バインダーのエクスポートオプションでは、バインダーからすべてのドキュメント、またはこれらのドキュメントのサブセットをエクスポートできます。レンディション、ソースドキュメント、ドキュメントフィールド、監査証跡および添付ファイルなど、選択したドキュメントに異なる生成物をエクスポートすることもできます。この機能は、規制当局への提出や TMF 転送/アーカイブ化アクティビティに役立ちます。
バインダーをエクスポートするには
バインダー内のドキュメントをエクスポートするには:
- バインダーのアクションメニューから、バインダーのエクスポートを選択します。
- チェックボックスを使用してエクスポートしたいバインダーの一部を選択します。
- 次へをクリックします。
- 詳細の編集ページで、チェックボックスを使用してエクスポートするコンテンツのタイプを選択します。詳しくは以下を参照してください。
- ドキュメント命名規則の定義から、エクスポートされるファイルの名前を付ける際に使用するドキュメントフィールドを選択します。詳しくは以下を参照してください。
- 次へをクリックします。
- 確認ページに、エクスポートの概要が表示されます。すべての情報が正しいか確認したら完了をクリックします。
注: Vault はエクスポートのファイル名に以下の文字を含めません: <、>、:、""、/、\、|、?、*
システムメッセージ
エクスポートが完了すると、Vault はメールおよび通知ページで通知を行います。通知には処理およびダウンロードを行ったファイル数、エクスポートに失敗したドキュメントの一覧が含まれます。
メールまたは通知のリンクをクリックして、エクスポートされた ZIP ファイルをダウンロードします。このコンテンツの有効期間は 14 日間です。
フォルダパスの文字数制限
Vault は、管理者が指定した最大文字数を超えたドキュメントのファイル名とフォルダ名を省略します。デフォルトでこの最大数は 230 文字です。トップレベル (Windows™ のドライブレター) からファイル拡張子までのすべての文字が文字数にカウントされます。例えば、「C:/Docs/CC123.pdf」のフォルダパスの文字数は 17 字です。
関連権限
| タイプ | 権限 | 説明 |
| セキュリティプロファイル | ドキュメント: ドキュメントのダウンロード | この権限は、ドキュメントソースファイルと大容量アセットレンディションタイプをダウンロードする際に必要です。 |
| セキュリティプロファイル | ドキュメント: レンディションのダウンロード | この権限は、大容量アセットレンディションタイプを除くドキュメントレンディションをダウンロードする際に必要です。 |
| ドキュメントロール | ドキュメントの表示 | この権限はエクスポートするためにバインダーに必要です。ドキュメントフィールド値をダウンロードするために、コンポーネントドキュメントにも必要です。 |
| ドキュメントロール | コンテンツの表示 | この権限は、ファイルをダウンロードするために、コンポーネントドキュメントに必要です。 |
| ドキュメントロール | ソースのダウンロード | この権限は、バインダー内のすべてのドキュメントの現在のライフサイクル状態で必要です。 |
アーチファクトのエクスポートオプション
エクスポートするコンポーネント ドキュメントで、以下を含めるよう選択できます。
- レンディション: ドロップダウンを使用してレンディションタイプを選択します。表示可能レンディションは、ドキュメントの PDF レンディション (通常自動生成されるもの) をエクスポートし、最も一般的なものです。
- ソースドキュメント: このオプションでは、ドキュメントのソースファイルをエクスポートします。ソースドキュメントはどのファイル形式 (ZIP、DOCX、CSV 等) でもかまいません。
- ドキュメントフィールド:このオプションでは、トップレベル バインダフォルダ内に一つの CSV ファイルを作成し、ダウンロードされた各ファイルと関連ドキュメントプロパティの一覧を表示します。表示可能レンディションとソースファイルの両方をダウンロードする場合、CSV ファイルにはそれぞれ個別のレコードが含まれます (Vault にローカライゼーションが有効化されている場合、フィールドは TXT 形式でエクスポートされます)。
- 付属文書: このオプションは、選択したドキュメントに存在する添付ファイルをエクスポートします。ドロップダウンを使用して、添付ファイルの最新バージョンまたはすべてのバージョンを選択します。お使いの Vault がソースバージョン固有の添付書類を使用している場合、エクスポートファイルには各ドキュメントバージョンの添付書類フォルダが含まれ、各添付書類が属するドキュメントバージョンが表示されます。
- ドキュメント監査証跡: ドキュメント監査証跡をエクスポートしたい場合はこのチェックボックスを選択します。監査証跡にはすべてのドキュメントバージョンが含まれます。これらのログを PDF または CSV のいずれでエクスポートするかを選択します。TXT エクスポートはローカライゼーションが Vault で有効化されている場合に使用可能です。
オーバーレイおよび署名ページ
表示可能レンディションは、オーバーレイや署名ページありまたはなしでエクスポートできます。これは Vault の設定により異なります。
ファイルとフォルダの命名
デフォルトでは、Vault は以下の基準を使用してエクスポート中のファイルに名前を付けます。
- ドキュメントファイル名: 選択されたドキュメントフィールド (または、選択されたプロパティが空の場合はドキュメント番号) に続けてファイルタイプの拡張子。例: REF-0023.docx
- バインダフォルダ名: ドキュメント名。例: CompliancePack CC-39
- セクションフォルダ名: セクション名。例: 参照
- ドキュメントフィールドファイル:「export_summary」に続けて日時。例: export_summary_2013_05_14_14_09_00_EDT.csv
管理者がエクスポート時にユーザ定義値をフォルダ名とファイル名に適用オプションを有効にしている場合、フォルダ名とファイル名を手動で入力できます。フォルダ名の場合、セクションの追加/セクションの編集ダイアログで、エクスポートフォルダ名フィールドに値を入力できます。ファイル名とバインダフォルダ名の場合、管理者がエクスポートファイル名ドキュメントフィールドを構成する必要があります。構成されている場合、各ドキュメントまたはバインダ自体のドキュメント情報ページで、このドキュメントフィールドを編集できます。
バージョン選択
レンディション、ソースドキュメント、またはドキュメントフィールドをエクスポートする場合、エクスポートするバージョンを選択することができます。Vault は、エクスポートしたファイル名ごとにバージョン番号を追加します。エクスポートするには、ドキュメントバージョンに正しい権限を有している必要があります。
エクスポートのサイズ制限
50,000 件を超える生成物をエクスポートできません。また、デフォルトで Zip ファイルのエクスポートが 5GB を超えることはできません。要求されたエクスポートがいずれかの制限を超えると、エラー通知が送信されます。
ドキュメントの添付ファイルをエクスポートする際、添付ファイルのファイルパス、名前、および拡張子は 230 バイトを超えることはできません。例えば、Products/Cholecap/PrescribingInformation.docx/TrainingVideo.mp4 にある添付ファイルは 64 バイトです。1 文字が必ずしも 1 バイトになるとは限りません。例えば「菌」は 3 バイトです。
一括アクションを使用してバインダーをエクスポートする
一括アクションを使用してバインダーをエクスポートすることができます。ドキュメントのエクスポート一括アクションは、バインダーのエクスポートと同じオプションを提供します。