管理されたドキュメントテンプレートでは、テンプレートのソースファイルとして標準の Vault ドキュメントを使用してテンプレートを作成・管理することができます。Vault ドキュメントからテンプレートを作成することで、ユーザは、バージョニング、ドキュメント関係、ライフサイクルロール権限、ライフサイクル管理、その他のドキュメント機能を使用することができます。
管理者が適切な設定手順を完了したら、ユーザは Vault ドキュメントから管理されたドキュメントテンプレートを作成・管理することができます。管理者は、管理者 > 企業管理者 > ドキュメントおよびバインダーから直接管理されたテンプレートを作成することもできます。
この記事では、管理されたドキュメントテンプレートが使用できるように Vault を設定する方法について説明します。これらのテンプレートでの作業についての詳細は、管理されたドキュメントテンプレートの作成および管理をご覧ください。
設定
管理されたドキュメントテンプレートを作成・使用するには、管理者がまずテンプレートドキュメントタイプ (template_doctype__v) フィールドをドキュメントタイプに追加する必要があります。
テンプレートドキュメントタイプは、管理者がドキュメントタイプに追加することができる共有ドキュメントフィールドです。このフィールドは、Vault ドキュメントから作成された管理されたテンプレートのドキュメントタイプ階層への割り当てを制御します。ドキュメントタイプに追加されたら、フィールドはそのタイプのすべてのドキュメントのドキュメント情報ページに表示されます。
管理されたテンプレートの作成について
Vault は、以下の条件を満たす場合にのみ、管理されたドキュメントテンプレートを作成します。
- 管理者が上に指定される通りに Vault を設定します。
- フィールドの編集権限を持つユーザが、選択されたタイプのドキュメントのテンプレートドキュメントタイプフィールドを入力し、ドキュメントタイプ階層でテンプレートの場所を選択します。
- ドキュメントが固定状態に入る。
ドキュメントが固定状態に入ると、Vault は管理されたドキュメントテンプレートを作成・更新します。管理されたドキュメントテンプレートは、選択されたテンプレートドキュメントの名前を継承します。しかしながら、管理者は管理者 > 企業管理者 > ドキュメントおよびバインダーのテンプレート名を編集することができます。
オリジナルソース追跡の有効化
ユーザが管理されたドキュメントテンプレートからドキュメントを作成する際に、Vault は、追跡確認できるように、コピー元ドキュメント関係を自動作成します。有効にすると、Vault はオリジナルソース関係がついたオリジナルソースドキュメントの追跡も維持することができます。
管理者 > 設定 > 全般設定に進み、オリジナルソース追跡の有効化チェックボックスを選択して、Vault がオリジナルソースドキュメントを追跡できるようにします。この設定を有効化すると、すべての既存ドキュメントは、該当する場合に適用されるオリジナルソースの関係を持ちます。