一部のドキュメントには、古いドキュメントが配布の承認済み等のライフサイクル状態に残らないようにできる有効期限日があります。例えば、配布の承認状態にある販促用資料を、再承認されなかった場合には一年後に有効期限切れ状態に移動するよう構成できます。ドキュメントの有効期限とは、単に、関連通知による自動的な状態変更にすぎません。Vault は、現在ワークフローにあるドキュメントのライフサイクル状態を変更できませんので、ご注意ください。
注: この記事ではワークフロータスクについて言及します。Vault には、計画外の作業を追跡するためのユーザタスクオブジェクトも含まれています。ユーザタスクの詳細情報については、ユーザタスクでの作業をご確認ください。
有効期限
デフォルトの構成では、承認ワークフローでドキュメントを承認する際に有効期限日フィールドが必須入力となっています。Vault はこのドキュメントフィールドを使用して、ドキュメントライフサイクルを有効期限切れに変更する時期と有効期限通知を送信する時期を決定します。管理者は、日付フィールドをドキュメント有効期限の基準として使用するよう Vault を構成できます。
管理者がライフサイクルにデフォルト有効期限を設定した場合、Vault は、その日付がワークフロータスクに含まれた際に自動的に有効期限日を計算して設定します。ワークフローを開始またはワークフロータスクを完了する際に、デフォルト値を変更できます。
有効期限時間
Vault は、ライフサイクル状態を変更し通知を送信するためのジョブを 8AM GMT (太平洋標準時) に開始します。Vault で他のタスクが実行中だと、これらのタスクに遅れが生じる場合があります。
システムメッセージ
Vault は、有効期限日が間近のドキュメントまたは有効期限が切れたドキュメントについてライブラリを監視し、適切な通知を送信します。Vault はメールで通知を送信し、通知ベルパネルに表示します。
デフォルトでは、有効期限日の 60 日、30 日および 7 日前、ならびに有効期限日当日に、ドキュメント所有者とコーディネータに通知が送信されます。通知受信者と通知タイミングのいずれも構成可能です。
この日付までの日数は最大となります。状況によっては、Vault は有効期限の数日前に通知を送信します。例えば、通知設定が 60 日前になっていても、ユーザがドキュメントの有効期限を「今日から 90 日間」から「現在の日付から 10 日間」にリセットした場合などです。
注: ドキュメントの有効期限日 (0 日目通知) に発生する通知がない場合、ドキュメントは有効期限切れになりません。管理者が、0 日目通知を含むドキュメントの有効期限を設定する場合、追って Vault は、期限が今日以前の有効期限を持つドキュメントを処理します。