有効なレガシーワークフローの管理

ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。

ワークフローの開始時またはメールをワークフロー参加者に送信するために、入力したタスクおよびワークフローの詳細を変更を変更する必要が生じる場合があります。以下のアクションで、すでに開始されたワークフローを変更したり、ワークフロー参加者にメールを送信するためにワークフローを変更できます。

• 参加者の追加: ロールに現在のタスク、将来のタスクまたは将来の通知があるすべてのワークフローでこのアクションを利用できます。このアクションは、複数のユーザを許可するよう構成されたロールにのみ適用されます。参加者を追加するには、ワークフローのロールに割り当てる追加ユーザを選択します。オプションタスクのロールにユーザを追加すると、そのタスクを必須タスクにすることができます。参加者追加時に、Vault はロールの許可ユーザを強制的に実行します。
• 参加者の置き換え: このアクションでは、現在割り当てられているすべてのタスク、すべての将来のタスクおよびすべての将来の通知のワークフローに参加するユーザを置き換えます。ユーザが複数のワークフローロールに設定されている場合、新規ユーザがこれらすべてのロールに割り当てられます。参加者を置き換える際、Vault はロールの許可されたユーザの設定を強制します。ワークフロー参加者は、同じ許可されたグループアクセスを持つユーザとのみ置き換えることができます。例えば、規制ロールに割り当てられたユーザを置き換える場合、規制ロールの他のユーザしか置き換えに選択できません。
• 参加者にメールを送信する: このアクションでは、タスクの期日が迫っていたり、期日が過ぎている場合や、ワークフローに変更があった場合に、ワークフロー参加者への通知を送信することができます。
• タスクの再割り当て: このアクションでは、一つのタスクのタスク所有者を置き換えます。現在のタスク所有者に将来のタスク、将来の通知またはその他の現在のタスクがある場合、このアクションでこれらに割り当てられたユーザが変更されることはありません。将来のタスク、完了済みタスクおよび通知は利用できません。
• ワークフロー日の更新: このアクションでは、ワークフロー日およびまだ完了していない、あるいは割り当てられていないタスクの期日を更新します。使用できるのは、ワークフロー開始ダイアログに日付管理が含まれている場合のみです。ドキュメントフィールドが開始ダイアログに入力された日付で更新されるようにワークフローが設定されている場合、このアクションでこれらのドキュメントフィールドも更新されます。
• タスク期日の更新: このアクションでは、一つのワークフロータスクの期日を更新します。現在タスクに期日が設定されていなくても、ユーザは追加することができます。
• タスクのキャンセル: このアクションでは現在のタスクを削除します。完了済みのタスクと将来のタスクは対象ではありません。

ユーザを選択する際、正しいオプションを見つけるために選択フィールドにユーザ名を入力する必要がある場合があります。

ワークフローが開始され、ユーザが割り当てられると、「任意のユーザ」と「すべてのユーザ」を切り替えることはできません。このオプションを変更するには、ワークフローをキャンセルして再開する必要があります。

タスク参加者の管理権限

この表に何らかの権限、ロール、または割り当てを有するユーザは、ホームタブまたはドキュメント情報ページで有効なワークフローを表示することができます。

ドキュメントのアトミックセキュリティ: 有効なワークフローアクションが有効になっている場合、ワークフロー開始者とコーディネーターはアクションへのアクセスを行えません。代わりに、アクセスはドキュメントライフサイクル状態のアトミックセキュリティ設定によって制御されます。さらに、ユーザはワークフロー管理権限を付与するセキュリティプロファイルを持っている必要があります。

ワークフローとタスクアクションメニュー

これらのアクションの多くは、どのワークフローやタスクアクションのメニューにもあります。これらのメニューの場所:

• ホームまたはタスクタブ > 有効なワークフロービュー
• ドキュメント情報ページ > 有効なワークフローパネル
• レポート > ドキュメント付きワークフローレポートタイプ
• ドキュメント時系列ビュー
• ワークフロー履歴レポート

タスクを再び割り当てるには

別のユーザにタスクを再び割り当てるには：

1. タスクのアクションメニューで、再割り当てを選択します。
2. タスクとタスク所有者を表示する行で、選択リストから再割り当てを選択します。
3. ダイアログで、新規タスク所有者を選択し、続行をクリックします。
4. 以前および新規のタスク所有者に Vault が当該アクションを通知し、新規所有者のマイタスクビューにタスクを追加します。

タスクをキャンセルするには

タスクをキャンセルするには：

1. タスクのアクションメニューで、キャンセルを選択します。
2. タスクとタスク所有者を表示する行で、選択リストからキャンセルを選択します。
3. ダイアログで、続行をクリックします。
4. タスク所有者に Vault が当該アクションを通知します。

ワークフロー参加者を追加するには

開始後にワークフローに新規参加者を追加するには：

1. ワークフローのアクションメニューから参加者の追加を選択します。
2. ダイアログボックスで、ユーザまたはグループを適切なロールに追加し、送信をクリックします。任意のワークフロータスクに最大 5,000 人のユーザを割り当てることができます。すでにロールが設定されているユーザは削除できません。
3. Vault が新規タスク参加者に当該アクションを通知し、適宜、各自のマイタスクビューに有効なタスクを追加します。

ワークフロー参加者を置き換えるには

ワークフロー開始後に、ワークフロー参加者を別のユーザと置き換えるには：

1. ワークフローのアクションメニューから参加者を置き換えを選択します。
2. ダイアログボックスで、置き換える現在のワークフローの参加者を選択します。
3. 現在の参加者と置き換えるユーザを選択します。
4. 提出をクリックします。
5. 現在および新規参加者に Vault が当該アクションを通知します。

ワークフロー参加者にメールを送信する方法

ワークフローの開始後にワークフロー参加者にメールを送信するには:

1. ワークフローのアクションメニューから参加者にメールを送信するを選択します。
2. ダイアログボックスで、メールの受信者を選択します。ワークフローの個々の参加者、すべての有効なタスク所有者、完了タスク所有者、または未完了タスク所有者を選択できます。
3. メッセージフィールドにメッセージを入力します。
4. 自分を受信者に含める場合、自分にコピーを送信チェックボックスを選択します。
5. 送信をクリックします。

ワークフロー日の更新方法

ワークフローのすべての日を更新するには:

1. ワークフローのアクションメニューで、ワークフロー日の更新を選択します。
2. ダイアログボックスで、新しい日付を入力します。ドキュメントフィールドを更新するようにワークフローが設定されている場合、新しい日付によりドキュメントフィールドが更新されます。
3. 更新をクリックします。
4. Vault はタスクの期日を更新し、新しい日付をタスク所有者に知らせます。

タスク期日を更新する方法

特定のタスクの期日を更新するには:

1. タスクのアクションメニューで、タスク期日の更新を選択します。
2. ダイアログボックスで、新しい期日を入力します。
3. 更新をクリックします。
4. Vault は、そのタスクの期日を更新し、新しい日付をタスク所有者に知らせます。

ライセンスタイプ制限

R&U ワークフロー以外では、ワークフローのロールに、読み取り専用ユーザライセンスタイプを有するユーザを選択することはできません。ワークフロー開始、タスクの再割り当て、またはワークフロー参加者の追加の際、Vault はこれらのユーザを表示しません。グループにタスクを割り当てる場合、Vault はこれらのユーザ向けの割り当てをスキップし、通常はグループ内の他のユーザにタスクを割り当てます。

R&U タイプワークフローでは、読み取り専用ユーザは標準ドキュメントユーザとして扱われます。