Vault では、ドキュメントタイプを選択したり、必須フィールドに値を入力したりすることなく、ドキュメントをすばやくアップロードできます。未分類ドキュメントには、未分類ドキュメントタイプとインボックスのライフサイクルが自動的に割り当てられます。未分類ドキュメントを作成する場合は必須フィールドを空白のままにすることができますが、別のドキュメントタイプに再分類する場合は入力する必要があります。
注: 21R1.3 では、未定義ドキュメントタイプを未分類として、未分類ドキュメントライフサイクルをインボックスとしてラベルを変更しました。さらに、インボックスライフサイクルの未分類状態を未完了状態としてラベルを変更しました。21R1.3 より前に作成された Vault では、新しいラベルで設定を更新することをお勧めします。
未分類ドキュメントの作成
ドキュメントインボックスに直接ドラッグアンドドロップするか、作成ボタンからアップロードして、後で分類するを選択して、未分類ドキュメントを作成することができます。詳しくは、未分類ドキュメントの作成をご覧ください。
ドキュメントインボックス ビューの使用
ドキュメントインボックスビューでは、アクセス権限のあるすべての未分類ドキュメントが表示されます。これらのドキュメントは、他のビューでも表示されますが、一度に複数のドキュメントを選択・分類するには、ドキュメントインボックスビューを開いておく必要があります。ドキュメントインボックスビューは、標準のドキュメントライブラリタブでのみ使用できます。
未分類ドキュメントの完了
ドキュメントインボックス内のドキュメントのフィールドを分類および編集するには、1 つ以上のドキュメントを選択し、完了ボタンをクリックして単一のドキュメントタイプを適用し、ドキュメントフィールドの編集ページを開きます。
一括アクション
ドキュメントインボックスビューから、複数のドキュメントを選択し、同時にアクションを実行できます。アクションメニューで使用できるオプション:
- 完了: 選択されたドキュメントに一つのドキュメントタイプを適用し、フィールドを入力できるドキュメントフィールドを編集ページを開きます。
- 重複の検出: 選択済みドキュメントを Vault 内の他のドキュメントと照らし合わせて重複するファイルがないか確認します。チェックが終了すると、重複するドキュメントが「重複が検出されました」のメッセージと共にビューに表示されます。メッセージにマウスオーバーして、同じソースファイルを使用するドキュメントを確認します。
- 削除: 選択されたドキュメントを削除します。
- アップロード時に一括更新フィールドを無効にする: (臨床操作 Vault のみ) アップロード時に一括更新フィールドダイアログを非表示にします。
- アップロード時に一括更新フィールドを有効にする: (臨床操作 Vault のみ) アップロード時に一括更新フィールドダイアログを表示します。
次のアクションは、ドキュメントインボックス内の未分類ドキュメントでは使用できません。
- カートに追加する
- ドキュメントのアーカイブ
- チェックアウト
- 下書きの作成
- リンクとして送信
- 新バージョンのアップロード
フィルタリング
ドキュメントインボックスビューには、未分類ドキュメント一覧を絞り込むためのフィルタがあります。有効なフィルターは、作成者やファイルタイプなどの標準で、システム定義されたドキュメントフィールドに制限されています。臨床操作 Vault では、製品,治験、治験実施国および実施施設でフィルタリングすることも可能です。
表ビューの使用
ドキュメントインボックスの表ビューでは、左側のチェックボックスをオンにするか、行の任意の場所をクリックしてドキュメントを選択できます。
共有設定
デフォルトでは、作成された未分類ドキュメントは、すべてのドキュメントにアクセス権限のあるあなたと管理者のみに表示されます。しかし、Vault は、これらのドキュメントを自動的にドキュメントロールのデフォルトユーザを含めることができる未分類ライフサイクルに割り当てます。お使いの Vault でこのケースが当てはまる場合には、ドキュメント情報の共有設定パネルでドキュメントのロールを割り当てられたユーザが表示されます。
ユーザがドキュメントを分類する際は、ユーザはドキュメント所有者になります。別のユーザがドキュメントを分類する際は、そのユーザが所有者になります。ドキュメントが分類される際、Vault は共有設定を削除して、ドキュメントタイプとライフサイクルに基づいて、デフォルトユーザを追加します。つまり、Vault の構成によっては、ドキュメントの最初の作成者がドキュメントにアクセスできなくなることもあります。
Vault は、未分類ドキュメントの権限セットとライセンスタイプを無視しますが、ドキュメントロールセキュリティ設定を強制します。例えば、テレサの権限セットにはドキュメント > ドキュメントのダウンロードが含まれません。しかし、彼女には未分類ドキュメントの閲覧者ロールが設定されています。閲覧者ロールには、ドキュメントロール権限ソースのダウンロードが含まれます。権限セットにもかかわらず、彼女は未分類ドキュメント上のソースをダウンロードできます。
臨床操作 Vault の追加ドキュメントフィールド
臨床操作 Vault で作業する場合、未分類ドキュメントに入力できる追加のフィールドは以下のとおりです: 製品、治験、治験実施国および実施施設。これらのフィールドを設定することにより、サイト担当者がドキュメントをアップロードし、ドキュメント処理センターがこれらのドキュメントを分類する場合において、ドキュメントのコンテキストを保存することができます。ファイルのアップロード時、または後でドキュメントを編集することで、これらのフィールドを定義することができます。
関連権限
1 つ以上のドキュメントタイプを作成する権限がある場合、未分類のドキュメントを自動的にアップロードすることができます。
どのドキュメントタイプも作成する権限がない場合、未分類のドキュメントをアップロードするには常に未分類を許可の権限が必要です。常に未分類を許可の権限がある場合、未分類のドキュメントをアップロードすることはできますが、ドキュメントを分類したり、いずれのドキュメントタイプのドキュメントも作成することはできません。常に未分類を許可の権限について詳細をご確認ください。
ドキュメントを再分類または完成させるには、選択したすべてのドキュメントに対するフィールドの再分類およびフィールドの編集権限があるロールを持っている必要があります。