オーバーレイを使用すると、ユーザが表示可能レンディションを Vault からダウンロードした際、情報を動的に適用することができます。オーバーレイはダウンロードされたレンディションのみに表示され、ソースファイルには影響ありません。オーバーレイは特定のライフサイクル状態に関連付けられます。そのため、ドキュメントがダウンロードおよび印刷されたときにも、この機能を使用して現在のドキュメントステータスを表示できます。企業で期限切れドキュメントや下書きドキュメントがはっきりとわかるようにしたい場合に、この機能は重要です。
標準オーバーレイテンプレートを使用すると、情報はヘッダー、フッター、および/またはページ全体に斜めに表示することができます。これらのオーバーレイは常に、同一の Vault 標準フォント、テキストカラーおよびレイアウトを使用します。標準オーバーレイを設定する際、トークンを使って特定のドキュメントフィールドまたは詳細から情報を挿入することができます。例えば、${status} トークンは Vault がオーバーレイを作成する際、ドキュメントのライフサイクル状態に変換されます。
オーバーレイ管理へのアクセス
管理オプションは、管理者 > 企業管理者 > オーバーレイから利用できます。デフォルトで、管理者セキュリティプロファイルを有するユーザは、このページにアクセスし、オーバーレイを修正することができます。ただし、ドキュメントライフサイクル: 編集権限を有する管理者のみがオーバーレイテンプレートとライフサイクル状態とを関連付けることができます。
オーバーレイを作成するには
オーバーレイテンプレートを作成するには:
- オーバーレイページから、オーバーレイの作成をクリックします。
- オーバーレイの名前を入力します。この値は管理者エリアにのみ表示されます。
- 任意の作業: ヘッダーにテキストを入力し、トークンツールを使用してアプリケーションからフィールドを追加します。ダウンロードされたレンディションの上部にヘッダーが表示されます。
- 任意の作業: 斜め透かしにテキストを入力し、トークンツールを使用してアプリケーションからフィールドを追加します。ダウンロードされたレンディションの中心を斜めに横切るように斜め透かしが表示されます。
- 任意の作業: フッターにテキストを入力し、トークンツールを使用してアプリケーションからフィールドを追加します。ダウンロードされたレンディションの下部にフッターが表示されます。
- 任意の作業: オーバーレイページサイズの許容範囲を有効にするには、ページを最も近いオーバーレイ上書き用紙サイズに合わせるチェックボックスをオンにします。
- 任意の作業: Vault がオーバーレイの適用に失敗した場合にダウンロードを許可するには、オーバーレイなしでダウンロードを許可するチェックボックスをオンにします。
- 保存をクリックします。
- 任意: プレビューのダウンロードボタンを使って、テンプレートをプレビューします。
- 任意: オーバーレイの上書きの下にあるアップロードをクリックして、XFA PDF を選択して、高度オーバーレイテンプレートを追加します。必要なすべての用紙サイズおよび方向にこの手順を繰り返します。アクションメニューからプレビューのダウンロードを選択して、上書きをプレビューすることができます。
- 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > オーバーレイに進み、オーバーレイを明示する条件を設定します。
- オーバーレイ条件が満たされた状態でドキュメントの表示可能レンディションをユーザが次回ダウンロードしたときに、オーバーレイが表示されるようになります。
オーバーレイテンプレートを編集するには
既存のオーバーレイテンプレートを編集するには、オーバーレイページに進み、テンプレートをクリックします。
- 標準オーバーレイテンプレートまたは基本テンプレート詳細を編集するには、編集をクリックして変更を行い、保存します。
- 既存のオーバーレイテンプレート上書きを削除するには、オーバーレイの上書きの下にあるテンプレート行に表示されるアクションメニューから削除を選択します。
- 新しいオーバーレイテンプレート上書きを追加するには、アップロードをクリックして、XFA PDF を追加します。
オーバーレイテンプレートをプレビューするには
削除ボタンの隣にあるプレビューのダウンロードボタンを使って、オーバーレイテンプレートをプレビューすることができます。これにより、オーバーレイの PDF プレビューをダウンロードします。3 ページのサンプルでは、2 ページが縦向き、1 ページが横向きです。アクションメニューからプレビューのダウンロードを選択して、上書きテンプレートのそれぞれのプレビューをダウンロードすることもできます。
オーバーレイテンプレートを削除するには
テンプレートを削除すると、Vault から完全に削除されます。削除の前に、そのテンプレートを使用しないように関連付けられているライフサイクル状態を変更する必要があります。削除するには:
- オーバーレイページでオーバーレイにマウスオーバーします。
- X アイコンをクリックします。
- 確認ダイアログで続行をクリックします。
文字数の制限について
標準オーバーレイヘッダー、フッターまたは斜め透かしでトークンを使用する場合、これらの領域には最大文字数の制限があることにご注意ください。各トークンに関連するフィールドの最大文字数を考慮に入れてください。Vault は、1 行の文字数が最大文字数に達するとテキストを切り捨てるため、トークンが解決すると一部の詳細が表示されなくなる場合があります。
ヘッダーとフッターの最大文字数は、1 行あたり 80 文字で、2 行までです。テキストは 1 行目から 2 行目に自動的に改行しません。斜め透かしでは 1 行に最大 50 文字が許可されます。
オーバーレイに現在の時刻を表示する
必要に応じて、オーバーレイテンプレートの currentTime__v トークンを使用して、Vault がレンディションを生成する現在の時刻を表示できます。これは、同じ日に複数のダウンロードが発生する可能性がある場合に役立ちます。このトークンは、ダウンロードしているユーザのロケール設定に基づいて、現在の時刻とタイムゾーンを表示します。現在のタイムトークンと現在の日付トークンを使用して、レンディションがダウンロードされた日時を表示できます。
必須オーバーレイ
デフォルトでは、Vault は、オーバーレイの適用に失敗した場合に、ユーザがオーバーレイを適用せずにレンディションをダウンロードできないようにします。オーバーレイの適用に失敗した場合にユーザがオーバーレイなしでレンディションをダウンロードできるようにするには、企業管理者 > オーバーレイに移動して、オーバーレイテンプレートを選択します。編集をクリックし、オーバーレイなしでダウンロードを許可するチェックボックスをオンにして、保存をクリックします。
オーバーレイのファイルサイズとページ制限
ダウンロード時に、Vault は 100MB または 1,000 ページを超えるファイルにオーバーレイを適用しない場合があります。
ドキュメントマージンについて
Vault は、ドキュメントマージンの上部と下部に 0.5 インチのオーバーレイヘッダーとフッターを適用します。ドキュメントを作成する際に、オーバーレイヘッダーとフッターを使用する予定であれば、0.5 インチ以上のマージンを使用します。これらのオーバーレイは中央に配置されますが、使用する文字数に応じてページの左右端から各 0.25 インチずつ広げることができます。
オーバーレイ上書きについて
オーバーレイ上書きは、テンプレートをドキュメントにレンダリングする際に取得された特定のフォント、スタイル、レイアウト、画像、および Vault フィールドを管理する、事前設定された XML フォームアーキテクチャ (XFA) PDF ファイルをアップロードして、より複雑な上書きを標準テンプレートに作成することができます。フォーム対応 PDF ファイルは、通常、Adobe® LiveCycle® Designer で作成されます。このファイルは Vault 外で作成し、テンプレートとしてアップロードする必要があります。
上書きは、ページのサイズと向きに固有です。Vault がオーバーレイを適用する際、上書きを検索してから、ページ仕様に一致するドキュメントのページに適用します。一致するオーバーレイテンプレート上書きが見つからない場合、Vault は標準オーバーレイテンプレートを適用します。Vault は表示可能なレンディションの各ページにこのロジックを適用するため、一部のページは上書きテンプレートを使用していても、他のページは標準テンプレートを使用することがあります。
例えば、オーバーレイ設定には 8.5”x11” の縦向きページと 8.5”x11” の横向きページのテンプレート上書きが含まれています。ドキュメントには、このような仕様のページに加えて、5”x5” のグラフページなど、複数のページが含まれています。Vault は、8.5”x11” ページには上書きテンプレート (縦向きページにはポートレイト上書き、横向きページにはランドスケープ上書き) を適用しますが、5”x5” ページには標準テンプレートを適用します。
オーバーレイ上書きはレンダリングが複雑なため、ダウンロード用の表示可能なレンディションの準備に時間がかかります。ダウンロード時間が Vault の問題となる場合、基本的なオーバーレイテンプレートの使用をお勧めします。
オーバーレイページサイズの許容範囲の設定
設定すると、Vault はオーバーレイの指定された高さまたは幅から 0.5 インチ以内のドキュメントにオーバーレイを適用します。0.5 インチのページ許容範囲内で一致するオーバーレイテンプレートの上書きが見つからない場合、Vault は標準オーバーレイテンプレートを適用します。
例えば、オーバーレイ設定には、8.5" x11" のポートレートページのテンプレートが含まれています。ドキュメントには、これらの仕様のページに加えて、いくつかの 9"x11" ポートレートページと 1 つの 8"x8" ページが含まれています。Vault は、上書きテンプレートを両方のポートレートページのセットに適用しますが、標準テンプレートを 8"x8" ページに適用します。
オーバーレイのページサイズの許容範囲を設定するには、企業管理者 > オーバーレイに移動して、オーバーレイテンプレートを選択します。編集をクリックし、ページを最も近いオーバーレイ上書き用紙サイズに合わせるチェックボックスをオンにしてから、保存をクリックします。
オーバーレイ上書きファイルに関するガイドライン
オーバーレイテンプレート上書きとして使用する XFA PDF ファイルを作成する:
- Vault のフィールドタイプに関係なく、「テキストフィールド」タイプを使って Vault フィールドを追加する必要があります。例えば、ドキュメント名を含めるには、name__v とラベルされたテキストフィールドを挿入します。Vault は、Vault のドキュメントフィールドと一致しないテキストフィールド名を含むテンプレートは承認しません。
- 会社ロゴなどの画像を含めるには、画像オブジェクトとして追加します。Vault では、画像フィールドオブジェクトはサポートされていません。画像を PDF に埋め込むには、画像オブジェクトをフラグ付けする必要があります。
- Vault は、オーバーレイ上書きファイルで最大 150 件のマップ済みフィールドをサポートします。
- 使用している折り返しおよび省略オプションに注意してください。オーバーレイは単一ページのみとなります。オーバーレイが複数のページに分割される場合、Vault は 2 ページ目を破棄するため、2 ページ目に折り返される詳細はすべて削除されます。
理想の仕上がりと機能を備えたテンプレートを作成するためのいくつかのヒントをご紹介します。
- カスタム Adobe® オブジェクトスタイルを使って、フォント、フォントサイズ、ウェイトを統一する。
- サイズ変更するエレメント、ページの分割、ハイフンなどを決める。
特定のドキュメントのオーバーレイを無効にする
組織は、既にオーバーレイが適用されているドキュメントをインポートする必要がある場合があります。Vault には Vault のオーバーレイを無効化共有フィールドがあり、特定のドキュメントに対するオーバーレイをスキップすることができます。この機能を使用するには、管理者は、オーバーレイをスキップするオプションを必要とするドキュメントタイプに Vault のオーバーレイを無効化フィールドを適用する必要があります。その後ユーザは、個別のドキュメント上でこのフィールドをはいに設定し、オーバーレイを無効化することができます。フィールドがいいえに設定されている場合、あるいは空欄の場合には、Vault は通常通りドキュメントにオーバーレイを適用します。ドキュメントの新規下書きバージョンを作成する場合、新規下書きのこのフィールドの値は常にいいえと初期設定されることにご注意ください。
電子署名ページや生成された 2253 フォームを含み、Vault が作成するコンテンツのオーバーレイを無効化することはできません。