リンクとして送信オプションでは、ドキュメントまたはバインダーの現在のバージョンへのハイパーリンクを含むメールと Vault 通知を選択されたユーザに送信します。ロールや Vault の構成に応じて、ドキュメントの既存のコラボレータ、Vault 内の他のユーザ、さらには Vault ユーザ以外にもドキュメントへのリンクを送信できます。
リンクとして送信するには
リンクとしてドキュメントを送信するには:
- ドキュメントまたはバインダーのアクションメニューから、リンクとして送信を選択します。
- リンクとして送信ダイアログが開きます。
- 受領者を追加します。Vault ユーザを追加するには、姓、名、ユーザ名またはメールアドレスを入力するか、受領者の追加ドロップダウンから選択します。Vault ユーザ以外を追加するには、メールアドレスを入力して Enter を押します。詳しくは以下をご覧ください。
- 任意の作業: Vault ユーザ以外を含めるには、Vault ユーザ以外のユーザに表示可能レンディションのダウンロードを許可するチェックボックスを選択します。このオプションは、管理者ユーザが有効化し、ユーザが自分のセキュリティプロファイル経由でドキュメント: レンディションのダウンロード権限を有する場合にのみ表示されます。
- 任意の作業: Vault ユーザ以外を含めた場合、Vault ユーザ以外のリンク有効期限選択リストから選択します。Vault を使用していないユーザは、有効期限が切れたリンクからドキュメントを表示できません。
- 任意の作業: 受領者へのメッセージをカスタマイズします。
- 任意の作業: 自分にコピーを送信チェックボックスを選択します。
- 送信をクリックします。
- 新規コラボレータまたは Vault ユーザ以外に送信すると、Vault は送信者を共有設定に追加します。
注: リンクとして送信ダイアログのオプションは、Vault の設定、ロール、および表示可能レンディションの利用可能性によって異なります。
Vault ユーザ以外のアクセスを削除するには
Vault ユーザ以外のドキュメントアクセスを削除するには:
- ドキュメント情報ページの共有設定エリアを開きます。
- Vault ユーザ以外を示す行の X アイコンをクリックします。
- 確認ダイアログで、続行をクリックします。
- Vault ユーザ以外のリンクの機能が直ちに停止されます。
リンクとして送信の受領者詳細
- 既存コラボレータ
- ドキュメントまたはバインダーに現在ロールがあるユーザ
- 読み取り専用ユーザを含め、ドキュメントまたはバインダーにロールがあるユーザは、既存のコラボレータにリンクを送信できます。
- 受領者の追加フィールドで、これらのユーザまたはグループがブルーの背景で表示され、名前と名字またはグループ名のいずれかになります。グループの場合、グループ名にマウスオーバーするか、または + アイコンをクリックしてグループを展開して個別メンバーを表示し、グループメンバーを確認できます。
- 新規コラボレータ
- ドキュメントまたはバインダーに現在ロールがない Vault ユーザ
管理者がこのオプションを有効化する必要があります。有効化すると、共有設定の編集およびドキュメントの表示権限があるユーザのみが、新規コラボレータにリンクを送信できるようになります。読み取り専用ユーザはこのオプションを使用できません。リンクを送信すると、新規コラボレータが閲覧者ロールに追加されます。
追加権限がある場合、受領者の追加フィールドで、これらのユーザまたはグループがブルーの背景で表示され、名前と名字またはグループ名のいずれかで示されます。グループの場合、グループ名にマウスオーバーするか、または + アイコンをクリックしてグループを展開して個別メンバーを表示し、グループメンバーを確認できます。
- 管理者がこのオプションを有効化する必要があります。有効化すると、コンテンツの表示権限があるユーザのみが、Vaul ユーザ以外にリンクを送信できるようになります。Vault ユーザ以外は、閲覧者ロールに割り当てられますが、一定期間後に期限が切れるリンク経由で、表示可能レンディションへのアクセスのみが許可されます。(このロールに付与される他のどの権限も Vault ユーザ以外は使用できません。)リンクとして送信ダイアログの選択や構成に応じ、Vault ユーザ以外が PDF 表示可能レンディションをダウンロードできる場合もあります。
- 受信者の追加フィールドで、Vault ユーザ以外への送信が可能な場合はこれらの受信者がグレーの背景で表示されます。送信不可の場合は赤で表示されるので、送信をクリックする前に削除する必要があります。
動的アクセスコントロールを使用してリンクとして送信を使用する
お使いの Vault で閲覧者ロールに対する動的アクセスコントロールが有効化されている場合、Vault はリンクとして送信アクションの受領者を以下のユーザに制限します。
- 閲覧者ロールで許可されたグループにいるユーザ。グループが一覧に表示されていない場合は、リンクとして送信経由でドキュメントに新規閲覧者を追加できません。
- 名前ごとまたはグループごとに、共有設定経由でドキュメントにアクセス権限を持っているユーザ。
Vault ユーザ以外への送信が利用できない理由
Vault ユーザ以外にドキュメントを送信できない理由はいくつかあります。
- 管理者が、Vault ユーザ以外への送信を有効化していない。
- Vault がまだ生成していないため、あるいはそのソースファイルのファイルタイプのレンディションを Vault が生成していないために、ドキュメントに表示可能レンディションがない。
- バインダーへのリンクを送信しようとしている。このオプションはバインダーでは使用できません。
- コンテンツの表示権限がありません。
Vault ユーザ以外向けのドキュメントビュー
Vault ユーザ以外は、スタンドアロンのビューアウィンドウ内で表示可能レンディションにアクセスできます。利用可能な場合、ダウンロードボタンで表示可能レンディションをダウンロードできます。
監査証跡のログ
「リンクとして送信」に関連するアクティビティは、ドキュメント監査証跡で表示されます。以下のアクティビティが含まれます。
- Vault ユーザにリンクとして送信 (ユーザ名を含む)
- Vault ユーザ以外にリンクとして送信 (メールアドレスを含む)
- リンクとして送信の結果、ユーザが閲覧者に追加される
- Vault 以外のユーザがドキュメントを閲覧 (メールアドレスを含む)
- Vault 以外のユーザがドキュメントをダウンロード (メールアドレスを含む)
関連権限
セキュリティプロファイルが、アプリケーション: ユーザ: ユーザ情報の表示権限を付与する必要があります。この権限がない場合、ドキュメントのアクションメニューにオプションが表示されません。