ドキュメントの作成、分類、再分類時に、何も入力していなくてもドキュメントフィールドに値が入力されている場合があります。Vault は、いくつかの方法でフィールドに自動記入します：
- システム管理値: これらのフィールドはユーザによる編集はできず、常に自動入力されます。これらは、管理者設定 (ドキュメント番号) または他のアップロードされたソースファイル (形式、サイズ、作成者、最終変更者) などの設定不可能な要素に基づいて自動入力されます。
- システムデフォルト値：ドキュメント名のようなフィールドは、管理者による設定ではなく Vault により自動記入されますが、編集可能です。例えば、ドキュメント名は、ソースファイルのファイル名から生成されます。
- バインダーベースのデフォルト値：バインダー内から特定のドキュメントアクションを実行する場合、Vault は、バインダーに提供された値に基づいてドキュメントのフィールドに自動記入します。これらのフィールドは編集可能です。
- 管理者定義のデフォルト値：管理者は、ドキュメントフィールド設定内で、自動記入されたデフォルト値を定義することができます。これらのフィールドは編集可能ですが、データ入力の手間を省けるよう事前入力されています。
重要: ユーザがドキュメントにインタラクトすると、Vault は最終変更者フィールド内でタイムスタンプを更新します。ただし、この更新は常に新しいフィールド値になるわけではありません。この場合、Vault はフィールドを更新したが、メタデータフィールド値に変更がないため、Vault は監査証跡にログを残しません。コンプライアンス上の理由で、ドキュメントメタデータの変更を判断するには、最終変更者フィールドではなく、常に監査証跡ログに従うことをお勧めします。