプトをタスク所有者に表示します。プロンプトのラベル (「裁定の説明」など) を入力します。必須チェックボックスを選択して、タスクを完了する前にコメントを入力するようタスク所有者に要求します。
• この裁定を選択するタスク所有者がキャパシティを提供する必要がある場合、各裁定でキャパシティの追加を選択します。
• この裁定を選択するタスク所有者が電子署名を提供する必要がある場合、各裁定で電子署名の追加を選択します。ドキュメントに電子署名を明示オプションは、ダウンロードしたドキュメントに添付された署名ページでタスクを完了する全ユーザの署名を取得します。ダウンロードしたドキュメントに署名ページを添付したくない場合は、ドキュメントに電子署名を明示チェックボックスの選択を解除します。このオプションは、ドキュメントに電子署名を明示が有効化されている裁定の署名のみがダウンロードしたドキュメントに明示されるように、複数の裁定を区別することができます。
• 各裁定で理由の追加をクリックして、裁定の理由を選択するよう求めるプロンプトをタスク所有者に表示します。必須チェックボックスを選択して、タスクを完了できるようになる前に理由を選択するようタスク所有者に要求します。プロンプトのラベル (「裁定の理由」など) を入力します。理由を選択した際にタスク所有者に表示される理由値を入力します。
• 裁定ごとに、フィールドプロンプトの追加をクリックし、1 つまたは複数のドキュメントフィールドを選択します。このオプションはオブジェクトレコードのフィールドを裁定ダイアログに追加し、タスク所有者は、この特定の裁定を選択する際にフィールド値を更新することができます。必須を選択して、フィールドに入力しないと続行できないことをユーザに示します。フィールドの追加をクリックしてその他のフィールドプロンプトを追加します。
• ドキュメントタイプにあるドキュメントにのみ裁定にプロンプトを表示を選択し、1 つ以上のドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類を選択します。この設定を使用すると、ワークフローがタスク所有者に対して特定のドキュメントタイプのドキュメントの裁定のみにプロンプトを表示します。このオプションは、任意のライフサイクルに設定されたドキュメントワークフローでのみ使用可能です。

キャパシティ

キャパシティが必要になるように裁定を設定した場合、タスク裁定にコンテキストを提供するためにタスク所有者はキャパシティを提供する必要があります。

キャパシティを追加する方法

裁定にキャパシティを追加するには:

1. キャパシティの追加をクリックします。
2. 職務フィールドのキャパシティラベルを入力します。
3. 任意の作業: 必須チェックボックスを選択するとキャパシティの選択が必須になります。
4. キャパシティの値を追加します。ユーザがタスクを完了すると、これらの値を含むドロップダウンでキャパシティラベルが表示されます。複数の裁定を設定する場合、各裁定のキャパシティの値を同じにする必要があります。

電子署名

電子署名を義務付けるように裁定を設定した場合、タスク所有者はログイン認証情報を入力して電子署名を提供する必要があります。

電子署名を追加する方法

裁定に電子署名を追加するには:

1. 電子署名の追加をクリックします。
2. ユーザ向けに指示を入力します。

タスクアラート

タスクアラートを使用すると、オープンタスクがあるタスク所有者に Vault が自動的に通知を送信します。タスクアラートは、タスクアラートの通知ジョブに基づいて毎日実行します。デフォルトでは、ジョブ所有者はシステムです。これは、ジョブが失敗してもメールを受信するユーザがいないことを意味します。ジョブが失敗した場合にユーザがメールを受信するようにしたい場合は、管理者 > ジョブ > ジョブ定義でジョブ所有者を更新します。タスクアラートは Vault タイムゾーンを使用します。

タスクアラートの設定方法

タスクアラートを設定するには:

1. アラームのメッセージテンプレートを選択します。詳しくはメッセージテンプレートをご覧ください。
2. 最大 5 人の受領者を設定します。タスク所有者、ワークフロー所有者、または設定されている参加者グループのユーザを設定できます。承認されているユーザがいない有効なタスクでタスク所有者を受領者に設定した場合、Vault はすべての有効なタスク所有者に通知を送信します。
3. アラームに送信日を選択します。アラームを送信する日付は、タスク期日またはタスク作成日から指定された日数となります。例えば、タスク期日の 1 日前にタスクを完了するようにユーザに通知することができます。
4. 任意の作業: タスクアラートの追加をクリックして別のアラームを追加します。最大 5 つまでアラームを追加することができます。
5. 保存をクリックします。

アクション手順

アクション手順は、ワークフローエンベロープ内のドキュメントを Vault が自動的に完了するアクションを定義します。例えば、アクションはすべてのドキュメントを新しいライフサイクル状態に移動することができます。

アクション手順を設定する方法

アクション手順を定義するには:

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
2. タイプをアクションに設定します。
3. 任意の作業: 条件付きで実行 を選択して、アクションルールに条件を追加します。
4. アクションタイプを選択します: 状態の変更、フィールドの更新、一致するアイテムを自動的に削除する、またはドキュメントから電子署名を削除する。
5. 任意の作業: アクションの追加をクリックすると、同じルール内に他のアクションも作成できます。ルールが条件付きの場合、これらのアクションは同じ条件を共有します。
6. 保存をクリックします。

状態の変更アクション

状態の変更アクションは、ドキュメントを新しいライフサイクル状態に移動します。このアクションを定義するには、新しいライフサイクル状態またはライフサイクル状態タイプを選択します。また、アクション手順内で状態変更を実行しても、ターゲット状態が既存の状態と同じである場合には、入力条件をチェックしたり、エントリアクションを起動したりしなくなりました。

フィールドの更新アクション

ドキュメントフィールドの更新アクションを使用すると、ワークフローが数式を使用してフィールドを自動的に更新することができます。Vault はワークフローエンベロープのすべてのドキュメントに (静的または計算済みの) フィールド値を入力します。例えば、承認日に 180 日間を追加してコンテンツの有効期限を設定する手順を承認ワークフローに含めることができます。

有効なフィールド

以下のフィールドタイプが有効です:

• テキスト
• 数字
• 日付
• 選択リスト
• はい/いいえ
• URL

一致するアイテムを自動的に削除するアクション

一致するアイテムを自動的に削除するアクションを使うと、ワークフローはワークフローのエンベロープからドキュメントを削除することができます。例えば、承認ワークフローには、個別のドキュメントの裁定をサポートするタスクで却下を受領した後に、ワークフローからドキュメントを削除する手順を含めることができます。

このアクションを定義するには、条件付きで実行を選択し、1 つまたは複数の条件を指定します。アクションは、条件に一致するワークフローのすべてのドキュメントを削除します。削除済みドキュメントはワークフローのキャンセル状態に移動しますのチェックボックスを選択して、削除したドキュメントのライフサイクル状態を、ドキュメントライフサイクルでワークフローのキャンセル状態と定義された状態に変更します。

すべてのドキュメントが条件に一致する場合、このアクションはワークフローからドキュメントを削除しません。そのため、すべてのドキュメントを削除した場合にこのコンテンツアクション手順が起こらないように、このコンテンツアクション手順の前に 決定 手順を設定することが推奨されます。このような状況になった場合は、ワークフローをキャンセルすることが適切である場合があります。

ドキュメントから電子署名を削除するアクション

ドキュメントから電子署名を削除するアクションにより、ワークフローで特定のタスクと裁定のためにドキュメントから電子署名を削除できます。例えば、承認ワークフローには、誤ったユーザがドキュメントを承認した場合に電子署名を削除する手順を含めることができます。

このアクションを定義するには、常時または条件付きで実行するを選択し、1 つ以上の条件を指定してから、タスクと裁定を指定します。このアクションは、条件、タスク、裁定に一致するワークフロー内のドキュメントから署名を削除します。

ワークフロー中にドキュメントがアップバージョンされた場合、アクションは最新バージョンの署名のみを削除します。

条件付きアクション

アクション手順の効果は、条件付きでも可能です。条件付きアクションを使用すると、個々のドキュメントに異なる結果を許可するワークフローを設定することができます。決定手順では、ワークフローを分岐させることができますが、決定手順は個々のドキュメントではなく完全なドキュメントのセットを確認します。ワークフローエンベロープ内の個々のドキュメントに実行できるのはアクション手順のみです。

例えば、 編集なしで承認 または 変更が必要という裁定のプロンプトを表示するタスクを承認ワークフローに含めます。管理者は条件付きルールを使用してアクション手順を作成します。Vault がルールを適用する場合、エンベロープの各ドキュメントに個別にルールが適用されます。

• 各ドキュメントで、 レビュー ドキュメントタスクのすべての裁定が 編集なしで承認 になっている場合、ドキュメントは 承認済み 状態に移行します。このルールにより、承認日フィールドも現在の日付に設定されます。
• 各ドキュメントで、 レビュー ドキュメントタスクに 変更が必要の裁定がある場合、ドキュメントは 下書き 状態に戻ります。

Vault はワークフローエンベロープの次のドキュメントに移る前に、ルールの完全セットで各ドキュメントを処理します。このようにして、あるドキュメントは承認済み状態、別のドキュメントは下書き状態というように、個々のドキュメントに異なる結果が可能になります。ただし、アクションはワークフローを分岐させません。一部のドキュメントがある経路をたどり、それ以外のドキュメントは別の経路をたどるようにワークフローそのものを分岐させる方法はありません。詳しくは、決定手順をご確認ください。

条件を定義する方法

条件を定義するには:

1. ルールを条件付きで実行に設定します。
2. 条件タイプを選択します。
3. 任意の作業: 条件の追加をクリックして、ルールに追加の条件を作成します。Vault がアクションを実行するには、ドキュメントがルール内に定義されたすべての条件を満たす必要があります。

条件タイプ

• タスクは前のドキュメントタスク手順の裁定を参照します。この条件タイプに対するワークフロー手順、演算子、および裁定ラベルを選択します。
• フィールドはドキュメントのフィールド値を参照します。この条件タイプに対するドキュメントフィールド、演算子、およびフィールド値を選択します。
• ライフサイクルはドキュメントのライフサイクル状態を参照します。この条件に対する状態タイプ、演算子、および状態タイプの値を選択します。このオプションは特定のライフサイクルワークフローでは使用できません。

変数

ワークフローの設定時に、分岐ワークフローを作成するために決定手順を評価する際に使用する変数を含めることができます。ワークフロー所有者は、ワークフローを開始する際にこれらの変数の値を設定します。ワークフロー変数と決定手順を使用すると、複数のワークフローを設定せずに Vault はわずかな違いに対応できます。例えば、あなたの組織の単一レビューワークフローに、一部の条件の追加タスクが含まれている場合など。

変数を定義する方法

ワークフロー変数を定義するには:

1. ワークフロー詳細ページに進み、編集をクリックします。
2. 変数セクションにスクロールダウンします。
3. 変数の追加をクリックして、データタイプ (テキスト、はい/いいえ、選択リスト) を選択します。
4. 変数のラベルを入力します。この情報は、ワークフロー開始時にワークフロー所有者に表示されます。
5. 選択リストのデータタイプについて、選択リストオプションを入力します。
6. 保存をクリックします。

使用例

ワークフロー所有者にドキュメントのトレーニングが必須かどうかを確認し、必須の場合にはトレーニング手順に分岐するワークフローを定義するには、以下を行います。

• はい/いいえデータタイプを使用して、ワークフローにトレーニングが必須変数を定義します。
• 変数コントロールを、トレーニングが必須変数を参照する開始手順に追加します。
• トレーニングが必須がはいに設定されている場合はルールがワークフローをトレーニングタスク手順に送信し、トレーニングが必須がいいえに設定されている場合はその手順をスキップする決定手順を作成します。

制限

• 1 つのワークフローに含めることができる変数は 25 個までです。

決定手順

決定手順は、条件に基づいてワークフローを別々のパスに分散します。決定手順のドキュメント条件を評価する際に、Vault はエンベロープドキュメントを個々のドキュメントとしてではなく、全体として確認します。決定手順条件はワークフロー変数も使用できます。ワークフローが分岐すると、ワークフローエンベロープ内のすべてのドキュメントが 1 つの分岐に従います。個々のドキュメントが個別に分岐に進むことはできません。

分岐にルールを定義する際には、最も厳格な制限ルールから開始します。Vault は、設定された順にルールを評価します。「True」と評価される最初のルールが、ワークフローがたどるパスです。

決定手順を設定するには:

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。決定が裁定を参照する場合、この手順はワークフローが裁定を収集するタスク手順の後にくる必要があります。
2. タイプを決定に設定します。
3. ルールの作成をクリックして新しいルールを設定します。
4. ルールタイプを選択します。
5. その他ルールを定義します。Vault は自動的にこのルールを含めます。これは、ワークフローエンベロープのドキュメントがルール条件のいずれも満たさない場合にどうなるかを指定します。

ルールタイプ

• 変数は、ワークフロー開始手順でワークフロー所有者によって設定された変数値を参照します。この条件タイプに対する変数ラベルと変数値を選択します。
• タスク は前のタスク手順の裁定を参照します。この条件タイプに対するワークフロー手順、演算子、および裁定ラベルを選択します。決定手順はワークフローエンベロープ内のすべてのドキュメントを個々のドキュメントではなく、全体として確認することに留意してください。
• ライフサイクルはドキュメントのライフサイクル状態を参照します。この条件に対する状態タイプ、演算子、および状態タイプの値を選択します。このオプションは特定のライフサイクルワークフローでは使用できません。

ジョインの手順

結合のワークフロー手順を使うと、ワークフロー内の 2 つの別々のパスをマージすることができます。分岐するワークフロー、または並行手順を含むワークフローでこの手順を使用します。

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
2. タイプを結合に変更します。
3. 保存をクリックします。
4. ワークフローの概要が完成していない場合、次の手順として結合を指すように前の手順を編集します。

共有設定の更新手順

共有設定の更新 手順は、特定のロールにワークフロー参加者を追加するか、ロールから参加者を削除することによってエンベロープの共有設定を編集します。例えば、ドキュメントを承認するワークフローで、通常はレビューアロールに割り当てられていないユーザからの追加レビューが必要になる場合があります。この手順は、タスクを割り当てる前にレビューアロールにワークフロー参加者を追加します。タスクが完了すると、別の手順によりレビューアロールからユーザを削除します。

共有設定の手順を設定する方法

共有設定の更新手順を設定するには:

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
2. タイプを共有設定の更新に変更します。
3. ワークフロー参加者選択リストからワークフロー参加者グループを選択します。
4. アクションフィールドから、ラジオボタンを使用して参加者を追加または削除します。
5. ロール選択リストから選択します。有効なロールしか選択できません。
6. 保存をクリックします。

タスク手順のタスクイベントに基づいて共有設定も更新することができます。

通知手順

通知手順を使うと、ワークフロー中のさまざまなポイントで、メールと Vault 通知をワークフロー参加者に送信することができます。例えば、ワークフローが最終手順としてワーフクロー所有者に通知を送信し、ワークフローを開始したユーザとのループを閉じることができます。

通知の設定方法

通知手順を設定するには:

1. ワークフローの詳細ページから、プレースホルダー手順をクリックします。
2. タイプを通知に変更します。
3. メッセージテンプレートを選択します。詳しくは以下をご覧ください。
4. 受領者を選択します。オプションには、ワークフロー所有者の他、開始手順で定義された参加者グループ、または有効なドキュメントロールが含まれます。ドキュメントロールを選択する場合、ユーザはワークフローに含まれるすべてのドキュメントのロールに割り当てられている場合のみシステムメッセージを受領します。
5. 任意の作業: 前のタスクの裁定を含めるチェックボックスを選択して、タスクの選択フィールドで 1 つ以上の以前のタスクを選択します。
6. 保存をクリックします。

システムメッセージのメッセージテンプレート

ドキュメントのワークフローは、ドキュメントメッセージではなく、(エンベロープオブジェクトに関連付けられている) オブジェクトメッセージを使用します。メッセージテンプレートは管理者 > コンテンツ設定 > メッセージで設定できます。システムメッセージの件名にターゲットワークフローまたはワークフローコンテンツの名前を含めるには、それぞれ ${workflowTargetNoLink} または ${workflowContentsNoLink} トークンの非リンク付けバージョンを使用します。

ワークフロー内でドキュメントメッセージを送信するには、ドキュメントライフサイクル状態でエントリアクションを使用することが推奨されます。

ワークフローの終了手順

デフォルトでは、すべてのワークフローに終了手順が含まれますが、誤ってデフォルトの手順を削除してしまった場合には、新規手順を作成することができます。終了手順は、Vault が、これ以上手順がないことを理解し、進行中のワークフローを終了する手段です。

次のワークフローを開始

プロセスによっては、ワークフローの完了時に、ワークフロー参加者が同じドキュメントに別のワークフローを開始できるようにすることが有益である場合があります。終了手順の設定で、ワークフローの終了時に「次のワークフローを開始」を表示するを選択すると、ワークフローで最後のタスクを完了したユーザは、次のワークフローを開始ダイアログ経由で直ちに別のワークフローを開始することができます。ダイアログを表示するには、ユーザにワークフローの開始権限が必要です。

キャンセルアクション

デフォルトで、ユーザがワークフローをキャンセルすると、Vault はすべての未完タスクを削除し、すべての参加者に通知し、ワークフローコンテンツを適切な状態に戻します。別のキャンセル動作を追加する場合は、ワークフロー詳細ページのキャンセルアクションセクションでアクションを設定します:

1. ワークフロー詳細ページのキャンセルアクションセクションで、編集をクリックします。
2. ルールの作成をクリックします。
3. 任意の作業: 条件付きで実行を選択して、アクションに条件を追加します。
4. ドロップダウンでアクションを選択します。システムメッセージの送信アクションは、メッセージテンプレートを使用してシステムメッセージを送信します。ドキュメントフィールドの更新アクションは、数式にしたがってフィールドを更新します。ドキュメントから電子署名を削除するアクションは、ワークフロー内のドキュメントに適用されているすべての電子署名をキャンセルします。ここには他のアクションも一覧表示されています。これらは、特定のビジネスニーズに合わせて Vault Java SDK を使用して組織が作成したものです。これらのアクションの詳細は、Vault 管理者にお尋ねください。
5. システムメッセージの送信アクションを選択した場合は、メッセージテンプレートのドロップダウンからメッセージの設定を選択し、受領者のドロップダウンから適切な参加者またはロールを選択します。
6. ドキュメントフィールドの更新 アクションを選択した場合は、 アクション手順の通りに更新を設定することができます。
7. 任意の作業: アクションの追加をクリックしてその他のキャンセル動作を追加します。
8. 保存をクリックします。

ワークフローのバリデーションおよび有効化

手順の定義が終了したら、ワークフローを有効化する必要があります:

1. ワークフローページでワークフローをクリックします。
2. 設定を有効にするをクリックします。
3. Vault は、ワークフローを検証し、無効な場合には通知を送信します。バリデーションでエラーがあった場合には、ワークフローを修正して再試行します。バリデーションエラーがなかった場合は、Vault がワークフローを有効に設定します。

ワークフローを有効化したら、特定のライフサイクル状態にユーザアクションを作成して、ユーザにワークフローの開始を許可する必要があります。ワークフロー詳細ページの開始状態フィールドに、Vault は現在のワークフローが開始できるすべてのライフサイクル状態を表示します。

エンベロープワークフローの自動命名

デフォルトでは、Vault のワークフロー所有者は名前の値をエンベロープレコードごとに設定できます。一部の組織は、Vault による名前値の自動割り当てを行ってほしいと考えています。このために、管理者 > 設定 > 一般設定に進み、編集をクリックします。ワークフローで、封筒のレコードに自動的に名前を付けるチェックボックスを選択します。

この設定を有効化すると、ドキュメントワークフローの詳細ページにはエンベロープ詳細が表示されます。ここでシステムがエンベロープ名を生成の設定を選択し、命名の値形式を提供して、自動命名を設定します。現在のリリースでは、この機能は文字列と自動採番トークンのみをサポートします。