Microsoft Word および Excel の差し込みフィールドの使用

差し込みフィールドを使用すると、Microsoft Word (DOCX のみ) または Microsoft Excel (XLSX) ソースファイル内で検索し、Vault が特定のトークンを Vault ドキュメントのフィールド値と差し替えるようトリガー設定できます。フィールドを差し込みすると、製品名、ドキュメントステータス、バージョン日といった詳細を自動入力するテンプレートの作成が簡単になります。この機能を使用して、Vault のドキュメント名またはドキュメント番号を表示するドキュメントにタイトルページを追加することもできます。差し込みフィールドは管理者が有効化する必要がある点に注意してください。

Vault がトークンをフィールド値に置き換える際に、システムは更新されたバージョンをソースファイルとして保存します。差し込みフィールドでドキュメントにソースファイルをダウンロードする場合、トークンではなく Vault フィールドの値が表示されます。差し込みフィールドトークンを保持するバージョンの未変更のソースファイルをダウンロードします。

Vault フィールドを DOCX または XLSX ファイルに追加する方法

Vault は、アップロードされたファイル内で、このパターンに一致するテキストを検索します:

${vault:fieldname__v}

ドキュメントフィールド

ソースファイルで参照する Vault フィールドを、カスタムまたは標準のドキュメントフィールドとすることができます。ラベルではなくフィールド名を使用する必要があります。管理者は、設定詳細でドキュメントフィールドの名前を検索できます。

${vault:secondary_product__c} または ${vault:status__v}

被参照オブジェクトのフィールド

ドキュメントが参照するオブジェクトのフィールドを使用することもできます。オブジェクトフィールドトークンは、以下のパターンに従います。

${vault:relationshipname__vr.fieldname__v}

トークンの最初の部分は、オブジェクトとドキュメントタイプ間の関係名です。2 番目の部分は、オブジェクトのフィールド名 (ラベルではない) です。ドキュメントの関連オブジェクトに関連するオブジェクトのフィールドを含めることもできます。例えば、広告ドキュメントが製品レコードを参照し、製品が製品ファミリーオブジェクトを参照しているとします。例えば、

${vault:document_product__vr.product_family__vr.name__v}

などのトークンを追加して、関連する製品ファミリーレコードの名前を表示させることができます。ユーザは最大 5 つの関係を持つトークンを作成できます。これらのトークンは、受信関係と送信関係の両方に対応しています。

リッチテキストを含む差し込みフィールド

Vault は、Microsoft Word ファイルのリッチテキストフィールドのマージをサポートしています。Vault リッチテキストエディタで指定されたリッチテキスト形式を使用して、トークンを解決して表示することができます。

リッチテキストオブジェクトフィールド トークンは、以下のパターンに従います。

${vault:relationshipname__vr.rich_text_fieldname__v;richtext}

リッチテキストトークンを使用する場合、リッチテキストフィールドは、下記のように、Microsoft Word の差し込みフィールドトークンのサポート対象形式を上書きします。

サポートされるリッチテキストフォントとテキストスタイル

マージされたリッチテキストフィールドは、リッチテキストエディタで利用可能なフォントファミリーとスタイルをサポートします。

サポートされるフォントスタイルは以下のとおりです。

• 太字体
• イタリック体
• 下線
• 取消し線
• 下付き文字
• 上付き文字

左寄せ、中央寄せ、右寄せ、両端揃えの文字揃えがサポートされます。順序付きリスト、箇条書き、インデントもサポートされます。Vault は以下の記号をサポートします: β µ ~ < ™ ° ± α CM /Ct ö é ‡ Þ ñ ú X3 √ © ∑ Π ≠ π

マージされたリッチテキストフィールドは、リッチテキストエディタで利用可能なテキストと背景色をサポートします。

ハイパーリンク

Vault は、表示テキスト、メールアドレスまたは URL が含まれるリッチテキストエディタに追加されたメールと Web アドレスのハイパーリンクをサポートします。

制限

以下の制限が、リッチテキストフィールドの差し込みフィールドに適用されます。

• Vault は、リッチテキスト差し込みフィールドのブロック引用をサポートしていません。
• Vault は、差し込みフィールドバーコードのリッチテキストフィールドをサポートしていません。
• リッチテキスト以外のフィールドでリッチテキストトークン構文を使用すると、プレーンテキストとしてトークンがマージされることになります。

複数の値があるオブジェクト参照フィールド

複数選択オブジェクト参照フィールド、またはそのオブジェクトのフィールドにトークンを含める場合、Vault では 2 通りの方法があります:

リスト

トークンが表内に無い場合、プロセスはカンマ区切りリストを作成します。例えば、${vault:document_product__vr.name__v} は CholeCap、WonderDrug、Nyaxa となります。Vault では、最大 1,000 の値を差し込みフィールドリストに含めることができます。

表

トークンが Microsoft Word ファイルの表内にある場合、プロセスで各値に対して個別の行が作成されます。例:

1 行に 2 つの関連性のない複数値のフィールドが含まれる場合には、最初のフィールドが行として入力され、次からの行はリストとして入力されます。

${vault:fieldname__v} 形式を使用してフィールドをマージすると、表で行が繰り返されません。この形式はカンマ区切りリストとして入力されます。表の行を繰り返すには、${vault:document_objectname__vr:fieldname__v} の完全な形式を使用します。

バーコードは表で自動的に繰り返されません。

Vault では、最大 1,000 行を差し込みフィールド表に含めることができます。

表内の表

差し込みフィールドは、最大 3 レベルまで表内の表をサポートします。例:

表でリピータ (繰り返し) を使用する場合、Vault は行内のオブジェクトレコードに関連する値のみをネスト化して表示します。

レコードのフィルタリングと並べ替え

複数選択オブジェクト参照フィールドのトークンに WHERE 句を含めて Vault が複数データ値をフィルタリングし、関連情報のみを表示することができます。

例えば、${vault:document_quality_event__cr.findings__cr.criticality__c;WHERE findings__cr.criticality__c = ‘Major’} のトークンパターンは、重要度が Major (高) の値である品質イベント関連所見のフィルタリング済みリストを返します。

また、Vault で表示フィールドの並べ替えを行えるよう、複数選択オブジェクト参照フィールドのトークンに ORDER BY 句を含めることもできます。句に昇順の ASC または降順の DESC を付加します。

例:

${vault:document_quality_event__cr.lead_auditors__c;ORDER BY lead_auditors.name__v ASC} は、品質イベントに関連する主任監査人の、名前のアルファベットの昇順で並び替えられたリストを返します。

レコードのフィルタリングと並べ替えは、Microsoft Word でのみ利用できます。差し込みフィールドのフィルタリングと並べ替えについて詳しくご確認ください。

差し込みフィールド付きの注釈

Vault は、注釈位置としてマージされたドキュメントメタデータを使用することができます。位置として機能する複数値フィールドの値を削除する場合、差し込みフィールドは注釈位置を最も近いテキストに移動します。

例えば、Gladys が製品フィールドの CholeCap と VeevaProm を選択し、自分のドキュメントの「CholeCap」という言葉に注釈を作成するとします。Gladys は次に製品フィールドの CholeCap を削除して保存をクリックします。Vault は、「CholeCap」という言葉の最も近くにあるテキストに注釈を移動します。

バーコード

Vault が DOCX テンプレートにバーコードを作成するために使用するトークンを入力することができます。

Vault はフィールド値を Code 39 Extended バーコードに置き換え、新規ソースファイルはドキュメントにバーコード画像が埋め込まれます。新規ソースファイルをダウンロードすると、バーコードはすべてのコンピュータで動作します。バーコード生成は、Microsoft Word ファイルでのみ利用できます。

無効なトークンおよび空白フィールド

マージを実行するには、フィールド名が Vault 内の実際のドキュメントフィールドと一致する必要があります。そのフィールドはドキュメントに対して有効化され、値が入力されている必要があります。例えば、${vault:document_country__vr.name__v} トークンを含むファイルを、国フィールドが空白のドキュメントにアップロードする場合、Vault は差し込む値が見つけられないため、ソースファイルのトークンを置き換えません。関係が複数あるトークンの場合、トークンをフィールド値で置き換えるために、すべてのトークンは Vault で有効である必要があります。

式タイプのフィールドは差し込みできないことにご注意ください。

トークンの例

以下に一般的なトークンを示します。Vault のアップリケーションおよび設定は異なるため、ドキュメントで動作しないトークンも一部あります。

フィールド差し込みの制御要素

以下の要素が、ドキュメントで差し込みが利用できるかに影響を及ぼします:

• ソースファイルの形式: ソースファイルは、DOCX または XLSX ファイルである必要があります。
• 差し込みフィールドの設定: 差し込みフィールド設定自体が、エンドユーザーに対して非表示になっている必要があります。管理者は、ドキュメントフィールドのフィールドレベルセキュリティ設定を差し込みフィールドに指定して、このフィールドを編集できるパワーユーザーを制限することができます。Vault は、ソースファイルに有効なトークンが含まれる場合は、ドキュメントのこのフィールドを自動ではいに設定し、新規ソースファイルをアップロードする度にリセットします。フィールドをいいえに設定して、フィールドが再差し込みをトリガーしないようにすることができますが、新規ソースファイルがある場合は値がリセットされます。
• 固定状態の差し込みフィールドを防ぐ: このオプションはデフォルトで有効化されています。ドキュメントがライフサイクルで定義された固定状態に入ると、このオプションにより差し込みフィールドが無効化されます。例えば、承認済みドキュメントに対して差し込みフィールドが更新されないようにします。
• ドキュメントのアーカイブ: ドキュメントがアーカイブされると、Vault は差し込みフィールドをいいえに自動的に設定し、アーカイブされたドキュメントのコンテンツが変更されないようにします。

差し込みフィールドのトリガー

以下の状況により、Vault による差し込みフィールドまたは再差し込みがトリガーされます:

• ソースファイルをアップロードする (新規ドキュメント、プレースホルダーおよび新規バージョン)
• ドキュメントをコピーし、ソースファイルを含める
• テンプレートから新規ドキュメントを作成する
• ドキュメントを再分類する
• 未分類ドキュメントを分類する
• ソースファイルでトークンが参照するフィールドを更新する (差し込みフィールドがいいえに設定されていない場合)
• ドキュメントの再レンディション

保護されたセクションの差し込みフィールド

Vault は、DOCX ファイル内の保護されたセクション、または XLSX ファイル内の保護されたセル内でフィールドを差し込むことができます。フィールドが差し込みされたセクションは、ソースファイルで引き続き保護されます。

この機能を実行するには、Microsoft Word でセクションを以下のとおり設定する必要があります。

1. ドキュメント内にセクション分割を追加します。
2. 編集の制限枠を開きます。
3. 制限を設定してフォームの記入を許可し、制限するセクションを選択します。

Vault が保護されたセクションにフィールドを差し込めるよう、Microsoft Word の編集の制限画面でパスワードを設定する必要がある点に注意してください。

制限

Vault は、リッチテキストの差し込みフィールドをプレーンテキストとして表示します。Vault は、差し込みフィールドバーコードのリッチテキストフィールドをサポートしていません。