Google ドライブ統合により、ユーザは Google ドライブを使用して、Vault へのファイルのアップロード、ならびに Vault ドキュメントのチェックアウトおよび編集ができます。そしてドキュメントをチェックインするか、Google ドライブにチェックアウトしたファイルを取り消すことができます。有効化すると、Vault は適切な Google Workspace エディタ (Google Docs、スプレッドシート、またはスライド) を使用して、チェックアウトした .docx、.xlsx、または .pptx ファイルを新しいブラウザタブで自動的に開きます。
Google ドライブにチェックアウトする機能が登場する前は、管理者は管理者 > 設定 > チェックアウト設定にある Google ドライブ統合を有効化チェックボックスを設定する必要がありました。
Google ドライブ統合の設置
有効化すると、検索を選択して Google Workspace Marketplace から Google ドライブ向け Veeva Vault アプリケーションを検索してインストールできます。アプリケーションのインストールは任意です。
Googleドライブからドキュメントを作成する
Google ドライブから新規ドキュメントを作成するには、新規ファイルをアップロードする際に Google ドライブから選択を選択します。パソコンと Google ドライブから同時にファイルをアップロードすることはできません。
Vault は、Google ドライブの対応フォーマット (Docs、Sheets、Slides） でアップロードされたファイルを、対応する Microsoft Office フォーマットに変換します。Vault は、Google ドライブ形式のファイルをアップロードする際の重複ファイル検知に対応していません。
Google ドライブのファイルを、プレースホルダーにアップロードすることも可能です。
Google ドライブでの編集
ドキュメント情報ページのドキュメントを Google ドライブにチェックアウトするには、アクションメニューをクリックして、Google ドライブにチェックアウトを選択します。初めてドキュメントを Google ドライブにチェックアウトする際には、Google アカウントの認証を行う必要があります。
認証が完了すると、Vault はパターン Veeva Vault - {vaultName} ({vaultId}) に基づいてドキュメントに名前を付けて Google ドライブにチェックアウトします。フォルダが存在しない場合、Vault は新規フォルダを作成します。Vault はファイルにもパターンV-{filename} [global_version_id].{ext}に基づいた名前を付けます。
Vault はファイルタイプに基づき適切なエディタでファイルを開きます。
- .docx は Google Docs で開く
- .xlsx は Google スプレッドシートで開く
- .pptx は Google スライドで開く
その他のタイプはファイルプレビューで開きます。これらのファイルは Google ドライブの別の場所で共有、ダウンロード、または移動できます。
チェックアウトしたドキュメントは Google ドライブの他のユーザと共有することができます。連携できるユーザは Google ドライブのドメインで管理されており、Vault のドキュメントに設定されている共有設定は反映しません。
ドキュメントアクセスに対する厳格な管理が必要な組織の場合、ユーザが Microsoft Office 365 デスクトップアプリケーションおよびブラウザのドキュメントを編集できる共同編集の使用をお勧めします。詳しくは、Microsoft Office での共同編集の使用をご覧ください。
Google ドライブからのチェックイン
ドキュメント情報ページのファイルを Google ドライブからチェックインするには、アクションメニューをクリックして、チェックインを選択します。Vault は Google ドライブから自動的にファイルを選択しますが、アイコンをクリックして Google ドライブまたはコンピュータから別のファイルを選択することができます。Vault はチェックアウト時に生成されたファイル名を使用して Google ドライブを検索するため、ファイルの名前を変更すると Vault はファイルを自動的に選択しません。
アクションメニューをクリックしてチェックアウトの取り消しを選択して、Google ドライブへのチェックアウトを取り消すこともできます。
Google ドライブとのバージョニング
ドキュメント情報ページで Google ドライブから新規バージョンをアップロードするには、アクションメニューをクリックして新規バージョンのアップロードを選択し、Google ドライブから選択をクリックしてアップロードするファイルを選択します。
アクションメニューで下書きの作成をクリックしても Google ドライブから新しい下書きバージョンを作成できます。Google ドライブから選択をクリックして、アップロードするファイルを選択します。
制限
組織の標準形式として Google ドライブドキュメントを使用することは推奨しません。差し込みフィールド、ブックマーク、レンダリング、動的リンクなど一部の Vault 機能は、Microsoft Office ファイル形式専用です。Microsoft Office ファイルを Google ドライブにチェックアウトする際、Vault は、Google Workspace で編集を行うとこれらの機能が削除されることを伝える警告を行います。Google 形式のドキュメントを別の形式に変換すると、コメント、修正記録、特殊なフォーマットなど一部の情報が失われます。
組織以外の Vault ユーザがオプションのアプリケーションを使用する場合、Google Workspace Marketplace から Google ドライブ向け Veeva Vault アプリケーションを手動でインストールする必要があります。
関連権限
標準システム管理者または Vault 所有者セキュリティプロファイルを持つユーザは、Google ドライブ統合を有効化できます。
統合へのアクセスを制限するユーザ権限はありませんが、適用可能なアクションを実行するにはドキュメントごとに適切な権限を有している必要があります。例えば、Google ドライブへのチェックアウトにはドキュメントの編集権限が必要です。
Google ドライブ統合を使用する権限は、各ドキュメントの権限によって制限されます。