リンク注釈およびドキュメントリンクの使用

リンク注釈およびドキュメントリンクを使うと、他のドキュメント内の特定のコンテンツ、現在のドキュメント、その他のすべてのドキュメント、または Permalink にリンク付けすることができます。注釈モードでは、リンク注釈は、小さなリンクアイコンとシェード付のリンクエリアで、ドキュメントのコンテンツ内に表示されます。リンクアイコンをクリックすると詳細が表示されます。ビューモードでのリンク注釈を表示することができます。ドキュメントリンクはドキュメント情報フィールドパネルに表示されます。この機能は管理者が有効化する必要があります。

注釈モードに入ると、カーソルモードを切り替えて、テキストおよび画像注釈、ライン注釈、リンクを作成することができます。リンクアイコンで示されるリンク注釈モードでドキュメントをクリックすると、リンク注釈が作成されます。

リンク注釈を作成するには:

  1. ドキュメント情報ページで、注釈の表示ボタンをクリックして注釈モードに入ります。
  2. 注釈ツールの選択をクリックして、リンクカーソルモードを選択します。
  3. 任意の作業: カーソルモードアイコンの右側にあるドロップダウンから作成するリンクのタイプを選択します。ドキュメントオプションは標準リンク注釈を作成します。Permalink オプションは、ドキュメントバージョンにおいて維持されるリンクを Permalink に作成します。Vault の設定によっては、このオプションのラベルが異なる場合があります。
  4. リンクを作成する領域、画像またはテキストを選択します。
  5. アンカーの選択ダイアログで、リンクのターゲットドキュメントを特定します。異なる標準ビューを選択したり、検索バーや範囲オプションを使用して検索したり、ドキュメント検索にさまざまなフィルタを適用したりすることができます。
  6. 既存のアンカーを使用するには、ダイアログでそれらを特定し、プラス (+) アイコンをクリックします。また、このドキュメントで新規アンカーを選択または作成するをクリックしてミニブラウザを開き、アンカーの情報カードのプラス (+) アイコンをクリックして既存のアンカーを選択することもできます。
  7. 新規アンカーを作成するには、このドキュメントで新規アンカーを選択または作成するをクリックします。このリンクをクリックすると、新規ウィンドウでドキュメントが開きます。アンカーの選択ダイアログを閉じる前に必ずこのウィンドウを閉じてください。
  8. ドキュメント全体にリンクするには、ドキュメント状態の横にあるプラス (+) アイコンをクリックします。
  9. アンカーを追加し終えたら、終了をクリックします。
  10. 任意の作業: 関係メモから省略アイコンをクリックし、リンク照注釈にメモ、ユーザメンションまたはタグを追加します。

自動クレームリンクについて

PromoMats では、自動クレームリンクを使用して推奨リンクをレビュー・承認してリンク注釈を作成することができます。

対象の CrossLink が、特定のバージョンにバインドし、かつユーザにコンテンツの表示権限がある表示可能レンディションを持っている場合にのみ CrossLink ドキュメントへのリンクを作成することができます。

動的バインディング (最新固定状態バージョン) を使用する CrossLink ドキュメントへのリンクは作成できません。それらのドキュメントは、アンカーの選択ダイアログには表示されません。

アンカーを作成する方法

新規リンクを作成する際または既存の参照を編集する際に、新規アンカーを作成することができます。今後作成するリンクでもこれらのアンカーを使用できます。また、元のリンクが削除されても残ります。新規アンカーを作成するには:

  1. アンカーの選択ダイアログを開きます。新規リンクを作成する際、または既存のリンクメモでリンクアイコンをクリックすると、このダイアログが開きます。
  2. 必要に応じて、フィルタ、ビューおよび検索用語を使用してターゲットドキュメントを特定します。
  3. ターゲットドキュメントでこのドキュメントで新規アンカーを作成するをクリックします。ミニブラウザウィンドウでターゲットドキュメントが開きます。アンカーの選択ダイアログを閉じる前に必ずこのウィンドウを閉じてください。
  4. ターゲットドキュメント内で、アンカー位置としてテキストまたは領域を選択します。
  5. アンカー名を 140 文字以内で入力します。この名前と選択されたテキストを使用して、アンカーの選択ダイアログでアンカーを識別します。
  6. 保存をクリックします。

もしくは、アンカーの作成ツールを使用してアンカーを作成することもできます。

  1. 注釈の表示をクリックして注釈モードに入ります。
  2. 注釈ツールの選択をクリックしてアンカーを選択し、アンカーカーソルモードを有効化します。
  3. アンカーを作成したいテキスト、領域、または画像を選択します。
  4. アンカー名を入力して保存をクリックします。

これにより、アンカーの選択ダイアログで選択できる新しい未使用のアンカーが作成されます。

アンカーアイコンについて

ターゲットドキュメントでは、小さい矢印と共にドキュメントビューアにアンカーへのリンクが表示され、外向きの (参照している) ではなく、内向きの (参照されている) リンクであることが示されます。ドキュメントビューアのフィルタメニューで、アンカーへのリンクの表示/非表示を設定できます。

以前のバージョンのアンカー

高度なドキュメントリンクおよびアンカーが導入される以前は、ユーザがリンクを作成すると、各リンクに新規アンカーが作成されることとなり、ドキュメントによっては、重複するアンカーがばらばらに作成されてしまっていました。これらのアンカーは、アンカー名を追加して変換しなければ、使用することができません。管理者は、アンカーをマージすることによって、名前のないアンカーも含め重複するアンカーをクリーンアップすることもできます。

同じドキュメントのアンカー

リンク注釈の作成時に、アンカーの選択ダイアログを使用して既存のアンカーを選択したり、現在のドキュメント内に新規アンカーを作成したりすることができます。同じドキュメントでアンカーの付いたリンクをクリックすると、ブラウザがリフレッシュされ、アンカーに進みます。リンクされたドキュメントパネルで、現在のドキュメント内のアンカーへのリンクを表示・選択することもできます。Vault は、監査証跡と使用箇所ビューに、同じドキュメントのアンカーへのリンクを追加します。

有効になっている場合、ドキュメント内のアンカーではなく、ドキュメント全体にリンク付けすることができます。現在のドキュメントおよびバージョンのその他の場所にあるアンカーにリンクを作成することはできますが、Vault ではドキュメント全体のリンクを現在のドキュメントバージョンに作成することはできません。

ドキュメントにリンク付けするには、アンカーの選択ダイアログのドキュメント状態の横にあるプラス (+) アイコンをクリックします。現在のドキュメントバージョンに対応するプラス (+) アイコンは、ダイアログで無効化されます。ダイアログにマイナス (-) アイコンが表示されている場合、ドキュメントは既にリンク付けされています。マイナス (-) アイコンをクリックしてドキュメントのリンクを解除します。バインダー、動画ファイル、表示可能レンディションのないドキュメントへもリンク付けすることができます。

有効化すると、ユーザを常にターゲットドキュメントの最新バージョンに進める Permalink にリンクを作成できます。Vault は、ドキュメント情報ページを読み込むたびに、リンクの確認・更新を行います。ユーザはリンク注釈をドキュメント、ドキュメントページ、ブックマーク、および移動先 Permalink に作成できます。リンク注釈を Permalink に作成するには:

  1. 注釈の表示をクリックします。
  2. 注釈ツールの選択をクリックして、リンクを選択します。
  3. リンクタイプの選択をクリックして、ドロップダウンから Permalink オプションを選択します。
  4. リンクを作成する領域、画像またはテキストを選択します。
  5. ターゲットの選択ダイアログで、リンクのターゲットドキュメントを特定します。異なる標準ビューを選択したり、検索バーや範囲オプションを使用して検索したり、ドキュメント検索にさまざまなフィルタを適用したりすることができます。
  6. ドキュメントに Permalink を作成するには、ドキュメント状態の横にあるプラス (+) アイコンをクリックします。
  7. ブックマーク、移動先、または特定のドキュメントページに Permalink を作成するには、このドキュメントで Permalink を選択または作成するをクリックします。ミニブラウザウィンドウが、拡張されたブックマークパネルと共に開きます。リンクターゲットとして使用したいブックマークの横にあるプラス (+) アイコンをクリックします。移動先パネルでリンクターゲットを選択できます。特定のドキュメントページに Permalink を作成するには、矢印をつかってページに進むか、ウィンドウ上部に正しいページ番号を入力してプラス (+) アイコンをクリックします。完了したらミニブラウザを終了します。
  8. 任意の作業: 引き続き、新しいリンク注釈に Permalink ターゲットを追加します。
  9. 閉じるをクリックして、ターゲットの選択ダイアログを終了します。
  10. Vault はリンク注釈を作成して、Permalink へのリンクを監査証跡およびリンク作成時に参照されたドキュメントのバージョンを含む使用箇所ビューに追加します。

Vault は、ターゲットの選択ダイアログの一部の既存 Permalink を表示しません。既存の Permalinkは、Permalink が現在の注釈にすでに選択されている場合のみ、ターゲットの選択ダイアログのドキュメントの下に表示されます。

注釈情報カードおよびリンク済みドキュメントセクションにおいて、Vault は様々なタイプの Permalink に様々なアイコンを表示します。特定のドキュメントページまたはブックマークへの Permalink にはページ番号も含まれています。

リンク済みドキュメントセクションにおいて、Permalink によって作成されたリンク済みドキュメント関係はバージョン番号を表示しません。ドキュメントバージョンまたはアンカーへの Permalink およびリンクによって同じドキュメントが参照されている場合、ドキュメントまたはアンカーリンクの関係はバージョン特有のため、Vault はドキュメントを 2 回一覧表示します。

リンク済みドキュメントセクションでは、既存のバージョン固有またはバージョンなし関係のコンテンツへのリンク付けオプションを使用して、以下を行うことができます。

  • バージョン固有リンクを既存の Permalink 注釈に追加する
  • Permalink を既存のバージョン固有リンク注釈に追加する

Permalink 注釈の情報カードでリンクをメモに追加オプションを選択すると、追加の Permalink ターゲットのみを選択することができます。ドキュメントリンク注釈から Permalink 注釈などリンク注釈タイプを変更したい場合、既存の注釈を削除して新しい注釈を作成してください。

有効になっている場合、ドキュメントで共有された注釈位置として、ビューモードにリンク注釈を表示することができます。ドキュメントビューアの注釈の表示ボタンをクリックして、リンク注釈ビューのオンとオフを切り替えます。

ビューモードでリンク注釈をクリックすると、新規ミニブラウザウィンドウのアンカーまたはターゲットドキュメントに進みます。複数のターゲットがある場合、リストの最初に進みます。ドキュメントの別のリンク注釈をクリックすると、現在のミニブラウザウィンドウがリフレッシュされ、新規アンカーまたはターゲットドキュメントが表示します。

リンクされたドキュメントを表示するには

各リンク内に数多くのアンカーがある場合があります。リンクされたドキュメントを開くには、ターゲットドキュメントの名前をクリックしてアンカーの説明を展開します。次に、アンカー名 (ブラウザの同じウィンドウで開く場合) またはドキュメントの表示ポップアップ アイコン (ブラウザの新規ポップアップウィンドウで開く場合) をクリックします。

ドキュメント情報フィールドパネルのリンクされたドキュメントセクションのリンク (ドキュメントリンクの関係部分) で関連付けられたドキュメントに一覧を特定することができます。このセクションは、既存のリンクされたドキュメント関係の有無にかかわらず表示されます。ドキュメント名をクリックして関連ドキュメントを開きます。

ドキュメント情報フィールドパネルから新規ドキュメントリンクを作成することができます。最初にリンク注釈を作成することなく、ターゲットドキュメントのアンカーへのリンクを選択することができます。このオプションは Permalink では使用できません。

  1. 混合ビューまたはフィールドビューのいずれかのドキュメント情報ページに進みます。
  2. リンクされたドキュメントセクションのプラス (+) アイコンをクリックします。
  3. アンカーの選択ダイアログが開きます。1 つ以上のアンカーまたはターゲットドキュメントを選択します。
  4. アンカーまたはターゲットドキュメントを選択したら、新規関係が存在するようになり、関連付けられたリンクがリンクされたドキュメントの下に表示されます。

リンクされたドキュメントパネル

アンカーへのリンクにはアンカーアイコンが、ドキュメントへのリンクにはドキュメントアイコンが表示されます。リンク注釈が使用するリンクには緑色のアイコンが表示されます。使用されていないリンクには灰色のアイコンが表示されます。

各リンクには、リンクされたドキュメントセクションにアクションメニューがあります。各アンカーでは以下のリンクが使用できます:

  • コンテンツへのリンク: リンク注釈を作成したり、既存のリンク注釈を関連付けたりします。このアクションは、現在のドキュメントに表示可能レンディションがある場合にのみ使用可能です。
  • ミニブラウザで表示: ミニブラウザにターゲットドキュメントまたはアンカーを表示します。
  • リンクの削除: 関係からアンカーまたはターゲットドキュメントへのリンクを削除します。アンカーおよびターゲットドキュメントへのリンクをすべて削除すると、リンクされたドキュメント関係も削除されます。このオプションは Permalink では使用できません。

他のドキュメント (同じ Vault 内) からリンクされたドキュメント関係をインポートするには:

  1. ドキュメント情報ページで、アクションメニューからドキュメントリンクのインポートを選択します。
  2. 選択されたドキュメントからインポートダイアログでドキュメントリンクをインポートするドキュメントを選択します。
  3. 確認をクリックします。
  4. 確認ダイアログが開きます。はいをクリックします。

選択されたドキュメントのすべてのリンクされたドキュメントが、リンクされたドキュメントセクションに表示されます。

以下の場合、ドキュメントリンクのインポートダイアログのドキュメントのみが表示されます。

  • ドキュメントの表示権限がある
  • ドキュメントバージョンに 1 つ以上のリンク済みドキュメント関係がある

注釈の移行

お使いの設定で使用可能な設定になっている場合、リンク注釈を以前のドキュメントバージョンから移行できるため、ドキュメントのライフサイクル全体での注釈の維持に必要となる手間を大幅に省くことができます。

リンク注釈およびドキュメントリンクのコンポーネント

ドキュメントリンクまたはリンク注釈は複数の部分で構成されています:

  • 注釈は、選択された領域またはテキスト、メモおよび選択されたアンカーまたはターゲットドキュメントへのリンクといったソースドキュメントに付属するあらゆる部分を参照します。
  • メモは、ユーザがリンク注釈でアクセスできるオプションテキストや他の種類の注釈も参照します。
  • 情報カードには、追加リンクターゲットを編集、移動、返信、および追加するメモテキスト、ユーザメンション、オプションを含む注釈に関する詳細が表示されます。リンク注釈の場合、アンカーへのリンクまたはターゲットドキュメントも情報カードに表示されます。自動クレームリンクが有効化されている　PromoMats Vault では、推奨リンクを生成するために使用されるクレームレコードへのリンクも情報カードに表示されます。
  • リンクされたドキュメント関係は、Vault がリンク注釈付きのドキュメントと、各ターゲットドキュメントまたは選択されたアンカー付きのドキュメント間に自動的に作成するドキュメント関係です。ユーザは、直接ドキュメントリンクを作成することで、この関係を作成することもできます。
  • ドキュメントリンクは、リンクされたドキュメント関係によりリンクされた特定のドキュメントセクションで構成されています。これにはアンカーとターゲットドキュメントが含まれますが、すべてのリンク注釈と切り離して存在することができます。
  • アンカーはターゲットドキュメントに存在するエンティティで、ソースドキュメント上のリンク注釈とは完全に独立しています。
  • アンカーへのリンクは、注釈情報カード上、またはドキュメント情報フィールドパネルのリンクされたドキュメント関係下のいずれかに表示されます。アンカー自体は単独で存在し続けますが、ユーザはそのアンカーを選択することでソースドキュメントとターゲットドキュメントとの間にリンクを作成できます。
  • コンテンツリンク付けは、リンク注釈の作成時にアンカーまたは Permalink を使用するプロセスです。注釈モードで、あるいはリンク済みドキュメントセクションにあるリンク済みドキュメントのアクションメニューからコンテンツへのリンクを選択することで、リンク注釈を作成することができます。

以下のリストは、注釈に関連するアクションと、それらを実行するために必要な権限を説明したものです:

  • リンク注釈の作成: リンク注釈を作成するには、リンクするドキュメントに対する注釈、フィールドの編集、関係の編集権限、アンカーのあるドキュメントに対するドキュメントの表示権限が必要です。アンカーにリンクするには、ターゲットドキュメントに対するコンテンツの表示権限も必要です。
  • リンク注釈の変更: リンク注釈を削除するには、あるいは選択されたアンカー以外の注釈の一部を変更するには、リンク注釈の元々の作成者であり、注釈権限を持っている必要があります。ただし、注釈、フィールドの編集、関係の編集権限を持つユーザであれば、アンカーへのリンクを追加または削除することで、リンク注釈を変更することができます。
  • アンカーの作成: アンカーを作成するには、ターゲットドキュメントにドキュメントの表示、コンテンツ表示、アンカーの作成権限を有している必要があります。ターゲットドキュメントにアンカーが存在すると、ドキュメントの表示およびコンテンツの表示権限のあるすべてのユーザがそのアンカーを選択できるようになります。
  • アンカーの作成ツールの使用: アンカーの作成ツールを使用するには、ターゲットドキュメントにドキュメントの表示、コンテンツの表示、注釈、およびアンカーの作成権限を有している必要があります。
  • アンカーの削除: アンカーを削除するには、ユーザが、ドキュメントに注釈権限を持ち、かつそのアンカーの元々の作成者であるか、あるいはセキュリティプロファイルからアンカーの管理権限が割り当てられている必要があります。後者は他のユーザのアンカー注釈の削除も許可します。使用中のアンカーは一切削除できません。
  • 受信参照のないアンカーの移動: 受信参照を持たないアンカーを移動するには、ユーザがドキュメントに対する注釈権限を持ち、かつセキュリティプロファイル経由でアンカーの管理権限が割り当てられているか、あるいはユーザがアンカー注釈の作成者である必要があります。受信参照を持つアンカーは一切削除できません。
  • ドキュメントリンクの作成: 注釈を作成することなくドキュメントリンク関係を作成するには、リンクを作成する先のドキュメントに対して関係の編集権限を持っている必要があります。ターゲットドキュメントに対するドキュメントの表示権限と、アンカーにリンクする場合はコンテンツの表示権限が必要です。
  • ドキュメントリンクのインポート: ドキュメントリンクをインポートするには、ドキュメントリンクのインポート先のドキュメントに関係の編集権限を有している必要があります。ドキュメントのインポート元のドキュメントにドキュメントの表示権限を有している必要があります。Vault は、すべてのターゲットドキュメントにドキュメントの表示権限を有しているドキュメントリンクのみをインポートします。
  • コンテンツへのリンク: リンクされたドキュメントセクションのリンクのコンテンツへのリンクを表示できるようにするには、注釈権限が必要です。