ドキュメントテンプレートを使用すると、構成済みテンプレートから新規ドキュメントをすばやく作成できます。新規ドキュメントを作成する際、Vault がテンプレートファイルをコピーし、新規ドキュメントのソースファイルとしてそのコピーを使用します。このプロセスにより、コンテンツのアップロード処理を回避してより一貫性のあるドキュメント作成が可能になります。ドキュメントテンプレートはドキュメント自身など、特定のドキュメントタイプに関連付けられます。
テンプレート管理へのアクセス
管理オプションは、管理者 > ビジネス管理者 > ドキュメントおよびバインダーから利用できます。すべての管理者がこのページからドキュメントテンプレートを管理できます。
バインダーテンプレートの詳細については、バインダーテンプレートの管理をご確認ください。
テンプレートタイプ
Vault で使用できるドキュメントテンプレートには 2 つのタイプがあります。
基本ドキュメントテンプレート
基本ドキュメントテンプレートでは、管理者がアップロードしたドキュメントをテンプレートのソースファイルとして使用します。基本テンプレートを新規作成する度に同じソースファイルをアップロードすることで、1 つのソースファイルから複数の基本ドキュメントテンプレートを作成することができます。基本ドキュメントテンプレートは、管理者 > 企業管理者 > ドキュメントおよびバインダーで作成され、管理されます。
管理されたドキュメントテンプレート
管理されたドキュメントテンプレートは、テンプレートのソースファイルとして、テンプレートドキュメントと呼ばれる固定状態の Vault ドキュメントを指します。テンプレートから派生したドキュメントは、テンプレートドキュメントとの根拠 (および有効化されている場合はオリジナルソース)関係を継承します。ドキュメント階層のどの場所でも複数の管理されたドキュメントを作成できますが、1 つ以上の管理されたドキュメントテンプレートにテンプレートドキュメントとして 1 つのドキュメントバージョンを使用することはできません。管理者もユーザも管理されたドキュメントテンプレートを作成できますが、これらのテンプレートは主にユーザによって管理されます。
お使いの Vault で管理されたドキュメントテンプレートの構成についての詳細は、管理されたドキュメントテンプレートの設定をご確認ください。管理されたドキュメントテンプレートでの作業についての詳細は、管理されたドキュメントテンプレートの作成および管理をご確認ください。
テンプレートを作成するには
管理者は、ドキュメントおよびバインダーテンプレートから基本ドキュメントと管理されたドキュメントのテンプレート両方を作成することができます。
基本ドキュメントテンプレートの作成
基本ドキュメントテンプレートを作成するには:
- ドキュメントおよびバインダーテンプレートページから新規テンプレートを作成したいドキュメント階層に進みます。
- テンプレート画面で作成 > 新規ドキュメントテンプレートをクリックします。
- ドキュメントテンプレートの作成ページを開き、基本ドキュメントテンプレートタイプを選択します。
- ラベルを入力します。テンプレートからドキュメントを作成する際に、有効なテンプレートのリストにこの値が表示されます。
- 任意の作業: 名前を変更します。この値は、エンドユーザには表示されません。API 経由で使用されます。
- ステータスを設定します。無効に設定されている場合、ユーザは追加する際にテンプレートが表示されません。
- 選択をクリックし、添付するソースファイルを選択します。添付されたファイル名は選択ボタンの隣に表示されます。
- 保存をクリックすると、テンプレートが作成されて添付ファイルがアップロードされます。
管理されたドキュメントテンプレートの作成
企業管理者から管理されたドキュメントテンプレートを作成するには:
- ドキュメントおよびバインダーテンプレートページから新規テンプレートを作成したいドキュメント階層に進みます。
- テンプレート画面で作成 > 新規ドキュメントテンプレートをクリックします。
- ドキュメントテンプレートの作成ページを開き、管理されたドキュメントテンプレートタイプを選択します。
- ラベルを入力します。テンプレートからドキュメントを作成する際に、有効なテンプレートのリストにこの値が表示されます。
- 任意の作業: 名前を変更します。この値は、エンドユーザには表示されません。API 経由で使用されます。
- ステータスを設定します。無効に設定されている場合、ユーザは追加する際にテンプレートが表示されません。
- 選択をクリックして、Vault ライブラリから有効なテンプレートドキュメントを選択します。詳しくは以下を参照してください。
- 保存をクリックしてテンプレートを作成します。
管理されたドキュメントテンプレートを作成すると、「管理者」からは直接削除できません。管理されたドキュメントテンプレートの削除についての詳細は、管理されたドキュメントテンプレートの作成および管理をご確認ください。
企業管理者から管理されたドキュメントテンプレートを作成するには、ドキュメントタイプ詳細に対する参照権限が必要です。テンプレートドキュメントタイプ共有フィールドでオブジェクトの有効化フィールドを使用して参照制限を作成し、ドキュメントの選択ダイアログに有効なドキュメントタイプのみを表示することができます。
テンプレートドキュメント
ドキュメントがドキュメントの選択ダイアログに表示されるように、まずドキュメントが固定状態に承認される必要があります。次に、ユーザはドキュメントを編集し、テンプレートドキュメントタイプフィールドで値を選択する必要があります。管理者でドキュメントテンプレートの作成または変換を行う際に、ドキュメントタイプ階層の位置がテンプレートドキュメントタイプフィールドの値と一致する必要があります。管理テンプレートを既に持っているドキュメントは、ドキュメントの選択ダイアログに表示されません。
テンプレートを編集するには
テンプレートを編集するには：
- テンプレートリストからテンプレートのステータスを直接変更するには、アクションメニューで有効に設定または無効に設定を選択します。
- リストでテンプレート名をクリックします。
- 編集をクリックします。
- 必要に応じて変更を行います。テンプレートラベル、名前、およびステータスの更新や、添付ファイルの変更が可能です。新規ファイルを選択すると、古いファイルは完全に削除されます。
- 保存をクリックします。更新されたテンプレートはすぐにユーザが利用できますが、更新前に作成されたドキュメントに変更は反映されません。
基本テンプレートを管理テンプレートへ変換する
基本ドキュメントテンプレートを管理されたドキュメントテンプレートに変換することができます。テンプレートを変換する前に、まずテンプレートのソースファイルとして使用したいドキュメントが固定状態にあり、かつテンプレートドキュメントタイプフィールドが、変換しようとしている基本ドキュメントタイプと同じドキュメントタイプ階層の位置に設定されていることを確認します。
基本テンプレートを変換するには:
- 管理者 > 企業管理者 > ドキュメントおよびバインダーテンプレートへ進みます。
- 一覧から基本ドキュメントテンプレートの名前を選択します。
- 編集をクリックします。
- 管理されたドキュメントテンプレートへの切替えを選択します。
- 選択をクリックして、ドキュメントの選択ダイアログを起動させてテンプレートドキュメントを選択します。Vault は、別の管理されたドキュメントテンプレートに既に関連付けられているドキュメントしか表示しません。
- 保存をクリックします。
管理されたドキュメントテンプレートを基本テンプレートに変換することはできません。基本テンプレートを管理されたドキュメントテンプレートに変換した場合、この操作は元に戻せません。
テンプレートを無効化および削除するには
テンプレートを無効化すると、ドキュメントの新規作成が一時的にできなくなります。無効なテンプレートの設定を有効に戻すと、再び使用できます。テンプレートを削除すると、Vault から完全に削除され、添付ファイルまたはテンプレートドキュメントへの関連付けが削除されます。テンプレートから作成されたドキュメントにはいずれのアクションも影響しません。
基本または管理テンプレートを削除するには:
- テンプレートリストパネルでアクションメニューの無効に設定を選択します。
- テンプレートの詳細ページで編集をクリックしてステータスを変更し、保存をクリックします。
基本ドキュメントテンプレートを削除するには:
- テンプレートリストパネルでアクションメニューの削除を選択します。
- テンプレートの詳細ページで削除をクリックします。
注: 管理されたドキュメントテンプレートは、管理者から直接削除できません。管理されたドキュメントテンプレートの削除についての詳細は、管理されたドキュメントテンプレートの作成および管理をご確認ください。