Vault では、コピーの作成オプションで、ドキュメントまたはバインダーを再利用できます。新規オブジェクトで、オリジナルドキュメントのフィールド、コンテンツ、構造および関係を複製できます。追跡確認できるよう、ソースオブジェクトとそのコピーとの間に関係が作成されます。
ドキュメントをコピーするには
既存のドキュメントまたはバインダーのコピーを作成するには:
- アクションメニューから、コピーの作成アクションを選択します。
- ダイアログで、新しいドキュメントまたはバインダーの名前を入力します。
- ドキュメントのコピーの作成を実行する場合、チェックボックスをオンにして、コンテンツをコピーするか、フィールドをコピーするか、またはその両方を選択します。コンテンツには、ドキュメントのソースファイル、レンディション、注釈および参照 (参照関係を含む) が含まれます。フィールドには、ドキュメントフィールド (メタデータ) と関係 (参照以外) が含まれます。これらのオプションは、バインダーまたはプレースホルダードキュメントをコピーする場合は使用できません。
- 続行をクリックします。
- 新規項目のドキュメント情報ページが開きます。必要な変更があれば行い、保存をクリックします。保存せずに終了すると、Vault は新規項目を作成しません。
コピーされた要素
| オブジェクト | コピーされる要素 | コピーされない要素 |
|---|---|---|
| バインダー | • ユーザ編集可能フィールドおよびフィールド値 • バインダー構造とドキュメントリンク • バージョンバインディング ルール | • 以前のバージョン • 計算フィールド (作成日等) • ドキュメント番号 • フィールドレベルセキュリティで「読取り専用」または「非表示」に設定されるフィールド • 国フィールド (PromoMats のみ) |
| ドキュメント | • ユーザ編集可能フィールドおよび (フィールドが選択される場合) フィールド値 • 根拠を除くすべての関係 (フィールドが選択されている場合) • ソースファイル (コンテンツが選択されている場合) • 注釈とドキュメント参照 (コンテンツが選択されている場合) • 読取り専用の治験、治験実施国、および治験実施施設のフィールド (臨床操作のみ) • 読取り専用フィールドの値 (読取り専用フィールドが空白の場合、Vault はデフォルト値を適用します) • リンクの提案が有効になっている場合の手動リンクとクレームリンク | • 以前のバージョン • 根拠関係 • 計算フィールド (作成日等) • ドキュメント番号 • フィールドレベルセキュリティで「非表示」に設定されるフィールド • 国フィールド (PromoMats のみ) • リンクの推奨が有効になっている場合の推奨リンク、承認済みリンク、および自動リンク • アンカー注釈 • 治験、治験実施国、施設、および場所フィールド (臨床操作のみ) • 主管施設、影響を受ける施設、主管部門、および影響を受ける部門 (品質のみ) |
Vault の管理者は、コピーの作成アクション中に特定のフィールドをコピーしないように設定することができます。
トラッキングソースとコピーの関係
Vault は、新規コピーを作成する際、オリジナルとコピーとの間に根拠関係を自動的に作成します。これにより、オリジナルとコピーとの間を追跡確認できるようになります。ソースドキュメントの使用箇所レポートからユーザがドキュメントをコピーしたかどうかを確認できます。
オリジナルソース追跡
有効にすると、Vault はオリジナルソース関係がついたオリジナルソースドキュメントの追跡も維持することができます。例えば、自分の WonderDrug ドキュメントをコピーして、その名前を WonderDrug NA としました。次に WonderDrug NA のコピーを 2 つ作成し、名前をそれぞれ WonderDrug USA と WonderDrug Canada としました。WonderDrug USA と WonderDrug Canada には WonderDrug NA との根拠関係がありますが、それらのオリジナルソースは WonderDrug と関係を持っています。
オリジナルソースはバージョンに影響されます。これはつまり、オリジナルソースの関係が V1.0 を指す場合、ユーザが新規バージョンのソースをアップロードしても、常に V1.0 を指すことを意味します。管理者はこの機能を有効にする必要があります。有効化されていると、すべての既存ドキュメントは、該当する場合に適用されるオリジナルソースの関係を持ちます。
コピーの階層
ドキュメントがオリジナルソースからどれくらい離れているかを追跡できるように、ドキュメント情報ページでドキュメントのコピーの階層を表示することができます。オリジナルソース追跡の例では、WonderDrug USA と WonderDrug Canada は コピーの階層が 2 となります。このフィールドはデフォルトでは非表示になっていますが、管理者は有効にできます。このフィールドがドキュメントのコピーの階層を記録する前に、オリジナルソース追跡を有効にする必要があります。
コピーを作成する際の理由選択 (PromoMats および MedComms)
管理者が有効化すると、PromoMats および MedComms Vault のユーザは、ドキュメントまたはバインダーのコピー時に理由を選択することができます。コピーの作成ダイアログで、ユーザはコピーの理由選択リストで値を選択することができます。選択された値は、コピーされたドキュメントのドキュメント情報フィールドパネルに表示されます。
「コピーの作成」アクションの許可
特定のドキュメントまたはバインダーでコピーの作成機能を使用するには、同じドキュメントタイプのドキュメントまたはバインダーを作成する権限が必要です。例えば、「販促資材」のドキュメントタイプのドキュメントを作成できない場合、このドキュメントタイプでドキュメントをコピーすることはできません。
コピーしたいドキュメントには、ドキュメントの表示およびコンテンツの表示の権限も有している必要があります。