ドキュメントフィールドの編集

ドキュメントフィールドは、Vault 内のすべてのコンテンツに添付されるメタデータフィールドです。このドキュメントフィールドは重要な情報を格納しているだけではなく、数多くの Vault 機能をサポートしています。例えば、フィルタと検索ではフィールド値を使用してコンテンツを検索します。

フィールド編集権限

フィールドの編集権限があるユーザのみが、ドキュメントまたはバインダーのフィールド値を変更できます。この権限がある場合、ドキュメント情報ページのフィールドパネルに編集ボタンが表示されます。

一部の自動入力されたフィールドは編集できません。自動入力ドキュメントフィールドについてをご確認ください。

ドキュメントまたはバインダーのフィールド値を編集するには:

ドキュメントタイプにオブジェクトタイプのドキュメントフィールドがある場合、ドキュメント情報ページから離れる必要なく、フィールドから新規参照レコードを作成することができます。新規参照レコードを作成するには、そのオブジェクトに対する作成権限を有している必要があります。

初めて編集モードに入ると、Vault は、必須フィールドが含まれるセクションを自動的に展開します。これらのフィールドは、アスタリスク付きで黄色いバックグラウンドで表示されます。

必須フィールドのいずれかに入力し忘れると、Vault は、ユーザが変更を保存できないようにします。

Vault には様々なタイプのフィールドがあります。フィールドタイプによって、フィールドに格納されるデータの種類が決まります。ドキュメントフィールド管理で、フィールドタイプと説明のリストを確認できます。

ワークフローからドキュメントフィールドを更新する方法はいくつかあります。

ワークフローの開始ダイアログまたはワークフロータスクのいずれかに、日付コントロールが含まれる場合。ワークフローダイアログの一つにこの値を入力すると、ドキュメントフィールドが更新されます。
ワークフローに状態変更が含まれ、新しい状態にエントリ条件またはエントリアクションがある場合。以下を参照してください。
ワークフローに「ドキュメントフィールドの更新」手順が含まれ、ワークフローで構成される値に基づき、この手順で一つまたは複数のフィールドを更新する場合。ワークフロー手順の構成について詳しくご確認ください。

状態変更が生じると (レビュー中から承認済みへなど)、Vault はドキュメントフィールドを自動的に更新するか、または更新するようメッセージを表示します。これが起こりうる二つのケースがあります。

新しい状態にエントリアクションが含まれ、特定フィールドの値が自動的に変更されるケース。例えば、ドキュメントステータスが期限切れに変わると、有効期限フィールドが現在の日付に更新される場合があります。または、ドキュメントが下書きに移動すると、初回使用予定日フィールドが空に更新されることがあります。
新規状態に、特定フィールドへの入力を義務付けるエントリ条件が含まれるケース。この場合、ドキュメント状態を変更する前に、ドキュメントフィールドを更新するよう Vault からメッセージが表示されます。ワークフロータスクが状態変更に先行する場合、Vault はタスク完了ダイアログにドキュメントフィールドを表示し、タスク所有者にフィールドの編集権限がないと、タスクを完了できません。

URL フィールドには http://www.veeva.com のようなウェブアドレスが使用できます。このフィールドには、sva00463 といったローカルホスト名がついたウェブアドレスは使用できません。