リーガルホールド管理

治験、製品などが訴訟に発展した場合、関連ドキュメントの変更を保存または監査する必要が生じることがあります。ユーザは、そのようなドキュメントをリーガルホールドオブジェクトレコードに関連づけることで「リーガルホールド」を適用できます。管理者は、リーガルホールドオブジェクトを設定して、リーガルホールドの範囲を定義することができます。Vault がリーガルホールドのオブジェクトレコードにドキュメントを一致させると、Vault はリーガルホールドアイテムレコードをリーガルホールドの子として作成し、各リーガルホールドアイテムはリーガルホールドに一致するドキュメントを表します。

リーガルホールドを有効化する方法

管理者 > 設定 > 全般設定 > ドキュメントでリーガルホールドの有効化チェックボックスを選択します。

リーガルホールド範囲フィールドの追加

ユーザは、最大で 5 個のフィールドを追加して Veeva が提供するカスタムリーガルホールドオブジェクトを設定し、リーガルホールドの範囲を定義することができます。その上で、ユーザはリーガルホールドオブジェクトレコードを作成し、範囲フィールドの固有の値を設定できます。例えば、製品フィールドを追加すると、リーガルユーザはリーガルホールドをすべての Cholecap ドキュメントに一度で適用できます。

一部のフィールドでは一致フィールドとして有効ではないものもあります。以下のフィールドタイプを使用する必要があります:

• 選択リスト
• オブジェクト参照

ドキュメントのルックアップフィールドに対応するオブジェクトフィールドを使用することもできます。例えば、リーガルホールドオブジェクトは、適応症オブジェクトを指す適応症フィールドを持つことができます。ドキュメントタイプは、製品オブジェクト上の適応症フィールドを参照する、ルックアップフィールドを持つことができます。適応症フィールドにある頭痛値を持つリーガルホールドにユニバーサルアプライを実行すると、適応症ルックアップフィールド値が頭痛のすべてのドキュメントを一致させます。

関連するドキュメントフィールドに複数の値があってもかまいませんが、リーガルホールドオブジェクトのフィールドは単一値である必要があります。

範囲フィールドは Vault のリーガルホールドの適用に影響を及ぼすので、ご注意ください。ユーザは、範囲外の単一ドキュメントにリーガルホールドを適用したり、一括アクションを使用して適用することができます。

ドキュメント移行モード

Vault は、ドキュメント移行モードで作成または更新されたドキュメントにリーガルホールドを自動的に適用することはできません。これにより、数百万ものドキュメントでジョブが一杯になってしまう可能性があります。移行モードを使用して承認済みリーガルホールドの範囲に一致するドキュメントを追加する場合、Vault はそれらのドキュメントをリーガルホールドに一致させません。

それらのドキュメントを承認済みリーガルホールドに一致させるには:

1. 管理者 > 企業管理者から、またはカスタムタブからリーガルホールドのオブジェクトレコードに進みます。
2. アクションメニューでリーガルホールドの再評価をクリックします。
3. アクションの適用ダイアログが開きます。続行をクリックします。
4. Vault は、非同期ジョブを実行して、リーガルホールドの範囲に一致し、かつリーガルホールドにまだ適用されていないドキュメントにリーガルホールドを適用します。
5. ジョブが完了すると、通知ページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。

関連権限

リーガルアクション権限セットは、リーガルホールド管理者に必要なすべての権限を付与します。