ドキュメントからのエクスポート

すべてのファイルをエクスポートを使用すると、すべての関連ドキュメントソースファイルとレンディションを含む、単一のドキュメントに関連づけられたすべての生成物を含む ZIP ファイルをエクスポートすることができます。例えば、PromoMats 内で複数のその他のコンポーネントアセットにリンク付けされる、複合コンテンツの新しいバージョンを作成する必要があるエージェンシと作業する場合があります。すべてのファイルをエクスポートを使用すると、数百もの個別のアセットをダウンロードしたりまとめたりする代わりに、複合ソースファイルとすべての関連アセットのソースファイルを一度にダウンロードすることができます。すべてのファイルのエクスポートは管理者が有効化する必要があります。

エクスポートするには

任意のドキュメントに関連づけられたすべてのコンテンツとデータをエクスポートするには、ドキュメントのアクションメニューからすべてのファイルをエクスポートを選択します。Vault は、エクスポートを確認するバナーを表示し、ZIP ファイルをダウンロードするためのリンクを記載したシステムメッセージを送信します。

ドキュメントのいずれのバージョンでもすべてのファイルをエクスポートし、そのドキュメントバージョンに関連づけられた特定の生成物を取得することができます。

パッケージのエクスポート

エクスポートパッケージは、設定および権限によって異なる複数の要素で構成されています。

階層

エクスポートされた ZIP ファイルには以下の生成物が含まれます:

  • ドキュメントソースファイル
  • すべてのドキュメントレンディション
  • 注釈ファイル付きの PDF
  • 添付ファイルの最新バージョン
  • ドキュメントフィールドの CSV (ローカライゼーションが有効な場合は TXT ファイル)
  • エクスポートを実行したドキュメントのドキュメント監査証跡の CSV

関連ドキュメントの場合、ZIP ファイルには以下も含まれます:

  • カスタム関係を持つすべてのドキュメントのソースファイル
  • 標準関係を持つすべてのドキュメントのソースファイル (CrossLink 関係を除く)
  • 根拠関係を持つすべてのドキュメントのソースファイル (オリジナルソースドキュメントのソースファイルを含む)
  • エクスポートを実行したドキュメントに固有のアンカー注釈を含む、すべてのリンクされたドキュメントの PDF

適切なエクスポートの権限を持つ生成物のみをエクスポートすることができます。すべての生成物をエクスポートするための権限がない場合、Vault はエクスポートを続行し、以下に説明されているエクスポート概要で除外された生成物を記録します。

エクスポート概要

ZIP ファイルには、以下を含むエクスポート概要 CSV も含まれます:

  • エクスポートの日時
  • 処理されたドキュメントの件数
  • 処理された生成物の件数
  • ダウンロードされた生成物の件数
  • エクスポートから除外されたドキュメントの説明とその理由

ファイルとフォルダの命名

Vault は以下の基準を使用してエクスポート中のファイルに名前を付けます。

  • ドキュメントファイル名: ドキュメント名とファイルタイプ拡張子。例:REF-0023.docx
  • バインダフォルダ名: ドキュメント名。例: Compliance Pack CC-39
  • バインダーセクションフォルダ名: セクション名。例: 参照

管理者がエクスポート時にユーザ定義値をフォルダ名とファイル名に適用オプションを有効にしている場合、バインダーセクションのエクスポートフォルダ名フィールドのユーザ定義値は ZIP ファイルのバインダーセクション名として表示されます。Vault は、エクスポートファイル名ドキュメントフィールドのユーザ定義値の代わりに、ZIP ファイルの実際のドキュメントファイル名を使用します。

制限

以下の制限はエクスポート結果に影響を与えます。

エクスポート制限

  • リンクされたドキュメントがバインダーまたは動画ドキュメントの場合、PDF がないため Vault はそのドキュメントをエクスポートから除外します。
  • ドキュメントがバインダーに関連付けられている場合、エクスポートにはバインダーの各ドキュメントのソースファイルが含まれます。
  • バインダーからすべてのファイルをエクスポートする場合、エクスポートにはバインダーの各ドキュメントに関連づけられたすべての生成物が含まれます。
  • プレースホルダードキュメントからすべてのファイルをエクスポートすることはできません。

ファイルサイズの制限

デフォルトでは、50,000 件を超える生成物をエクスポートできません。また、ZIP ファイルのエクスポートが 5GB を超えることもできません。要求されたエクスポートがいずれかの制限を超えると、エラー通知が送信されます。

監査証跡

すべてのファイルをエクスポートを使うと、Vault は、エクスポートを実行するドキュメントの監査証跡にすべての生成物のダウンロードを記録します。関連ドキュメントの生成物の場合、Vault は関連ドキュメントの監査証跡にすべてのダウンロードを記録します。さらに Vault は、ドキュメント利用状況の指標オブジェクトのダウンロード済み事象としてすべてのダウンロードをキャプチャします。

以下の権限は、ドキュメントのすべてのファイルをエクスポートする権限を制御します:

タイプ権限制御
セキュリティプロファイルアプリケーション: ドキュメント: ドキュメントのダウンロードドキュメントのソースファイルと大容量アセットレンディションタイプをダウンロードする権限。
セキュリティプロファイルアプリケーション: ドキュメント: レンディションのダウンロードエクスポートされた ZIP ファイルにドキュメントレンディションを含める権限。
ドキュメントロールソースのダウンロードエクスポート経由で任意のドキュメントのソースファイルと大容量アセットレンディションタイプをダウンロードする権限。この権限は、すべてのファイルをエクスポートアクションを実行するのに必要です。
ドキュメントロールドキュメントの表示ドキュメントを表示し、すべてのファイルをエクスポートアクションを実行する権限。ソースファイルをダウンロードするために関連ドキュメントに、また注釈付きの PDF をダウンロードするためにリンクされたドキュメントにも必要です。
ドキュメントロールコンテンツの表示この権限は、ソースファイルをダウンロードするために、ドキュメントに必要です。ソースファイルをダウンロードするために関連ドキュメントに、また注釈付きの PDF をダウンロードするためにリンクされたドキュメントにも必要です。