ドキュメント関係での作業

ドキュメント関係を使用して、Vault でドキュメントをリンクすることができます。ドキュメント情報ページから関係の表示、編集、追加が行えます。Vault は、ドキュメントのコピーやリンク注釈の作成といったアクションを実行する際に、特定のタイプの関係を自動的に追加します。

関係タイプ

Vault には様々な関係タイプがある場合があります。関係タイプはドキュメントタイプによって異なります。ドキュメント情報ページのフィールドパネルで、どのタイプが特定のドキュメントに適用されているかを確認できます。

各関係タイプには、以下を決定するルールが含まれています。

• 一つのソースドキュメントに対して存在可能な、当該タイプの関係の数
• ソースドキュメントとターゲットドキュメントのドキュメントタイプ
• 特定のドキュメントフィールドのターゲットドキュメントの値 (製品など)
• 関係がソースドキュメントおよび/またはターゲットドキュメントでバージョン固有かどうか

これらの設定オプションについては、ドキュメント関係についてでさらに詳しく説明します。

関係の確認

特定の関係タイプの関係を確認するには、エリアを展開します。Vault は、ユーザが閲覧権限を有するドキュメントを表示し、その他の関係ドキュメントを非表示にします。ユーザはドキュメント名をクリックすれば、自分が権限を有するドキュメントを開くことができます。

関係を追加・削除するには

新規関係の追加または既存の関係の削除を行うには、関係の編集権限が必要です。この権限がある場合、関係タイプエリアのヘッダーに + アイコンが表示されます。関係を作成または削除するには:

1. プラス (+) アイコンをクリックしてダイアログを開きます。
2. ダイアログで、Vault は自動的にフィルタリングして、関係タイプに構成されたフィルタに基づいて関連ドキュメントを検索します。マイナス (-) アイコンが表示されているフィルタを削除できます。必須フィルタは削除できません。
3. 任意の作業: さらに検索条件またはフィルタを追加し、正しいターゲットドキュメントを検索します。必要に応じて、ダイアログの右上で異なる標準ビューを選択します。標準のライブラリビューに加えて、お気に入りにビューを制限したり、現在カートに入っているドキュメントにビューを制限したりすることができます。
4. 関係を追加したい各ドキュメントで、チェックボックスを選択します。
5. 関係を削除したい各ドキュメントで、チェックボックスをクリアします。
6. 任意の作業: アップロードをクリックして、1 つまたは複数のファイルをアップロードして関連付けます。この処理は、アップロード済みファイルからのドキュメント作成と同じように機能します
7. 終わったら、閉じるをクリックします。

ドキュメントのアップロードおよび関連付けけ

複数ドキュメントのアップロードおよび関連付け機能を使うと、ドキュメントビューアのドキュメント関係セクションから直接複数のドキュメントをアップロードし、アクションを開始したドキュメントに関係を構築することができます。この処理は、アップロード済みファイルからのドキュメント作成と同じように機能し、ドキュメントの分類、メタデータの入力、重複のチェックが行えます。

分類

Vault では、アップロードしたドキュメントを分類する必要があります。さらに、アップロードするドキュメントが同じドキュメントタイプである必要があります。異なるドキュメントタイプのファイルを追加するには、アップロードを複数回を行なう必要があります。

関連権限

制限

Vault は、アーカイブされたドキュメントの関係を変更できないようにします。