ドキュメントの注釈

Vault には強力な注釈機能が搭載されており、お使いのブラウザで注釈の追加または返信ができます。注釈には次の 6 種類があります: 画像注釈、テキスト注釈、付箋注釈、ライン注釈、リンク注釈、アンカー注釈。各注釈には、ドキュメントでの選択と、作成したコメントを含むメモの 2 つの部分があります。動画ファイルに使用できる注釈機能には制限があります。詳細は、動画の注釈をご覧ください。

アクション UI を有効にした注釈の変更

Vault アクション UI を有効にすると、Vault の注釈にいくつかの重要な拡張機能が提供されます。主に、注釈と返信は、ドキュメントのコンテンツ上のダイアログ内ではなく、注釈自体で編集されるようになりました。ユーザが保存されていない注釈の外側をクリックした場合、ユーザ入力がないと、注釈はキャンセルされます。保存されていないユーザ入力が存在する場合は、ユーザは注釈の編集を続行するには、却下することを確認するか、キャンセルする必要があります。

コメントの注釈は、より視覚的に区別できる新しい色が使用されます。既存の注釈は新しい色を表示し、古い色はそれぞれシステムによって新しい色にマッピングされます。

その他の注意すべき変更点は次のとおりです:

• 個別のメモタイプのアイコン (画像、テキスト、付箋、ライン) が 1 つのコメントアイコンに置き換えられました。
• (注釈の移行によって作成される) ページレベルの注釈に、独自のアイコンが追加されました。
• 自動リンクと承認済みリンクの注釈に異なるアイコンが追加されました。承認済みリンクにもチェックマークが表示されます。
• 注釈の解決は、情報カードのチェックマークアイコンをクリックして実行され、再開は、解決時にチェックマークの代わりに表示されるフラグアイコンをクリックして実行されます。
• ライン注釈の位置スタイルは、他の注釈タイプに合わせて情報カードに移動しました。

カーソルモード

テキスト/画像注釈、ライン注釈、リンク注釈の作成、またはドキュメント内の移動とでカーソルモードを切り替えることができます。テキスト/画像、ライン、またはリンク注釈モードでは、ドキュメントをクリックすると注釈が作成されます。ナビゲーションモードでは、クリックするとドキュメントをビューア内でドラッグできます。

画像、テキストおよび付箋コメントの注釈を追加する方法

テキスト選択は最大 200 語まで、画像選択は単一ページの領域内となります。付箋コメントの注釈は、テキスト上に作成することはできません。画像、テキスト、または付箋コメント注釈を追加するには:

1. ドキュメント情報ページを開き、ビューアパネルの注釈の表示をクリックします。
2. 注釈ツールの選択をクリックして、テキスト/画像注釈カーソルモードを選択します。
3. エリアに選択可能テキストが含まれる場合は、テキストをハイライトします。Vault は単語全体の選択のみをサポートしています。含まれない場合は、ドラッグして画像注釈の領域を選択します。選択可能テキストのない領域でワンクリックして付箋コメント注釈を作成します。
4. 任意の作業: スタイルのドロップダウンメニューから選択して、テキストまたは画像注釈のスタイルを変更します。画像注釈の場合、注釈を保存するとスタイルを変更できません。
5. 表示されるダイアログにメモを入力します。
6. 任意の作業: 注釈についてユーザに通知したい場合には、「@」をコメントフィールドの名、姓または Vault ユーザ名の前に入力し、ユーザのリストから選択することでユーザメンションを追加します。
7. 任意の作業: Vault にタグがある場合、タグをクリックして注釈に適用します。管理者ユーザはタグを設定することができます。
8. 保存をクリックします。

保存されていない注釈の外側をクリックし、入力が存在しない場合、Vault は注釈をキャンセルします。保存されていないユーザ入力が存在する場合は、注釈の編集を続行するには、却下することを確認するか、キャンセルする必要があります。

ライン注釈を追加するには

ドキュメントで線を引くには (ライン注釈):

1. ドキュメント情報ページを開き、ビューアパネルの注釈の表示をクリックします。
2. 注釈ツールの選択をクリックして、ラインカーソルモードを選択します。
3. ドキュメントをクリック＆ドラッグし、線を引きます。
4. 任意の作業: 再びクリック＆ドラッグし、ライングループ内に追加の線を引きます。個別の線または線グループ全体のサイズを変更し移動することも可能です。
5. 任意の作業: カーソルモード セレクタと一緒に表示されるオプションを使って、線の色や幅を変更します。
6. 任意の作業: 表示されるダイアログボックスにメモを入力します。
7. 任意の作業: Vault にタグがある場合、タグをクリックして注釈に適用します。
8. 任意の作業: 注釈についてユーザに通知したい場合には、「@」または「+」名、姓または Vault ユーザ名の前に入力し、ユーザのリストから選択することでユーザメンションを追加します。
9. 保存をクリックします。保存すると、注釈を移動させて、個別のラインまたはライングループのサイズ変更、移動を行うことができます。

ドキュメントビューアでページが回転するとライン注釈は正しく表示されません。ライン注釈を追加する際には、元の向きでページを表示するようにしてください。

既知の問題

編集後、ライン注釈が切れて表示される場合があります。

リンク注釈を追加する方法

リンク注釈は、2 つのコンポーネント (リンクおよびアンカー) で構成されています。リンクおよびアンカーは、ドキュメントリンクおよびアンカーの使用で参照できます。

システムメッセージ

次の場合にユーザは Vault から通知を受け取ります。

• メモ注釈に返信が追加された場合
• お気に入りのドキュメントに新しいメモが追加されるか、既存のメモへの返信があった場合
• 注釈でユーザが言及された場合

Vault は、新しいユーザの言及についてのみ通知を送信します。ユーザが既にユーザに言及されているメモを編集しても、Vault は通知を送信しません。

Vault は、1 つの注釈イベントから送信される通知の数を制限し、通知が冗長になるのを防ぎます。例えば、別のユーザのメモの注釈に対する返信の中でそのユーザに言及した場合でも、そのユーザが受け取るのは通知 1 通とメール 1 通のみです。管理者は通知とメールテキストを構成することができます。

ユーザメンション

注釈を作成または注釈に返信する際に、注釈で別の Vault ユーザについてメンション (言及) し、そのユーザに注釈についての通知を送信することができます。Vault では、1 人または複数のユーザをメンションできますが、グループをメンションすることはできません。メンションされるユーザすべてにコンテンツの表示およびドキュメントの表示権限がある場合にのみ注釈を保存することができます。ユーザメンションはいずれの権限も付与しません。

ユーザメンション付きの注釈を保存した後に、Vault は通知とメールをメンションされたユーザに送信します。1 つのコメントで同じユーザについて 2 回以上メンションした場合でも、そのユーザは通知とメールを 1 回しか受け取りません。管理者は通知とメールテキストを構成することができます。

注釈カラーセレクタ

注釈の編集ダイアログのパレットから色を選択することができます。Vault は、別の色を選択するまで、メモ、返信、テキストハイライト用にその色を保存・使用します。ドキュメントロールに必須の色がある場合には、管理者が色を定義するため、ユーザが編集することはできません。

テキスト注釈スタイル

注釈スタイルによって、ページ上での選択テキストの表示方法が変わります。スタイルを変更するには、テキストアイコンをクリックします。

• ハイライトは、選択テキストをハイライトして表示します。
• 挿入は、選択テキストに下線を引きます。
• 取消し線は、選択テキストに取消し線を引きます。
• テキストの修正は、選択テキストの破線下線とハイライトを表示し、選択テキストをメモフィールドに自動的に挿入します。
• 外部リンクは、選択テキストをハイライトし、入力した URL へのアクティブハイパーリンクにします。

既存の注釈に対するアクション

ご自身または別のユーザが注釈を追加すると、様々なアクションが利用できるようになります。

• 編集により、注釈の任意の部分を変更できます。このオプションは、注釈を作成したユーザのみが利用できます。自分が作成した返信が最新のものである場合には、別のユーザの注釈に対する返信を編集することができます。
• 削除で、注釈または返信を削除します。このオプションは、注釈を作成したユーザのみが利用できます。返信が存在する場合、元々の作成者が元の注釈とすべての返信を削除することができます。自分が作成した返信が最新のものである場合には、注釈への返信を削除することができます。注釈を削除すると、復元することはできません。
• 移動により、注釈を移動させることができます。
• 非表示で、注釈を一時的に非表示にします。このアクションは、フィルタメニューの表示/非表示オプションとは異なる動作をします。このようにして非表示にした注釈を表示させるには、ドキュメントビューアを再読み込みする必要があります。引き続き他のユーザに注釈が表示されます。
• 注釈の解決 (チェックマークアイコン) は、注釈に解決済み属性を追加します。デフォルトでは、解決された注釈は表示されたままです。フィルタ メニューを使用してそれらを非表示にすることができます。リンクとアンカーの注釈は解決できません。
• 注釈を再開 (フラグアイコン) で、注釈の解決済みステータスが削除されます。

注釈を移動するには

注釈は、ドキュメントの特定の場所に添付されています。注釈を移動させるには、すべてのアクションメニューをクリックし、移動を選択します。次の方法で注釈を移動させることができます:

• テキスト選択付きのコメントまたはリンク注釈: 注釈を移動すると、選択されるテキストが変わります。編集すると、テキスト選択が画像選択に変わります。
• 画像選択付きのコメントまたはリンク注釈: 注釈を移動すると、選択された領域の移動またはサイズ変更が可能になります。編集すると、画像選択がテキスト選択に変わります。
• 動画への注釈またはリンク注釈: 注釈を移動すると、拍子記号と選択した領域が調整されます。
• 付箋コメント注釈: 注釈を移動すると、付箋アイコンが移動します。テキストの上に付箋コメントを作成することはできませんが、テキスト領域に移動させることはできます。付箋コメントアイコンのサイズを変更することはできません。
• ライン注釈: 注釈を移動すると、ライングループをドキュメントの別の場所に移動することができます。ライングループを移動する際に、グループのラインを追加、削除、編集することもできます。
• アンカー注釈: アンカーの管理権限がある場合、受信参照のないアンカー注釈であれば移動させることができます。

注釈を移動した後に、チェックマークアイコンをクリックして保存するか、X をクリックして変更をキャンセルします。

注釈の表示

メモの位置メニュー

ドキュメントビューで、ビューア内でのメモの表示位置を選択できます。

• オーバーレイ: メモは、ドキュメント レンディションの上部、関係注釈の隣に表示されます。メモをドラッグアンドドロップして、ページ内を一時的に移動させることができます。
• サイドバー: Vault はドキュメント レンディションをズームアウトし、ビューア内のサイドバーでメモを表示できるようスペースを空けます。スペースがある場合、ドキュメントで選択したテキストおよび領域にメモを合わせます。注釈を選択すると、関連するテキスト/領域およびメモをビューアのピントに合わせます。

注釈を非表示にするには

すでに複数の注釈があるエリアに注釈を追加する必要がある場合、すべての注釈をすばやく非表示にできるショートカットキーがあります。ショートカットを 2 回押すと、非表示の注釈が再び表示されるようになります。

• Mac® の場合: [Option] と [,] を使用します。
• Windows™ の場合: 右 [Ctrl] と [,] を使用します。

フィルタメニューで、すべての注釈または特定タイプの注釈を非表示にすることもできます。

フィルタメニュー

フィルタ メニューを使って、様々な基準に基づいて注釈を表示・非表示にすることができます。

• メモ: 未解決注釈のみ、または解決済み注釈のみを表示します。
• 配置: ドキュメントにテキストまたは画像選択がある注釈、もしくはテキストまたは画像選択のないページレベル注釈を表示します。
• リンク: リンク注釈を種類別に表示します - ドキュメント、 パーマリンク、またはその他。パーマリンク注釈のフィルタリングは、パーマリンクへのリンクが有効になっているVaultsでのみ表示されます。
• 作成者: 自分で作成した注釈や、他のユーザが作成した注釈を表示します。
• タグ: 特定のタグが付いた注釈のみを表示します。

アンカーのフィルタリングをクリックして、選択した特定のドキュメントで使用されているアンカーのみを表示することもできます。このオプションは、ドキュメントを検索および選択できるダイアログを開きます。Vault は、選択されたドキュメントで使用されていないすべてのアンカーを非表示にします。参照するドキュメントをすべて表示するには、アンカーのフィルタリングをクリックする前に、ドキュメント内のアンカーを展開します。

Vault は、単一の Vault 内のすべてのドキュメント、ブラウザ、およびセッションにわたる各ユーザのほとんどのフィルタのメニュー設定を記憶して再適用します。保存されない唯一のフィルタメニュー設定は、注釈の非表示/表示、アンカーのフィルタリング、著者とタグです。注釈モードでドキュメントを表示すると、Vault はショートカットキーまたはフィルタのいずれかで非表示にした注釈の数を表示します。

注釈の移行

お使いの設定で使用可能な設定となっている場合、リンク、メモ、アンカーおよびライン注釈を以前のドキュメントバージョンから移行することができるため、ドキュメントのライフサイクル全体での注釈の維持に必要となる手間を大幅に省くことができます。

注釈付きドキュメントをダウンロードするには

Vault でドキュメントの注釈をオフラインでダウンロードおよび表示するには、2 つのオプションがあります。一つ目は、注釈付き PDF のダウンロードで、すべての Vault で使用できます。このオプションは、注釈の読み取り専用バージョンです。二つ目は注釈のエクスポートで、Vault はオフライン注釈機能を使用する必要があります。

余白に注釈を表示する PDF 表示可能レンディションをダウンロードするには、ドキュメント情報ページまたはライブラリに移動し、ファイルアイコンをクリックして、注釈付き PDF を選択します。ダウンロードに解決済みの注釈を含めるには、注釈付きダウンロードダイアログのチェックボックスをオンにします。Vault は、ダウンロードした PDF の余白に注釈メモを含めます。これにはアンカー注釈が含まれません。

メモを CSV ファイルとしてダウンロードする方法

表示可能レンディションと少なくとも 1 つの注釈がある任意のドキュメントバージョンのメモの CSV ファイルをダウンロードできます。メモをダウンロードするには、ドキュメント情報ページに移動し、すべてのアクションメニューを開いて、メモのダウンロードを選択します。CSV ファイルが自動的にダウンロードされます。

関連権限

ドキュメントの注釈機能の有無は以下の権限によって決まります:

アクション UI の注釈カラーマッピング

Vault のすべての注釈は、アクション UI に関連付けられているのが従来の色か新しい色かに関係なく、作成時または最終更新時に割り当てられた色の値の記録を保持します。従来の色の値を持つ注釈の場合: Vault は、従来の色をほぼ同等のアクション UI の色にマッピングし、新しい色を使用して注釈を表示します。

制限

Vault では、アーカイブされたドキュメントの注釈を追加、削除、または編集することはできません。