ドキュメントワークフローについて

ドキュメントワークフローを使用すると、1 つまたは複数のドキュメントをレビューや承認などの幅広いプロセスに送信することができます (1 つのワークフローインスタンスあたり最大 100 件のドキュメント)。

ドキュメントワークフローは、エンベロープオブジェクトレコードを使用して機能します。設定すると、ユーザがドキュメントまたはドキュメントグループをエンベロープに追加し、エンベロープによって管理されたワークフローを開始できます。これは、ユーザが単一のワークフローで複数のドキュメントをレビューできる効率的な方法です。

エンベロープおよびオブジェクトワークフロー

「エンベロープ」はエンベロープオブジェクトレコードです。Vault は単一のエンベロープ(単一のワークフローインスタンスを表す) と関連付けられているドキュメントのリンクを関係により維持します。技術的には、ドキュメントワークフローはオブジェクトワークフローの一種です。エンベロープレコードはオブジェクトワークフローを進みますが、個別のエンベロープコンテンツレコードとして関連「コンテンツ」(ドキュメント) を維持します。

ドキュメントワークフローには、タスク所有者がレビュー対象のコンテンツドキュメント間を簡単に移動できるドキュメントビューアを含む、標準オブジェクトワークフロー以外のいくつかの特殊機能が含まれています。さらに重要なのは、ドキュメントワークフローにはワークフローがコンテンツドキュメントごとに独立した裁定を収集できる特別な手順が含まれていることです。

ドキュメントをワークフローから削除する場合、エンベロープコンテンツレコードはワークフローに残りますが、エンベロープコンテンツレコードの状態は削除済みに変更されます。これによりユーザはデータのレポートを作成し、ワークフロー活動から削除された削除済みドキュメントの裁定を表示できます。

ドキュメントバージョンのバインド

ドキュメントワークフローをバインドされたドキュメントバージョンで開始する際、エンベロープでバインドされたドキュメントバージョンは修正されます。ワークフローを開始する際、エンベロープはエンベロープにあるドキュメントバージョンと接続されます。その後ドキュメントが新規バージョンに更新されると、エンベロープには旧バージョンも含まれたままになります。

現在、RIM サブミッションコンテンツプランからバウンドされたドキュメントバージョンでのみドキュメントワークフローを開始できます。Veeva サポートは、バウンドされたドキュメントバージョンでドキュメントを開始するよう Vault API を設定することもできます。

ドキュメントワークフローの例

この例では、エンベロープドキュメントのセットがレビューと承認のために送信されます:

1. 開始: ワークフロー所有者 (Teresa) がレビューア (Alejandro) を割り当てます。
2. レビュー中へのドキュメントの移動 (コンテンツアクション): Vault はすべてのエンベロープドキュメントをレビュー中状態タイプに移動します。
3. レビューおよび裁定 (ドキュメントタスク): このタスクではレビュー中状態タイプのドキュメントの裁定をプロンプトにより求められます。すべてのドキュメントがこの状態タイプです。Alejandro (レビューア) はエンベロープドキュメントをレビューし、それぞれについて裁定 (承認準備完了または変更が必要) を提供します。彼はドキュメント A を承認準備完了に設定します。彼はドキュメント B にいくつかのエラーが含まれていることに気付き、注釈を追加して裁定を変更が必要に設定します。
4. ドキュメントを承認前に移動 (コンテンツアクション): Vault が各ドキュメントを確認します。ドキュメントの裁定が承認準備完了 (ドキュメント A など) の場合、Vault はドキュメントを承認前状態タイプに移動します。ドキュメントの裁定が変更が必要 (ドキュメント B など) の場合、Vault はドキュメントにアクションを実行しません。ドキュメント B はレビュー中状態タイプのままになります。
5. 決定: Vault はエンベロープ内のドキュメントを確認します。この手順でワークフローが分岐します: すべてのドキュメントが承認前状態タイプの場合、(すべてのドキュメントが入った) ワークフローエンベロープがそののまま次の手順に進みます。そうでない場合、ワークフローエンベロープは下書きの訂正手順に進みます。ドキュメント B はレビュー中状態タイプのため、(ドキュメント A とドキュメント B の両方が入った) エンベロープは下書きの訂正に進みます。決定手順はドキュメントタスクにおけるプロンプトによる裁定の要求とは異なります。Vault はユーザ入力なしで決定手順を完了します。
6. 下書きの訂正 (ドキュメントタスク): ここでは、タスク手順により Teresa (ワークフロー所有者) に Alejandro の注釈をレビューし、新しいバージョンが必要なすべてのドキュメントの新バージョンをアップロードするようにプロンプトにより求められます。作業が終わったら、彼女はタスクを完了にマークします。
7. レビューおよび裁定 (ドキュメントタスク): ワークフローはエンベロープをこの手順に戻します。Alejandro は再度ドキュメントをレビューします。しかし、ドキュメント A はこの時点ですでにレビュー中状態タイプではないため、ワークフローはドキュメント B の裁定のみをプロンプト表示します。
8. ドキュメントを承認前に移動 (コンテンツアクション): Vault が各ドキュメントを確認します。ドキュメントの裁定が承認準備完了 (ドキュメント B など) の場合、Vault はドキュメントを承認前状態タイプに移動します。裁定が提供されていないためドキュメント A にアクションは行われませんが、ドキュメント A はすでに承認前状態にあります。
9. 決定: エンベロープ内のすべてのドキュメントが承認前になったため、Vault はすべて承認手順に進みます。
10. すべて承認 (コンテンツアクション): ワークフローはすべてのドキュメントを承認済み状態タイプに移動します。

ワークフローユーザ

ワークフローに関連付けられるユーザには様々なタイプがあります。

• ワークフロー所有者: ワークフローを開始した、または所有するユーザ。
• タスク所有者: ワークフローの特定タスクに割り当てられたユーザ。ライセンスタイプ、セキュリティプロファイル、およびタスク設定の制限により、一部のユーザはタスクを完了することができません。
• ワークフロー参加者: ワークフロー開始ダイアログの参加者コントロール経由で参加者グループに割り当てられたすべてのユーザ。ワークフロー所有者は、ユーザを特定の参加グループに割り当てます。

ワークフローイベントのレビュー

これらの場所でドキュメントワークフローに関連付けられているイベントをレビューすることができます。

• ワークフローエンベロープに含まれるドキュメントのドキュメントタイムラインビュー
• ワークフローエンベロープに含まれるドキュメントのドキュメント監査ログまたは監査証跡
• エンベロープオブジェクトのオブジェクトレコード監査ログまたは監査証跡