Vault は、強力な検索エンジンを使用して、ドキュメント、オブジェクトレコード、添付ファイルの検索を支援します。メイン検索バーからは基本的な検索が行え、高度検索を使用するとより詳細な検索が行えます。メイン検索バーでは、検索したいオブジェクトやドキュメントのタイプを選択することもできます。Vault にカスタムタブがない場合は、ドロップダウンセレクターが表示されないため、検索では検索コンテキストとして「すべてのドキュメント」が常に使用されます。設定されている場合、複数のオブジェクトに検索を展開でき、これらのサブタブとコレクションは、検索コンテキストのドロップダウンでそれぞれのタブの下にネストされて表示されます。拡張された検索は、それぞれのタブの下にインデントされて表示されます。
注: 管理者 > 企業管理者で、コンテキストセレクターがメイン検索バーに表示されず、ユーザは現在のページ内でしか検索が行えません。
ドキュメント検索について
ドキュメントを検索する場合、検索バーですべてのドキュメントか特定のドキュメントタイプのいずれかを選択します。使用可能なオプションは、Vault のカスタムタブの設定によって異なります。ドキュメント検索では、検索用語に一致するフィールド値を持つドキュメントが検索され、一致するテキストがハイライト表示されます。この検索とハイライトには、検索用語の同義語として設定された単語と、ステミングによって一致した単語が含まれます。Vault には、ドキュメントが参照するオブジェクトレコードのフィールド値も含まれます。例えば、chopredol を検索すると、その値が一般名フィールドにあるため、CholeCap 製品を参照するドキュメントが表示されます。ドキュメントの検索時に含まれる特定のオブジェクトフィールドは、Vault の設定によって異なります。基本的な検索の詳細は以下をご覧ください。
ドキュメントのコンテンツ (フルテキスト検索) および添付ファイルを含むより詳細な検索の場合は、高度検索を使用することができます。
場合によっては、Vault はスマートフィルタリングを使用して検索用語を関連するフィルタに変換します。
ステミングについて
Vault はステミングを使用して、メタデータ とコンテンツの検索結果を返します。それには、次の検索用語の語尾変化が含まれます。
- 英語の名詞の単数形または複数形。例えば、virus は viruses と一致します。
- 英語の動詞の時制。例えば、modify は modified と一致します。
- 形容詞の比較級または最上級。例えば、large は larger と largest に一致します。
完全一致の用語のみを返すようにするには (例えば、larger または largest ではなく large)、完全一致クエリを使用します。
ステミングは、英語、フランス語、ドイツ語のフィールドと英語コンテンツに使用できます。
ワイルドカード
1 つの用語を検索すると、Vault は検索の際に検索語の末尾に自動的にワイルドカードを追加して、入力した検索文字列で始まる用語も一致するようにします。例えば ind を検索すると、independent や indication が返されますが、find や rescind は返されません。
検索結果の精度を高めるために、メインの検索バーまたは詳細検索の「以下のうちいずれかの単語」を使用してドキュメント番号または英数字パターンを検索するときに、Vault はワイルドカードを自動的に適用しません。例えば、DOC1 を検索すると、DOC1、DOC-1、および ABC.DOC.1 は返されますが、数値部分が正確でないため、DOC12 や DOC13 は返されません。「前方一致」検索を実行するには、「*」記号を使用してワイルドカードを手動で挿入できます。例えば、DOC1* を検索すると、DOC12 や DOC13 が返されます。
Vault は「前方一致」よりも完全一致を優先します。例えば、promo を検索すると Vault は完全一致の用語 promo を一番上に表示し、続いて promotional または promote などの部分一致の用語が表示されます。用語と完全に一致するものを検索するには、完全一致クエリを使用します。
検索修飾子
検索修飾子を使うと、検索バーからドキュメントまたはオブジェクトレコードフィールドフィルタを素早く適用することができるため、すべてのフィールドで値を検索する必要がありません。Vault は、検索用語を入力するときに最大 5 つのフィールド名を提案します。フィールドのフルネームの後にコロンを入力して、Vault にそのフィールドを選択させることもできます。フィールドを選択すると以下が行えます:
- テキストフィールド (およびオブジェクトのみのリッチテキストフィールドとロングテキストフィールド) の場合は、そのフィールド内の値を持つドキュメントまたはオブジェクトレコードを検索するには、値を入力し、Enter キーを押します。
- 選択リスト、オブジェクト参照、ユーザ、はい/いいえフィールド (およびドキュメントに限り、ドキュメント番号フィールド) の場合、提案リストから値を選択するか、入力してリストを絞り込んで値を選択します。
複数のフィルタを適用するには、検索バーに戻り、操作を繰り返します。
スマートフィルタリング
スマートフィルタリングを有効にすると、検索用語がドキュメントの特定の値と一致したときに、検索用語がフィルタに変換されます。例えば、Cholecap 販促資材を検索すると、Cholecap 製品と販促資材のドキュメントタイプのフィルタが自動作成されます。検索用語に関連するフィルタがない場合、Vault はテキスト検索として検索を実行します。
求めるドキュメントをスマートフィルタリングが表示しなかった場合、テキスト検索として実行リンクをクリックしてスマートフィルタリングなしで検索を再実行することができます。
スマートフィルタリングが作成するフィルタは次の通りです:
- ドキュメントタイプ、サブタイプおよび分類
- ライフサイクル状態
- 製品
- 国
- 治験、治験実施国、および施設 (Clinical Operations Vault のみ)
高度検索を開始すると、Vault が既存のスマートフィルタを検索に適用します。
オブジェクトレコード検索について
オブジェクトレコードを検索するには、検索バーまたは高度検索ウィンドウから特定のオブジェクトを選択します。検索バーを使用する際に、Vault は特定のオブジェクトのレコードまたはコレクション中のオブジェクトのグループのフィールド値を検索します。オブジェクトの添付ファイルまたは関連するオブジェクトレコードを検索に含める場合は、詳細検索を使用します。
関連オブジェクトレコードの検索
一部の Vault では、オブジェクトタブ内で詳細検索を実行するときに、関連するオブジェクトレコードで検索結果をフィルタリングできます。例えば、RIM Vault の規制項目オブジェクトタブ内を検索するときに、関連する国決定詳細オブジェクトレコードでフィルタリングできます。関連するオブジェクトレコードでフィルタリングするには:
- 詳細検索を開きます。
- 検索するオブジェクトタブから詳細検索を開始しなかった場合は、検索対象ドロップダウンから選択します。または、コレクションを選択して、事前に設定されたオブジェクトのグループに検索を拡張します。コレクションは、関連する親タブの下にネストされます。
- 関連するオブジェクトフィールドに、オブジェクトレコードを手動で入力するか、双眼鏡アイコンをクリックして、検索ダイアログからレコードを選択します。最大 20 個の関連オブジェクトレコードを選択できます。
Vault アプリケーションの一部として提供される関連オブジェクトフィルタは編集できません。
大容量オブジェクトレコードの検索
大容量オブジェクトレコードをフィルタリングしたり、検索バーから名前で検索したりできます。ただし、大容量オブジェクトレコードは詳細検索をサポートしていません。大容量オブジェクトのレコードフィルタリングでは、大文字と小文字が区別されます。フィルタは、すべてのフィールドで使用できるとは限りません。
さらに、大容量オブジェクトを検索しても、1,000 件を超えるレコードを返すことはできません。検索で 1,000 件を超えるレコードが返された場合、最初の 1,000 件の結果のみが表示され、Vault は検索結果の数として 1000+ 件と表示します。これが発生した場合は、フィルタをさらにかけて検索結果を絞り込むことをお勧めします。
添付ファイルの検索について
Vault が添付ファイルを使用している場合、高度検索ダイアログで添付ファイルを含めるを選択し、検索する語句を入力することで、添付ファイルを検索に含めることができます。Vault は、添付ファイルのファイル名、説明、(該当する場合は) フルテキストコンテンツ内を検索します。Vault が一致する添付ファイルを見つけた場合、検索結果に表示される内容が異なる場合があります:
- ドキュメントを検索し、かつコンパクトなレイアウトまたは詳細レイアウトを使用する場合、一致する添付ファイルは関連ドキュメント下に表示されます。
- ドキュメントを検索し、かつタイルレイアウトまたは表レイアウトを使用する場合、Vault は関連ドキュメントのみを表示します。添付ファイルにアクセスするにはドキュメント情報ページを開く必要があります。
- オブジェクトの検索時には、Vault は関連するオブジェクトレコードのみを表示します。添付ファイルにアクセスするにはレコードの詳細をクリックする必要があります。
レポートの検索について
レポート全体を検索するには、検索バーでレポートを選択します。Vault はレポート名、レポートタイプ、説明、およびほとんどのフィールドについて検索を実行します。Vault はレポートタブのフィルタリング結果のビューに一致するレポートを表示します。今後使用するためにこのビューを保存するには、名前を付けてビューを保存をクリックします。
基本的な検索を使用するには
基本的な検索を使用すると、ドキュメントまたはオブジェクトレコードフィールド内で検索することで、単純なクエリを実行することができます。
ドキュメントまたはオブジェクトレコードのフィールド内で検索するには:
- 検索バーのドロップダウンメニューで、検索したいドキュメントまたはオブジェクトを選択します。これらは Vault のカスタムタブと連動しています。
- メインナビゲーションバーの検索フィールドをクリックします。Vault は、もっとも最近表示されたドキュメントまたはオブジェクトレコードを自動的に表示します。これらのいずれかのドキュメントを閲覧するには、プレビューリストからクリックして選択します。閲覧しない場合には、次の手順に進みます。
- 検索ボックスに 1 つ以上の語句を入力し始めます。完全一致検索には、用語に二重引用符を使用します ("患者教育")。ドキュメント検索では、プレビューリストが入力された各文字で更新され、検索語と最大 5 つの関連性の高い結果を提案します。これはオブジェクトレコード検索では行われません。
- プレビューリストからドキュメントまたはオブジェクトレコードを選択し、Enter を押して全結果を表示するか、詳細検索をクリックしてより複雑なクエリを実行します。Vault で、検索バーのドロップダウンメニューから選択したオブジェクトのコレクションが設定されている場合は、検索を拡張セクションからコレクションを選択し、検索用語を入力してコレクション全体を検索できます。
- 任意の作業: 検索結果が多すぎる場合は、検索結果ページにフィルタを適用してドキュメントまたはオブジェクトレコードの検索に役立てます。検索を変更した場合、新規検索を開始する場合、または高度検索を開始する場合は、Vault がフィルタ設定を保存します。
- 検索結果ページで、ドキュメントまたはオブジェクトレコード名をクリックして表示します。
検索結果が多すぎる場合は、検索結果ページにフィルタを適用すると特定のドキュメントまたはオブジェクトレコードの検索に役立てます。検索を変更した場合や新規検索を開始する場合は、Vault がフィルタ設定を保存します。
Vault のほとんどの領域の検索フィールドをクリックすると、管理者がデフォルト検索タブの設定を変更していない限り、検索対象はデフォルトでライブラリ内のすべてのドキュメントになります。カスタムドキュメントまたはオブジェクトタブを表示しながら検索フィールドをクリックすると、検索はデフォルトで、そのタブ内のドキュメントまたはオブジェクトレコードのみになります。
高度検索を使用するには
高度検索を使用すると、特定のフィールド内で検索する、添付ファイルを含める、検索演算子を変更する、ドキュメントコンテンツ内で検索することで、ドキュメントにより複雑なクエリを実行することができます。
高度検索を使用するには:
- 検索バーの双眼鏡アイコンをクリックするか、または検索プレビューリストから高度検索をクリックします。高度検索を開始する場合は、Vault がフィルタ設定を保存します。
- 必要な条件をすべて入力します。設定されている場合は、検索対象ドロップダウンから選択することにより、特定のタブまたはコレクションで検索を拡張できます。
- 入力したフィールド固有の検索に加えて一般的な検索を実行するには、検索範囲でコンテンツを含めるを選択し、どの検索演算子を使用するかに応じて、これらの語のいずれかまたはこれらの語すべてのいずれかのフィールドに検索用語を入力します。必要に応じて、両方のフィールドを使用することもできます。詳しくは、フルテキスト検索についてをご覧ください。
- Vault では、ドキュメントタブの高度検索ダイアログに追加フィルタとして最大 5 つのオブジェクト参照フィールドを含めることができます。検索コンテキストにはこれらのフィルタのいずれかまたはすべてに値を追加することができます。以下の高度検索にオブジェクト参照フィルタを使用するで詳細をご確認ください。
- 検索をクリックします。
デフォルトでは、検索にはドキュメントとドキュメントフィールドか、オブジェクトレコードフィールドのみが含まれます。高度検索を使用する際にドキュメントコンテンツを含めるには、コンテンツを含めるを選択します。ドキュメントとドキュメントレコードの添付ファイルの一致を検索するには、添付ファイルを含めるを選択します。
詳細検索を使用して、ドキュメントアーカイブ内を検索することもできます。これを行うには、検索対象ドロップダウンからアーカイブを選択するか、アーカイブの検索トグルをはいに設定します。これらのオプションは、アーカイブの表示権限を含むセキュリティプロファイルがある場合にのみ表示されます。
詳細検索のフィルタリング
検索結果ページでは、検索条件に加えて、適用したフィルタリング条件が使用されます。例えば、検索に製品として CholeCap を選択する場合、製品フィルタにはすべてが選択されますが、CholeCap が選択されたドキュメントのみが表示されます。追加の製品を選択することができ、その場合結果ページには CholeCap と追加製品が選択されたドキュメントのみが表示されます。
フィルタのフィルタを検索結果に適用すると、ドキュメントリスト上に表示されます。そこからすべてのフィルタをクリアすることができます。高度検索を開始する場合は、Vault がフィルタ設定を保存します。
ドキュメントの高度検索におけるオブジェクト参照フィールドのフィルタ
高度検索ダイアログのオブジェクト参照フィールドに親子関係がある場合、子フィルタの値を選択する前に親フィルとの値を選択する必要があります。検索を開始する前に高度検索ダイアログに含まれるオブジェクト参照フィールドに対してフィルタリングしている場合は、ダイアログでそのフィルタに値を選択することができません。そのフィルタに新規値を選択する場合は、すべてをクリアをクリックします。
検索を拡張する方法
設定されている場合は、コレクション内の事前設定されたオブジェクトおよびドキュメントのグループ全体に検索を拡張できます。基本的な検索と詳細検索の両方で、コレクションに検索を拡張できます。四角いプラスアイコンで示されるコレクションは、関連する親タブの下にネストされます。Vault は、拡張された検索結果ビューに検索結果を表示します。
基本的な検索の拡張
Vault は、カスタムタブから、プレビューリストの検索を拡張セクションに利用可能なコレクションを表示します。検索するコレクションを選択し、検索用語を入力すると、オブジェクトおよびドキュメントのコレクション全体を検索しドキュメントます。
詳細検索の拡張
関連する親タブの下にネストされている利用可能なすべての検索コレクションを表示するには、検索対象ドロップダウンを開きます。検索対象フィールドに入力を開始して、コレクションまたは親タブを名前で検索することもできます。検索するコレクションを選択し、検索用語を入力すると、オブジェクトおよびドキュメントのコレクション全体を検索しドキュメントます。
保存済みビュー内での検索
Vault では標準ビューまたは保存済みビュー内で検索を実行して、すべてのフィルタとビュー設定を保存することができます。そのためには、検索したいビューを選択します。検索バーにビューの名前が表示され、どのビューが検索されているかがわかります。
検索結果が表示されたら、そのままフィルタの追加および削除ができます。新しいフィルタ設定でビューを更新するには、ビューの保存をクリックします。
1 つ以上のフィルタがすでに適用されている場合、Vault はスマートフィルタリングを適用しません。
Vaults 全体を検索するには
Vault にマイ Vault 機能が有効化されている場合、アクセス権限があるすべての Vault のドキュメント全体を検索することができます。
見つからないドキュメントまたはオブジェクトレコードについて
検索してもドキュメントまたはオブジェクトレコードが見つからない場合、複数の可能性が考えられます:
- ドキュメントの表示権限が割り当てられていない。検索結果では、表示許可のあるドキュメントのみが表示されます。ドキュメントの現在の状態で許可がないドキュメントにロールを割り当てることができます。
- 検索入力、ドキュメントまたはオブジェクトレコードのフィールドまたはドキュメントコンテンツのスペルミスのため検索用語が一致しない。Vault は、Google 検索のように代替スペルを表示しません。
- ドキュメントまたはオブジェクトレコードが存在しないか、削除されている。