ドキュメント番号設定の管理

多くの企業では、ドキュメント番号設定に関する複雑な要件があります。例:

• すべての SOP は、XXX がインクリメントされる番号である SOP-XXX と番号設定されます。
• 販促製品ドキュメントは、WEB-{Product_Abbreviation}-XXX を使用するウェブアセットサブタイプを除き、PP-{Product_Abbreviation}-XXX を使用します。
• すべてのドキュメントは、VEEVA-XXX を使用します。

Vault の自動番号設定機能は、さまざまなシナリオをサポートしています。

ドキュメント番号設定オプションへのアクセス

管理者 > 設定 > ドキュメントタイプでドキュメント番号を管理することができます。これを行うには、ドキュメントタイプ: 作成または編集権限を付与するセキュリティプロファイルを有している必要があります。

基本番号設定形式を設定するには

新しい Vault は、基本ドキュメントレベルで適用される一時的な番号設定スキームを使用します。基本番号設定スキームを変更するには:

1. ドキュメントタイプページで、基本ドキュメントのアクションメニューから詳細の編集を選択します。
2. ドキュメント番号形式フィールドで、番号設定スキームを入力します。必要に応じて、トークンアイコンをクリックしてトークンを検索および挿入します。自動生成されるトークンの場合、インクリメント番号は桁ごとに数字を含む {###} となります。
3. 保存をクリックします。

基本番号設定形式を上書きするには

すべてのドキュメントタイプは、タイプ、サブタイプまたは分類に異なる形式を定義していない場合、ドキュメントタイプから番号形式を継承します (タイプからサブタイプ、サブタイプから分類など)。

基本ドキュメント番号形式を上書きするには:

1. ドキュメントタイプページから、変更するドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類に進み、アクションメニューから詳細の編集を選択します。
2. ドキュメント番号形式フィールドは、継承した形式または既存の上書き形式を自動的に表示します。新しい番号設定スキームを入力します。必要に応じて、トークンアイコンをクリックしてトークンを検索および挿入します。自動生成されるトークンの場合、インクリメント番号は桁ごとに数字を含む {####} となります。
3. 保存をクリックします。

ドキュメント番号形式を変更すると、デフォルト以外の番号でドキュメント番号設定を開始できます。この場合、テストドキュメントを Vault にアップロードして、Veeva サポートにお問合せのうえ、ドキュメント番号設定の開始を設定してください。

トークン

番号設定形式は、以下のトークンをサポートしています:

• オートナンバー、{####}: 自動生成されたインクリメント番号。それぞれの数字は生成された番号の桁を表します。多くの場合で、この番号には 0 から始まる番号が含まれます (0001、02984 など)。
• オブジェクトフィールド、{field_name}: オブジェクトフィールドのドキュメントの値; Vault は次のタイプのフィールドにトークンを提供します: 名前 (標準フィールド)、ステータス (標準フィールド)、テキスト、数字、選択リスト。これらは標準オブジェクトとカスタムオブジェクトに使用できます。ドキュメントに複数の選択リストオプションが選択されている場合には、生成される番号は最初の値を使用します。以下を参照してください。
• 作成月、{created_date_mm}: ドキュメントが作成された月を 2 桁の形式で表したもの。(2 月は 02、11 月は 11 など)。各月末に (3 月 31 日など)、自動番号設定トークン {####} がリセットされます。以下を参照してください。
• 作成年、{created_date_yyyy} または {created_date_yy}: ドキュメントが作成された年を 4 桁または 2 桁いずれかの形式で表したもの。各年末に (12 月 31 日)、自動番号設定トークン {####} がリセットされます。以下を参照してください。

トークンとしての複数選択フィールド

トークンとして複数選択プロパティを使用する場合、生成された番号は選択された最初の値を使用します。通常最初の値は、ラベルでアルファベット順に決定されます。ただし、カスタマーサポートがこのオプションを有効化している場合、お使いの Vault は、ユーザがフィールドにどの値を最初に選択したかに基づいて、選択された値を並び替える可能性があります。

この変動性を避けたい場合には、3 つのオプションがあります。

• ドキュメント番号に複数選択フィールドを使用しないようにします。
• お使いの Vault が選択された値をアルファベット順に表示する場合は、ドキュメント作成時に単一の値を選択し、その他の値を後で選択するようにしてください。Vault は、ドキュメント作成中にドキュメント番号を生成します。番号の生成後、ドキュメント番号で使用したフィールドにその他の値を選択しても、更新は行われません。
• ユーザの選択順に基づいた並べ替えを有効にします。Vault は、ドキュメント番号を生成する際に、選択された最初の値を使用します。

特別ルールと詳細

• 同じシーケンスを使用する場合、例えば SOP-{####} を 2 箇所に使用する場合、番号設定値を共有するため、まったく同じ番号で 2 つのドキュメントを作成することは不可能です。
• 所属する組織が API の移行モードを使用してドキュメントをインポートする場合、ドキュメント番号が同じ複数のドキュメントを作成することができます。
• 自動番号設定シーケンスを割り当てた後に使用を中止する場合、再度使用されるまでシーケンスは Vault に維持されます。そのため、SOP-0001 および SOP-0002 を作成する場合、「SOP-{####}」形式の使用を 1 年間停止してから再開すると、次のドキュメントは SOP-0003 になります。
• Vault は、同一だと誤解される可能性があるシーケンス、例えば SOP-{####} と SOP{####} など、に対して警告を行いますが、これらの使用を妨げることはありません。類似形式を使用することは推奨しません。
• 特定のドキュメント番号形式にドキュメントが存在する場合、その形式のオートナンバートークンの桁数を変更することができません (例: 先頭に 0 を追加する)。これを変更するには、形式にその他の変更を行う必要があります。
• 月の数字は毎年繰り返されます。作成月 {created_date_mm} トークンを、作成年 {created_date_yyyy} または {created_date_yy} トークンを含めずにドキュメント番号形式に含める場合、ドキュメント番号が重複する可能性があります。Vault では作成月トークンのみを使用してもエラーは表示されません。
• 作成月 {created_date_mm} または作成年 {created_date_yyyy}、{created_date_yy} トークンを使用する場合、自動番号設定トークン {####} は毎年年末にリセットされます。例えば、{created_date_mm}-{created_date_yyyy}-{####} の番号設定形式を使用しているとします。2016 年 12 月 31 日にドキュメントを作成すると、ドキュメントの番号は 12-2016-1041 になります。2017 年 1 月 1 日に、最初に作成するドキュメントの番号は 01-2017-0001 になります。

生成されたドキュメント番号の編集

ドキュメント番号フィールドは、ユーザが直接編集することはできません。ドキュメント番号の値を変更できる唯一の状況は、ユーザがドキュメントを再分類し、新しいドキュメントタイプが異なる自動番号設定形式を使用する場合のみです。