Vault では、簡単にコンテンツを追加できます。コンピュータからドキュメントをアップロードし、コンテンツプレースホルダーを作成し、構成済みテンプレートからドキュメントを作成し、ドキュメントタイプを選択し、所定のドキュメントフィールドを設定することができます。Vault は、ライブラリにドキュメントを追加し、画像サムネイルと PDF 表示可能レンディションを生成します (可能な場合)。表示可能なレンディションについては、サポートされている形式の一覧を参照してください。
アップロード済みファイルからドキュメントを作成するには
コンピュータまたはローカルファイルサーバのファイルをソースファイルとしてドキュメントを作成するには:
- メニューバーから、作成 > ドキュメントをクリックします。このオプションが表示されない場合は、ドキュメントをアップロードする権限がありません。
- ドキュメントの作成メニューからアップロードを選択し、続行をクリックします。
- ファイルを選択するには、ファイルを青色のエリアにドラッグ ＆ ドロップするか、ファイルのアップロードアイコンをクリックします。ご利用の Vault Google Drive インテグレーションを使用する場合、いずれかのアイコンを使用します。複数のファイルをアップロードすると、複数のドキュメントが作成されます。
- ドキュメントタイプによるドキュメントの分類をすぐに行うか、後で行うかの選択が表示されている場合、どちらかを選択します。未分類ドキュメントについては、ドキュメントタイプの選択とフィールド入力の手順をスキップできます。
- ドキュメントの分類を選択した場合、ドキュメントタイプセレクタを使用してドキュメントタイプを選択します。これを選択することにより、関係するドキュメントフィールド、ライフサイクルおよびワークフローが設定されます。
- 次へをクリックします。Vault がファイルのアップロードを直ちに開始し、ページ上に進捗状況が表示されます。重複コンテンツの検出が有効化されている場合、同じファイルが既に存在している場合は Vault が通知します。
- フィールド入力を行います。アスタリスク (*) が付いているフィールドは必須入力です。これらのフィールドは、アップロードが完了する前にも入力することができます。一度に複数のドキュメントのフィールドを編集することができます。
- 保存をクリックします。保存ボタンが無効化されている場合は、アップロードが完了していないか、または必須入力フィールドが入力されていません。
- アップロードされたドキュメントがライブラリで利用可能になります。ファイルサイズによっては、サムネイルと表示可能レンディションが表示されるまでに最大で数分かかる場合もあります。
ドキュメントインボックスから未分類ドキュメントを追加する方法
ドキュメントを直接ドキュメントインボックスにドラッグ＆ドロップできます。詳しくは、未分類ドキュメントの作成をご確認ください。
EDL アイテムにアップロードされたファイルからドキュメントを追加する方法
コンピューターまたは EDL アイテムのローカルファイルサーバからファイルをアップロードして、1 つ以上のドキュメントを作成することもできます。EDL アイテムからドキュメントをアップロードするには、1 つ以上のドキュメントタイプ (未分類以外) を作成できる権限を有している必要があります。
- EDL アイテムアクションで、アップロードをクリックします。このオプションが表示されない場合は、ドキュメントをアップロードできる権限がありません。
- EDL の作成メニューから EDL タイプを選択し、続行をクリックします。
- ファイルを選択するには、ファイルを青色のエリアにドラッグ&ドロップするか、アップロードアイコンをクリックしてファイルを選択します。ご利用の Vault Google Drive インテグレーションを使用する場合、いずれかのアイコンを使用します。複数のファイルをアップロードすると、複数のドキュメントが作成されます。
- 今すぐドキュメントを分類するオプションがデフォルトで選択されています。Vault は、ドキュメントを分類し、EDL アイテムのフィールドに基づいてすべてのドキュメントフィールドを入力します。後で分類するを選択すると、通常の未分類ドキュメント作成プロセスを行うことになり、未分類ドキュメントのフィールド値のいずれも EDL アイテムに基づいて自動入力されることはありませんのでご注意ください。
- 次へをクリックします。Vault がファイルのアップロードを直ちに開始し、ページ上に進捗状況が表示されます。重複コンテンツの検出が有効化されている場合、同じファイルが既に存在している場合は Vault が通知します。
- EDL アイテムから入力されたフィールドを確認し、必要に応じて他のフィールドに入力します。
- 保存をクリックします。
- これで 1 つ以上の Vault ドキュメントが作成され、EDL アイテムに自動的にマッチングされます。アップロードされたドキュメントがライブラリで利用可能になります。ファイルサイズによっては、サムネイルと表示可能レンディションが表示されるまでに最大で数分かかる場合もあります。
EDL アイテムのドラッグ＆ドロップアップロードは、Clinical Operations アプリケーション Vault で利用できます。詳細はクリニカルオペレーションで EDL の作業をするをご覧ください。
コンテンツプレースホルダーを追加するには
Vault では、関連付けられるコンテンツがまだ利用可能でない場合には、コンテンツプレースホルダーを追加し、後からソースファイルを追加することができます。
テンプレートからドキュメントを追加するには
ドキュメント テンプレートを使用すると、構成済みテンプレートから新規ドキュメントを簡単に作成できます。このオプションは、選択されたドキュメントタイプにアクティブなテンプレートがある場合にのみ表示されます。新規ドキュメントを作成する際、Vault がテンプレートファイルをコピーし、そのコピーを新規ドキュメントのソースファイルとして使用します。テンプレートから作成するには:
- Vault ナビゲーションバーから、作成 > ドキュメントをクリックします。
- ドキュメントの作成メニューからテンプレートからを選択し、続行をクリックします。
- ドキュメントタイプセレクターを使用してドキュメントタイプを選択します。これを選択することにより、関係するドキュメントフィールド、ライフサイクルおよびワークフローが設定されます。
- 選択リストからテンプレートを選択し、次へをクリックします。
- ドキュメントフィールドに入力します。アスタリスク (*) が付いているフィールドは必須入力です。
- 保存をクリックします。ボタンが無効化されている場合、必須フィールドは空白となります。
- 新規ドキュメントがライブラリで利用可能になります。ファイルに対する変更がテンプレートに影響を及ぼさないよう、Vault はテンプレートファイルをコピーしてドキュメントのソースファイルを作成します。また管理者は、ドキュメントに影響を及ぼすことなくテンプレートファイルを更新することができます。
バインダーを追加するには
バインダーでは、柔軟な構造でドキュメントを整理しグループ化できます。
その他のコンテキストからコンテンツを追加する
他のコンテキストから Vault にドキュメントやプレースホルダーを追加することもできます。バインダー、EDL アイテム、オブジェクトレコードからコンテンツを追加すると、各種フィールドの自動入力やドキュメントタイプ割り当てに使用するコンテキストが Vault に提供されます。
バインダー
バインダーの編集時に、ドキュメントやプレースホルダーを作成できます。
EDL アイテム
EDL アイテムでアップロードされたファイルからドキュメントを作成することもできます。アップロード、プレースホルダーの作成、テンプレートからドキュメントを作成アクションは、EDL アイテムアクションメニューで利用できます。このプロセスは、Vault 内の別の場所でのドキュメント作成と同じですが、ドキュメントタイプがすでに選択されており、ドキュメントフィールドはEDL アイテム情報で自動的に入力されます。
オブジェクトレコード
管理者によって設定されている場合、オブジェクトレコード内からドキュメントを作成できます。オブジェクトレコードの関連ドキュメントセクションで、追加ボタンをクリックします。ここから、以下のすべての作業を行うことができます。
- フィールドの編集権限がある既存ドキュメントを選択して、オブジェクトレコードに追加します。追加可能な関連ドキュメントを制限するフィルタを管理者が設定している場合、Vault は定義済み条件に一致するドキュメントのみを表示します。このセクションを表示するには、フィルタで使用されるすべてのフィールドに対する「_Read_」 (読取り) 権限が適宜必要になります。
- 作成をクリックしてからアップロードを選択して新規ドキュメントをアップロードします。新規ドキュメントをアップロードすると、このオブジェクトにドキュメントが自動的に関連づけられます。セクションに追加できる関連ドキュメントを制限するフィルタを管理者が設定している場合、このオプションは利用できません。
- 作成をクリックしてテンプレートからドキュメントを選択し、テンプレートから新規ドキュメントを作成します。テンプレートから新規ドキュメントを作成すると、ドキュメントは自動的にこのオブジェクトに関連付けられます。管理者は、セクションに追加できる関連ドキュメントを制限するフィルタを設定しています。
例えば、Teresa はマーケティングキャンペーンレコードを編集していて、キャンペーンドキュメントの 1 つがないことに気付きました。彼女は追加ボタンをクリックしますが、キャンペーンドキュメントは見当たりません。Teresa は、作成をクリックしてからアップロードを選択してソースファイルをアップロードし、新規ドキュメントを作成します。これでこの新規ドキュメントは、ドキュメントのキャンペーンフィールド経由でマーケティングキャンペーンレコードに関連付けられました。
ソースおよびレンディションファイルの制限
Vault には、ファイルアップロード時にいくつかの制限があります:
- ほとんどのファイルは 4GB 未満でなければなりません。
- 動画ソースファイルは 4GB 未満でなければなりません。
- 大容量アセットレンディションファイルは 100GB 未満でなければなりません。Vault File Manager を使用してアップロードするか、またはファイルステージングサーバにまずアップロードしてから、Vault REST API を使用してアップロードする必要があります。
- 複数のドキュメントを作成する際には、100 を超えるソースファイルをアップロードすることはできません。
- ファイル名は、ファイル拡張子を含め 218 バイトを超えることはできません。1 文字が常に 1 バイトと等しいとは限らない点に注意してください。例えば、「菌」という文字は 3 バイトです。
- ゼロ (0) バイトのファイルはアップロードできません。