ワークフローには様々なワークフロータスクを含めることができます。ワークフロー開始時にワークフロー所有者が決定するロール割り当てに基づき、ワークフロー内の各種タスクを完了する必要があります。
自分自身がタスク所有者であるタスクは、ホーム > マイタスクおよび関連ドキュメントのドキュメント情報ページのアクティブワークフローパネルに表示されます。ワークフロー所有者は、複数のユーザにタスクを割り当て、割り当てられたユーザのいずれか一人がタスクを承諾・完了するよう要請することもできます。これらのタスクは、ホーム > グループタスクおよびドキュメント情報ページに表示されます。
別のユーザのアカウントへのアクセス権を委任された場合は、自分のアカウントと委任されたアカウントを簡単に切替えて、それぞれのワークフロータスクを完了させることができます。
注: この記事ではワークフロータスクについて言及します。Vault には、計画外の作業を追跡するためのユーザタスクオブジェクトも含まれています。ユーザタスクの詳細情報については、ユーザタスクでの作業をご確認ください。
グループタスクを承諾するには
グループタスクを承諾するには、グループタスクビューかドキュメント情報ページで承認をクリックします。承認されたタスクは、ホーム > マイタスクビューに表示されます。
タスクを完了するには
割り当てられたタスクを完了するには:
- ドキュメント情報またはマイタスクページで、完了をクリックします。
- タスク完了ダイアログで、必須情報を入力します。オプションはタスクによって異なります。例えば、一部のタスクでは、電子署名を提供する際にユーザ名とパスワードの入力が要求されます。裁定 (承認、却下など) の選択を求めるタスクもあります。
- コメントを入力したい場合は、コメントの追加をクリックします。この手順は必須ではありませんが、裁定についての詳細を説明したり、ワークフロー所有者に自分の考えを伝えるのに役立ちます。これらのコメントは有効なワークフロービューに表示され、すべてのワークフロー参加者が閲覧できます。コメントの最大文字数は 500 文字です。
別のユーザが重複したタスクをユーザに割り当てるなど、ワークフロー内で同じタスクを 2 つ以上完了した場合、Vault は元のタスクのコメントを、重複したタスクを完了したときに入力したコメントで上書きします。
期日について
タスクに期日がある場合、Vault はタスクとその日付を表示します。マイタスク、利用可能なタスクおよび有効なワークフロービューには、翌週に期日を迎える、またはすでに期日が過ぎたことを示すステータスアイコンも表示されます。
電子署名の提供方法
一部のワークフローでは、タスクの完了または特定の裁定の選択に電子署名が必要です。Vault のログイン認証情報 (ユーザ名およびパスワード) を入力してこれを行います。署名の理由とコンテキストを示すために、電子署名に「職務」を選択する必要がある場合もあります。
Vault では、コンプライアンスの理由から保存済みのパスワードを使用することはできません。お使いのブラウザまたはパスワードマネージャにパスワードを保存していても、パスワードを入力して電子署名を提供する必要があります。