インボックスドキュメントを共有すると、アップロード済みドキュメントへの自動アクセス権限を Vault の他のユーザに付与します。これはドキュメントをドキュメントインボックスにアップロードした後などに便利な機能で、アップロード済みドキュメントのドキュメント情報の完了および分類は別のユーザが担当します。インボックスドキュメントは個別ユーザおよびグループと共有できます。
インボックスドキュメントを他のユーザまたはグループと共有するには:
- ライブラリ > ドキュメントインボックスに進みます。
- インボックスの共有をクリックします。
- ドキュメントインボックスの共有ダイアログで、ドロップダウンボックスをクリックして、目的のユーザまたはグループの名前を入力するか、ドロップダウンリストから名前を検索します。
- 追加をクリックします。ユーザとグループは共有済み: リストに表示されます。
- 目的のすべてのユーザまたはグループを追加してから、適用をクリックします。
追加すると、Vault はユーザが所有者であるすべてのインボックスドキュメントを自動的に共有します。既存のインボックスドキュメントおよびアップロードした新しいインボックスドキュメントに適用されます。
所有者によるドキュメントのフィルタリング
ドキュメントインボックスビューは、ユーザと共有済みのインボックスにあるすべてのドキュメントを表示したり、ユーザが所有者であるドキュメントに制限したりするよう変更できます。これを行うには、インボックスの共有ボタンの隣にあるすべてのインボックスまたはマイインボックスフィルタを選択します。
インボックスエディタドキュメントロールについて
ドキュメントインボックスを共有しているユーザには、影響を受けるドキュメントのインボックスエディタドキュメントロールが付与されます。このロールは、未分類ライフサイクルのドキュメントに対してドキュメントの表示、コンテンツの表示、フィールドの編集、および再分類権限を付与します。
インボックス共有の制限
インボックスを他のユーザまたはグループと共有する際には以下の制限が適用されます。
- 1,000 件以上のドキュメントを含むドキュメントインボックスは共有できません。1,000 件以上のドキュメントの共有が必要な場合、管理者がインボックスドキュメントの共有を有効化することができます。
- 50 以上のユーザまたはグループとドキュメントインボックスを共有することはできません。
関連権限
インボックスドキュメントライフサイクル開始状態 (一部は未分類状態) の所有者ロールは、インボックスの共有ボタンを表示するには共有設定の編集権限が必要です。