Vault は、ドキュメントタイプ選択により作成時にすべてのコンテンツ (ドキュメントとバインダー) を分類するようユーザに求めます。ドキュメントタイプは、ドキュメントのタイプ、サブタイプおよび分類フィールドを組み合わせたものです。再分類オプションを使用すると、既存項目のドキュメントタイプを変更できます。再分類すると、Vault が項目に特定フィールドを追加したり、項目から削除したりする場合があります。
再分類するには
ドキュメントタイプフィールドの近くのドキュメント情報ページのフィールドパネルに、再分類リンクが表示されます。ドキュメントを変更するには
- 再分類をクリックします。
- ドキュメントタイプの変更ダイアログで、ドキュメントタイプセレクターを使用してさまざまなタイプ、サブタイプ、および分類を選択します。有効化すると、ドキュメントタイプと説明を検索できます。Vault はドキュメントの現在のタイプ、サブタイプ、および分類をダイアログに事前入力しません。
- OK をクリックします。
- 確認ダイアログが開きます。このダイアログには、再分類した際にドキュメントに Vault が加える変更が表示されます。続行するには OK をクリックします。
- 新しい必須フィールドを選択できるページが開きます。Vault は、以前に入力されたフィールドを自動入力します。完了したら保存をクリックします。保存せずにキャンセルすると、Vault はドキュメントを再分類しません。
再分類中の変更
ドキュメントの情報の大半は、ドキュメントタイプに関連付けられています。ドキュメントタイプを変更すると、Vault は他のいくつかの変更をドキュメントに加えます。
- 新規ドキュメントタイプに異なるフィールドがある場合、Vault は、新規ドキュメントタイプで利用できないフィールド値を削除します。復元する必要が生じた場合でも、これらの値は監査証跡に記載されています。
- Vault は再分類アクションと関連アクションを監査証跡に追加します。
- 設定にもよりますが、Vault は、新規ドキュメントタイプの番号設定形式に基づいて、ドキュメント番号を更新することができます。ドキュメントステータスと番号を保持する設定が有効である場合、番号設定形式と新規ドキュメントタイプが同じとなった場合、Vault は既存のドキュメント番号を保持します。この設定が無効の場合、Vault は常にドキュメント番号をリセットします。
- 設定にもよりますが、Vault はドキュメントステータスを下書きにリセットすることができます。ドキュメントステータスと番号を保持する設定が有効である場合、新規ドキュメントタイプが同じライフサイクルを使うと、Vault はドキュメントステータスを保持します。この設定が無効の場合、Vault は常にドキュメントステータスをリセットします。
- 添付ファイルが新規ドキュメントタイプで有効化されていない場合、Vault は既存の添付ファイルをすべて削除します。
- ドキュメントに新規ドキュメントタイプで使用できないタイプのレンディションがある場合、Vault そのレンディションを削除します。
Vault は再設定中にロールからユーザを削除したり、新規デフォルトユーザを共有設定に追加したりすることはありません。
再分類の制限
- アクティブなワークフローがある場合、ドキュメントを再分類できません。再分類するには、まずワークフローをキャンセルする必要があります。
- チェックアウト中はドキュメントの再分類はできません。
- ユーザは、選択している新規ドキュメントタイプのドキュメントの作成/バインダーの作成へのアクセス権限を有している必要があります。これらの権限はドキュメントタイプの設定から管理されます。
- マルチチャネルプレゼンテーションの再分類はできません。
- 再分類するには、再分類権限のあるロールに設定されている必要があります。