チェックリストの設定

チェックリストは、質問・回答形式でデータを入力することができるデータ入力方法です。Vault では、チェックリストデザイン、セクションデザイン、質問デザイン、利用可能な回答デザイン、依存性デザインのオブジェクトを使用してテンプレートを構築することができます。設定の一環として、ライフサイクル状態のユーザアクションまたはエントリアクションを設定することができます。これは、チェックリストと呼ばれるチェックリストテンプレートのインスタンスを作成し、ここでチェックリスト回答者ロールに割り当てられたユーザが質問に回答することができます。設定の一部として、使用例に適したワークフローを設定することもできます。

チェックリストは、すべてのアプリケーションで利用できます。管理者 > 設定 > 全般設定に移動し、チェックリストセクションでチェックリストの有効化オプションを設定すると、チェックリストの有効化オプションを使用して Vault でチェックリストを有効にできます。

チェックリストのデザインについては、チェックリストのデザインをご覧ください。

オブジェクトのチェックリストを有効化するには

任意のシステム、標準、またはカスタムオブジェクトでチェックリストタイプを有効化することができます。以下の手順に従います。

1. 管理者 > 設定 > チェックリストタイプに移動します。
2. 作成をクリックします。
3. 「監査チェックリストタイプ」のように、チェックリストタイプのラベルを入力します。
4. ターゲットオブジェクトを選択します。
5. 任意の作業: 一致するフィールドを設定します。
6. チェックリストタイプのバージョン管理を有効にするには、はいを選択します。
7. 保存をクリックします。

デフォルト設定

Vault でチェックリストを有効化すると、特定の設定コンポーネントが自動的に有効になります。:

• フィールドおよび基本詳細を持つさまざまなオブジェクト (オブジェクトリスト)
• 各オブジェクトのライフサイクル
• 承認済みおよび承認保留中のオブジェクトワークフロー

ワークフロー

チェックリストワークフローの設定をご覧ください。

設定の概要

さまざまなオブジェクトにレコードを作成することで Vault から直接チェックリストデザインを構築することができますが、Vault はプロセスを簡素化するローダも提供します。ローダを使うと、単一の CSV ファイルを読み込むことで、セクション、質問、利用可能な回答、質問依存性を含む全チェックリストデザインを作成することができます。さらに、完了したチェックリストデザインをエクスポートして、それらを別の Vault にアップロードしたり、デザインを変更して同じ Vault にアップロードすることができます。詳細については、チェックリストデザインローダをご覧ください。

チェックリストを設定するには:

• 任意の作業: チェックリストデザインにオブジェクトページレイアウトを設定して関連するセクションデザインレコードを表示し、セクションデザインにオブジェクトページレイアウトを設定して関連する質問デザインレコードと依存性デザインレコードを表示します。まずこの手順を完了すると、関連オブジェクトレコードを簡単に作成する方法が提供されます。それは、チェックリストデザインとセクションデザインのレコード詳細ページから行なえるためです。
• チェックリストタイプ選択リストの選択リストオプションを定義します。
• チェックリストデザインオブジェクトレコードを作成します。チェックリストデザインレコードは、特定のチェックリストのデザインを表します。チェックリストデザインを作成するときに、2 つ以上の承認済みチェックリストデザインを集計して作成された 1 つのランタイムチェックリストをインスタンス化する場合は、オプションで集計チェックリストをはいに設定できます。また、既存のチェックリストデザインをコピーしてチェックリストデザインレコードを作成することもできます。下書きおよび承認済みチェックリストデザインライフサイクル状態にチェックリストデザインのディープコピーユーザアクションを設定することもできます。チェックリストタイプのバージョン管理を有効にしている場合は、既存のチェックリストデザインの新しいバージョンを作成することで、チェックリストデザインレコードを作成することもできます。
• 1 つ以上のセクションデザインレコードを作成します。これらは、チェックリスト内のセクションを表します。チェックリストデザインには導入または質問セクションを追加できます。導入セクションは、ユーザにチェックリストの回答方法を説明しますが、質問を含めることはできません。質問セクションには 1 つ以上の質問を含めることができます。集計チェックリストがはいに設定されているチェックリストデザインの場合、質問セクションの代わりにサブチェックリストを追加します。
• 一連の質問デザインレコードを作成します。各レコードは 1 つの質問を表します。多項選択式質問の場合、質問の作成後に利用可能な回答デザインのレコードも作成する必要があります。質問のデザインレコードごとに、オプションで質問ガイダンステキスト、および参考資料を含めることができます。
• 設定する必要がある質問の依存性に依存性デザインレコードを作成します。チェックリストデザインが完了すると、使用承認のユーザアクションを選択することで、それを承認済みライフサイクル状態に移動します。
• ライフサイクル状態のエントリアクションおよび/またはライフサイクル状態のユーザアクションを設定して関連オブジェクトのライフサイクル設定内でチェックリスト回答を開始します。
• 任意の作業: ターゲットオブジェクトにオブジェクトページレイアウトを設定し、関連チェックリストレコードを表示します。
• ライフサイクル状態のエントリアクションを設定して関連オブジェクトのライフサイクル設定内でチェックリスト回答を完了します。
• 任意の作業: アドホック質問を有効にするには、アドホック質問可フィールドをチェックリストデザインページレイアウトに追加します。次に、チェックリストデザインレコードでアドホック質問可をはいに設定して、回答者がアドホック質問をチェックリストインスタンスに追加できるようにします。チェックリストにアドホック質問を追加するには、ユーザは、該当する動的アクセスコントロール (DAC) 割り当てを考慮して、関連する回答オブジェクトタイプに対する作成権限を持っている必要があります。
• 任意の作業: チェックリストを完了するよう割り当てられた回答者に Vault が送信するウェルカムシステムメッセージを設定します。

チェックリストに対応するオブジェクト

チェックリスト機能は、チェックリストのデザインを表すオブジェクト一式に依存するほか、各チェックリストデザインの実際のインスタンスをサポートするオブジェクト一式にも依存します。

デザインオブジェクト

以下のオブジェクトは、チェックリストのデザインまたはテンプレートをサポートします。

• チェックリストデザインマスター: バージョン管理が有効になっているチェックリストタイプの場合、各レコードはチェックリストデザインバージョンのマスターリストを表します。
• チェックリストデザイン: 各レコードは単一のチェックリストデザインを表します。
• サブチェックリストデザイン: 集計チェックリストがはいに設定されているチェックリストデザインの場合、各レコードはサブチェックリストへの賛歌を表します。
• セクションデザイン: 各レコードは単一のチェックリスト内のセクションを表します。
• 質問デザイン: 各レコードは単一のチェックリスト内の単一の質問を表します。
• 利用可能な回答デザイン: 各レコードは、単一のチェックリスト内の単一の多項選択式の質問に関連した複数の選択オプションを表します。
• 依存性デザイン: 各レコードは、依存性質問またはセクションとコントロール質問の多項選択式の回答との間の依存関係を表します。

チェックリストオブジェクト

以下のオブジェクトは、チェックリストデザインに基づいて、インスタンス作成されたチェックリストとその回答をサポートします:

• チェックリスト: 各レコードは、特定のターゲットオブジェクトレコードに関連するインスタンス作成されたチェックリストを表します
• セクション: 各レコードはインスタンス作成されたチェックリスト内の質問セクションを表します。
• 回答: 各レコードはインスタンス作成されたチェックリスト内で提供された単一の質問と回答を表します。
• 依存性: 各レコードは、インスタンス作成されたチェックリストの 2 つの回答レコード間の依存性を表します。
• 利用可能な回答: 各レコードは特定の多項選択式質問のオプションを表します。回答者が質問に回答すると、未使用の利用可能な回答レコードが無効になります。

質問および回答の設定

チェックリスト質問と回答の設定をご覧ください。

一致するフィールド

複数のチェックリストデザインを設定している場合に、Vault は、オブジェクトレコードのフィールド値がチェックリストデザインレコードの値とどのように一致するかに基づき、一致するフィールドの選択を使用して (チェックリストデザイン一致フィールドおよびターゲットオブジェクト一致フィールド) 使用するチェックリストデザインを決定します。複数のチェックリストデザインを作成しない場合は、これらの設定を空白のままにしておくことができます。

例えば、施設に基づいて変更管理レコードを作成したい場合、施設オブジェクトを参照するチェックリストデザインオブジェクトに新規施設フィールドを作成する必要があります。次に、チェックリストデザイン一致フィールドとターゲットオブジェクト一致フィールドの両方に施設を選択します。ユーザがプレゼンテーション施設に変更管理レコードを作成する際に、Vault はプレゼンテーション施設が選択されたチェックリストデザインに基づいてチェックリストを作成します。

一致するフィールドを設定する場合、チェックリストデザインレコードのフィールドは、ターゲットオブジェクトのフィールドと同じデータを参照する必要があります:

• 各オブジェクトの選択リストフィールドは、同じグローバル選択リストを使用する必要があります。
• 各オブジェクトのオブジェクト参照フィールドは、同じ (3 つ目の) オブジェクトを指す必要があります。

チェックリストタイプ (選択リスト)

チェックリストタイプは、チェックリストデザインオブジェクトに割り当てられた選択リストです。管理者 > 企業管理者 > 選択リスト > チェックリストタイプから選択リストを設定する必要があります。チェックリストを開始するためにユーザアクションまたはエントリアクションを作成する際に、値をチェックリストデザインレコードにマッピングするチェックリストタイプを選択して作成します。ユーザがチェックリストを開始すると、Vault はデザインとエントリまたはユーザアクションに選択されたチェックリストタイプに基づいて使用するデザインを決定します。

一致するフィールドのみを使用してチェックリストをインスタンス化する場合は、ユーザアクションまたはエントリアクションを作成するときに、チェックリストタイプとしてデフォルト値の該当しないを使用するようにしてください。該当しないを選択すると、Vault は、チェックリストタイプに定義された一致するフィールドのみを使用するよう指示されます。一致するフィールドを設定せず、複数のチェックリストデザインがある場合は、適切なチェックリストデザインレコードがインスタンス化されるように、該当しない以外のチェックリストタイプ選択リスト値を選択してください。

チェックリストエントリアクションとユーザアクション

チェックリストでは、特定のエントリおよびユーザアクションを使用できます。

• チェックリストの開始
• チェックリストの完了
• 関連集計チェックリストデザインを更新する
• チェックリストデザインライフサイクル状態の同期
• 背景で削除

チェックリストを開始するためのエントリアクションおよびユーザアクション

ユーザがチェックリストを開始するには、チェックリストの開始エントリアクションまたはユーザアクションがチェックリストを作成したいオブジェクトライフサイクルの状態で設定されている必要があります。

チェックリストの開始アクションをユーザアクションとして設定する場合は、「ターゲットオブジェクト」の承認済ワークフローを設定していることを確認してください。チェックリストの開始アクションをエントリアクションとして設定する場合は、「ターゲットオブジェクト」の承認保留中のワークフローを設定していることを確認してください。チェックリストは、ユーザアクションアプローチのみ、またはエントリアクションのみを使用して設定する必要があり、両方を使用しないでください。チェックリストの開始アクションがエントリアクションとして設定されていない場合、チェックリストの完了を割り当てられた回答者は、設定済みウェルカムシステムメッセージを受信しません。

バージョン管理がはいに設定されているチェックリストタイプでは、チェックリストの開始アクションにより、完了状態タイプに関連付けられている状態のチェックリストデザインレコードがインスタンス化されます。

チェックリストの開始アクションを作成する際には、以下を指定する必要があります:

• チェックリストタイプ: デフォルトでは、該当しないに設定されています。一致するフィールドが設定されていない場合は、該当しない以外のチェックリストタイプ値を選択します。
• 集計チェックリストの使用: デフォルトでは、いいえに設定されています。集計されたチェックリストデザインとサブチェックリストが完了状態タイプに関連付けられたライフサイクル状態にある場合は、実行時に指定されたサブチェックリストから指定された順序でコンテンツを集計するには、はいを選択します。
• 有効な回答者として割り当てる: (エントリアクションのみ) ターゲットオブジェクトレコードからロールを選択します。エントリアクションがチェックリストを開始すると、Vault は選択したロールのユーザをチェックリストのチェックリスト回答者ロールに割り当てます。

チェックリストを完了するためのユーザアクション

チェックリストの完了エントリアクションは、新しいチェックリストタイプと既存のチェックリストタイプの両方のターゲットオブジェクトライフサイクルに自動的に追加されます。チェックリストの完了はシステムエントリアクションであるため、管理者は完了状態でこのエントリアクションを削除できません。エントリアクションは、無効になっているすべての回答をクリアし、チェックリストスコア % を計算して、適切な<ターゲットオブジェクト> チェックリスト (<ターゲットオブジェクト>_checklist__sys) ランタイムオブジェクトのスコア (score__sys) フィールドに値をコピーします。

ユーザがチェックリストの完了をクリックすると、Vault は次のことを行います:

• チェックリストの完了ダイアログを開き、ユーザは必要な情報を入力してダイアログの完了をクリックするように求められます。
• ワークフロータスクを完了し、ユーザをターゲットオブジェクトレコードに誘導します。

関連集計チェックリストデザインを更新するためのエントリアクションとユーザアクション

チェックリストデザインが更新されると、それに属する関連する集計チェックリストを更新する必要があります。このアクションは、そのプロセスを自動化します。これを過去版ライフサイクル状態のエントリアクションとして使用して、関連するすべての承認済集計チェックリストを更新します。自動化ジョブで問題が発生し、プロセスを再実行する必要がある場合は、ユーザアクションとしても機能します。

チェックリストデザインと関連レコードのライフサイクル状態を同期するためのユーザアクション

チェックリストデザインレコードの状態が変更された後、チェックリストデザインとそれに関連するすべてのレコードを同じライフサイクル状態に同期する場合は、チェックリストデザインライフサイクル状態の同期ユーザアクションを追加できます。希望する最終チェックリストデザインライフサイクル状態であるオブジェクトライフサイクルの状態にこのアクションを追加します。ユーザは、関連するすべてのチェックリストデザインオブジェクトに存在するライフサイクル状態のみを選択できます。

チェックリストデザインライフサイクル状態の同期アクションを作成するときは、以下を指定する必要があります:

• チェックリストデザインライフサイクル状態の同期ユーザアクション
• 変更するライフサイクル状態 (例: 下書き)
• アクションラベル

チェックリストデザインの削除を非同期的にカスケードするユーザアクション

背景で削除ユーザアクションを設定して、チェックリストデザインと、対応するセクションデザイン、質問デザイン、使用可能な回答デザイン、依存性デザインを含むすべてのカスケードされた関連レコードを非同期的に削除することができます。このユーザアクションは、チェックリストデザインライフサイクルで任意のライフサイクル状態に対して設定できます。ただし、ユーザは、チェックリストが下書き状態、任意のカスタム状態、および初期状態タイプに関連付けられた状態にある場合にのみ、チェックリストを削除できます。ユーザアクションオプションと、アクションメニューの編集セクションにある標準の削除オプション (下書きおよび無効なライフサイクル状態でのみ使用可能) の違いは、ユーザアクションオプションは非同期で実行され、大きなチェックリストデザインの削除をより適切に処理できることにあります。

ユーザがアクションを実行できるようにするには、チェックリストデザインオブジェクトの適切な削除権限が必要です。このアクションは、チェックリストの作成にすでに使用したチェックリストデザインでは使用できません。

ウェルカムシステムメッセージテンプレートの設定

Vault の各チェックリストタイプには、ユーザがチェックリストデザインレコードごとにカスタマイズできる対応するウェルカムシステムメッセージテンプレートがあります。これらのメッセージテンプレートは、管理者 > 設定 > オブジェクトメッセージから表示および編集できます。メッセージテンプレートには、ようこそ: [ターゲットオブジェクト]というラベルが付いています。Vault のチェックリストデザイナーがウェルカムシステムメッセージをカスタマイズできるようにするには:

• チェックリストが割り当てられていることを回答者に知らせる通知手順を含めるには、チェックリストワークフローを設定します。
• ウェルカムメール件名、ウェルカムメールテキスト、およびウェルカムシステムメッセージテキストフィールドを含めるには、チェックリストデザインのページレイアウトを設定します。
• 任意の作業: 各チェックリストタイプの標準オブジェクトメッセージテンプレートを編集します。以下のオブジェクトメッセージトークンは、チェックリストデザインオブジェクトのフィールドを参照しています。